Timeboxing: Mit effektiver Selbstorganisation mehr aus der Arbeitszeit herausholen

Es ist das Evergreen-Thema in der Arbeitswelt: Zeitmanagement. Zeit – gefühlt keiner hat sie und so ziemlich jeder möchte mehr davon haben. “Tempus fugit” bildet mehr als eine Phrase, es wird zu einer regelrechten Bedrohung. Warum schaffen wir verhältnismäßig wenig, wenn wir doch so beschäftigt sind?

Der moralische Killer der modernen Arbeitswelt lässt sich in vier Worten ausdrücken: viel Arbeit, wenig Ergebnis. Aber das ist nur die halbe Wahrheit. Oft gelingt doch relativ viel, einige bestimmte Aufgaben sind schnell erledigt – wir arbeiten produktiv. Die Crux liegt darin, dass oft trotzdem eine Menge nicht ins Zeitbudget passt. Und der Frust darüber wiegt zumeist schwerer als die Freude über erreichte Ziele. 

Dass wir unsere Arbeit gut organisieren sollten, ist nichts Neues. Vielmehr geht es darum, wie genau wir Aufgaben organisieren, um unsere Zeit effizient zu nutzen und möglichst viel zu schaffen – ohne dass die Belastung zu groß wird. Ein probates Mittel ist es zum Beispiel, sogenannte Zeitdiebe zu identifizieren und möglichst zu eliminieren.

Dieser Artikel thematisiert Timeboxing als Zeitmanagement-Methode. Außerdem befasst er sich mit den sogenannten Zeitfressern, auch Zeitdiebe genannt. Das Ziel liegt darin, einen umfassenden Überblick zu gewinnen, möglichst viel Nutzen für die tägliche Arbeit herauszuziehen und noch besser mit der Zeit als wichtigste Ressource umgehen zu können.

Zeitmanagement: Definition

Beim Zeitmanagement geht es darum, Aufgaben sinnvoll und wirksam zu organisieren. Da die Zeit häufig knapp ist und nicht ausreicht, um alles im gleichen Umfang und ohne angemessene Priorisierung und Organisation zu erledigen, bildet es einen entscheidenden Faktor. Schließlich müssen am Ende des Tages, der Woche oder des Monats ausreichend Resultate stehen. Wer sich den Aufwand macht, die eigene Zeit hinlänglich zu planen, profitiert in der Regel in Form von deutlich mehr erledigten Aufgaben davon. 

Das Zeitmanagement hilft nun dabei, die aktuellen Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitrahmens zu bewältigen – es bringt Ordnung in das Alltagschaos.¹ Denken wir hier zumeist vor allem in die persönliche Ebene, so lässt es sich immer auch in einem größeren Rahmen betrachten: Auch einzelne Teams und ganze Abteilungen organisieren ihre Zeit, in diesem Fall gemeinsam. Dies ist sogar oft notwendig, um Vorgaben wie strategische Unternehmensziele zu erreichen. 

Dabei kann Zeitmanagement etwas irreführend anmuten. Schließlich lässt sich Zeit per se nicht erhöhen oder verringern. Sie steht für sich genommen immer im gleichen Ausmaß zur Verfügung.

Gemäß dem lautet ein berühmtes Zitat des antiken römischen Philosophen und Senators Lucius Annaeus Seneca: “Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.”

Also zählt beim Zeitmanagement im Wesentlichen die eigene oder die generelle Arbeitsweise innerhalb eines Teams. Das Ziel bildet es, sich nicht von einer Vielzahl an Aufgaben überrumpeln zu lassen und möglichst viel in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erreichen. Das Prinzip ist einfach: Mit einer funktionalen (Selbst-)Organisation gelingt mehr, Aufgaben sind schneller beziehungsweise effizienter erledigt und man spart Zeit. Dies steigert auch die Lebensqualität und kommt im Ganzen durch ein gesteigertes Wohlbefinden auch Faktoren wie der Organisationskultur zugute. 

Effektives Zeitmanagement kennzeichnet sich unter anderem durch diese Faktoren:

1. Diszipliniert und organisiert arbeiten; zum Beispiel durch die Einhaltung von zuvor definierten Zeitblöcken im Kalender.

2. Für mehr Effizienz empfiehlt es sich, Aufgaben blockweise zu bearbeiten. Erledigt man dabei Unangenehmes zuerst, verhindert man Prokrastination (Aufschieberitis) und Aufgaben, die über eine lange Zeit liegen bleiben.

3. Genügend Ausgleich und Entspannung: Es nützt wenig, wenn Zeitmanagement in noch mehr Stress mündet. Schließlich soll es eben auch diesen vermeiden. Somit lohnt es sich, Pausen und Entspannungsphasen einzuplanen, um dauerhaft genügend Energie zu haben.

4. Insgesamt mehr Zeit nutzen: Wer schneller in den Arbeitsmodus kommt, ist früher fertig. Zwar lässt sich die Zeit nicht vermehren, aber sie lässt sich eben dann effizient nutzen, wenn die Störfaktoren möglichst gering sind.

5. Überlegt priorisieren und delegieren: Nicht jede Aufgabe muss sofort und von einem selbst erledigt werden.²

Timeboxing: die Methode

Steht nun fest, worum es beim Zeitmanagement beziehungsweise bei einer effektiven Selbstorganisation geht, steht nun die passende Methodik im Vordergrund, um dieses zu realisieren und bessere sowie mehr Ergebnisse vorweisen zu können. 

Genau das ermöglicht Timeboxing: Durch eine geschickte Planung der eigenen Zeit lassen sich Deadlines besser und vor allem organisierter sowie entspannter einhalten. 

Timeboxing: Das steckt dahinter

Dass Aufgaben häufig Überhand nehmen und vieles erst bei einer großen Dringlichkeit gelingt, ist kein Geheimnis. Im Arbeitsalltag ist häufig zwar durchaus Produktivität vorhanden, doch zu oft fehlt die Organisation, um auch Dinge zu schaffen, die sich nicht unbedingt auf Platz 1 auf der To-do- bzw. Prioritätenliste befinden. Schuld daran sind häufig unnötige Zeitfresser wie ablenkende Flurgespräche, ein dauerhaftes Checken des Postfachs oder sonstige Benachrichtigungen, welche die Konzentration kosten (dazu später mehr).

Diese Herausforderung vermag Timeboxing zu lösen: Es handelt sich um eine Zeitmanagement-Methode, bei der die Anwendenden mit festen Zeitblöcken (Timebox) arbeiten. Jeder Timebox ist eine bestimmte Aufgabe zugeordnet und es gibt eine Definition darüber, was am Ende erreicht werden sollen.³ Ein Beispiel: Es besteht die Aufgabe, konkrete Maßnahmen zum Upskilling von Mitarbeitenden zu erarbeiten. Das Ziel ist erreicht, sobald ein konkreter Aktionsplan erstellt wurde. 

Je nach Aufgabe können die Blöcke sich über ganz verschiedene Zeiträume erstrecken: Es kann sich nur um Minuten, aber auch um Stunden oder ganze Tage handeln. 

Der Hintergrund und das Erfolgsgeheimnis von Timeboxing liegen darin, dass man eine künstliche Drucksituation schafft. Denn vielfach zeigt sich, dass wir unter Druck auf einmal unglaublich effizient arbeiten können. Im Alltag schaffen wir Aufgaben oft genau in der dafür vorgesehenen Zeit – nicht früher und nicht später. Gibt es keine Deadline und keinen entsprechenden Druck, so neigen wir dazu, sie eher später als früher fertig zu stellen. Dies kommt in der Regel umso mehr zum Tragen, wenn die Arbeit als unangenehm betrachtet wird. Dies Umstand führt allerdings zu einer unnötig hohen Belastung und den unguten Gefühl, wichtige Dinge unerledigt zu lassen. Die mentale Belastung steigt und es gelingt immer weniger, von der Arbeit loszulassen.

Beim Timeboxing arbeitet man also im Idealfall mit dem genau richtigen Druckverhältnis – also einer produktiven Mixtur aus An- und Entspannung. Mit der Zeit werden Sie es mehr und mehr schaffen, den Timeboxes die richtige Länge zu geben.

Die folgenden Schritten sind bei der Methode Timeboxing wichtig:⁴

1. Aufgaben sammeln: Als Basis kann eine typische To-do-Liste, deren einzelnen Punkte man mit Prioritäten versieht, dienen. 

2. Die Zeit abschätzen: Es geht darum, möglichst realistisch festzustellen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe benötigt wird. 

3. Pausen einplanen: Es kann fatal sein, keine Pausen zu planen, da sich so der Stress sowie die Belastung potenzieren und sich das Gefühl einstellt, zu wenig zu erreichen. Bei allem Ehrgeiz sollten also ausreichende Pausenzeiten eingeplant sein.

4. Pufferzeiten definieren: Ist etwas nicht so schnell wie abgeschätzt erreicht, steigt die Gefahr, Deadlines und Fristen nicht einzuhalten. Wer dagegen mit einem ausreichenden zeitlichen Puffer plant, befindet sich auf der sicheren Seite.

Das Konzept hinter Timeboxing als Zeitmanagement-Methode ist also simpel: Es soll ein möglichst einfacher und transparenter Tages- bzw. Wochenplan, der alle relevanten Aufgaben beinhaltet, entstehen. Zusätzlich zum Puffer ist es dabei auch wichtig, Zeit für Unvorhergesehenes einzuräumen. So lassen sich “spontane Aufgaben” oder “kurzfristiges Intervenieren” für eine Timebox oder gleich für mehrere Timeboxes definieren. 

Die Vorteile von Timeboxing

In wenigen Worten hat Timeboxing diesen Vorteil: Die Arbeit ist organisiert und wird in möglichst kurzer Zeit und ohne zu großen Stress erledigt. Dabei geht es auch um die Disziplin, tatsächlich anhand der aufgestellten Zeitblöcke zu arbeiten und einzelne Zeitblöcke auch wie vorgesehen abzuschließen.

Hier einige Vorteile von Timeboxing im Überblick:

• Es steht ein klarer Arbeitsplan zur Verfügung.

• Auch Aufgaben, welche nicht die höchste Priorität haben, werden erledigt.

• Das Aufschieben von Aufgaben (Prokrastination) wird vermieden.

• Der sogenannte Deadline-Effekt tritt ein: Aufgaben werden fertig – und zwar in einer tendenziell kürzeren Zeit. 

• Man arbeitet eher fokussiert und zielorientiert (positive Effekte einer künstlich geschaffenen leichten Druck-Situation).

• Die Anspannung sinkt: Durch die Konzentration auf nur eine Aufgabe gleichzeitig vermeidet man Multitasking. 

• Die Motivation erhöht sich, indem man deutlich sieht, was man erreicht, und Aufgaben abhaken kann.

• Es hilft, Aufgaben als (vorerst) beendet anzusehen und zu den nächsten überzugehen.⁵

Timeboxing – ein individueller Ansatz

Bei Timeboxing als grundsätzlicher Zeitmanagement-Ansatz kommt es darauf an, dass es agiles Arbeiten  ermöglicht und keineswegs verhindert. Dies soll heißen, dass die Zeitblöcke einen auf keinen Fall in der Flexibilität einschränken sollen. Es geht nicht darum, starre Vorgaben zu verfolgen, sondern die eigene Arbeit sinnvoll zu organisieren, um mehr aus der zur Verfügung stehenden Zeit herauszuholen. 

Somit sind die Zeitblöcke auch durchaus variabel und lassen sich modifizieren beziehungsweise umgestalten. Schließlich stellt sich im Verlauf eines Tages oder einer Woche ein gewisser Lerneffekt ein. In anderen Worten: Wir finden nach und nach heraus, wie realistisch unsere Zeitpläne sind. Und es wäre doch absurd, die zusätzlichen Erfahrungswerte nicht in das Timeboxing einfließen zu lassen.

Insgesamt handelt es sich beim Timeboxing also um eine Hilfestellung, um produktiv zu arbeiten.

Wir müssen sie nur ernst nehmen, um sie bestmöglich auszunutzen.

Schließlich muss jede Person ihren eigenen Ansatz finden, um möglichst effektives Zeitmanagement zu betreiben. Was bei einem Kollegen funktioniert, muss nicht für einen selbst gelingen – und umgekehrt.

Über Diebe und heimliche Fresser: Wo ist nur die Zeit geblieben?

Dass die Arbeit in der Arbeitszeit vermeintlich oder ganz real nicht zu schaffen ist, hat ganz unterschiedliche Gründe – sie sind von Fall zu Fall verschieden. Es besteht zum Beispiel Personalmangel, der Workload ist von sich aus zu hoch oder die Organisation der Arbeit ist verbesserungswürdig. Zu oft werden wir – im übertragenen Sinn – auch Opfer eines Diebstahls oder gleich mehrerer. Die Rede ist von den sogenannten Zeitdieben, auch Zeitfresser genannt.

Zu einem effektiven Zeitmanagement und der erfolgreichen Anwendung von Timeboxing gehört es also auch, sich dessen bewusst zu sein. So könnte es sein, dass man zwar in der Theorie ein funktionales Timeboxing betreibt, aber in der Praxis immer wieder von Zeitdieben abgelenkt wird. Dies führt dann dazu, dass Aufgaben trotz hervorragender Planung unerledigt bleiben und die Zeit ungenutzt zerrinnt.

Schauen wir uns also an, was es mit Zeitdieben auf sich hat und wie sich diese unter Kontrolle bringen lassen. 

Zeitdiebe: Das sind die gängigen Übeltäter

Im Job, aber auch im Privatleben, verschwenden wir Zeit in den wenigsten Fällen vorsätzlich. Ein sehr berühmtes Beispiel für schlecht genutzte Zeit im Beruf sind unproduktive Sitzungen. So ergab eine für die USA repräsentative Umfrage von Zippia, dass sage und schreibe 71 % der Meetings als unproduktiv wahrgenommen werden.⁶ Angesichts einer zum Teil erheblichen wöchentlich in Sitzungen verbrachten Zeit – die genauen Zahlen dazu schwanken stark – ist das ein schier unhaltbarer Zustand, der sich ganz klar vermeiden lässt. Individuelle Einblicke dazu liefert unser Meeting-Kosten-Rechner . 

Doch es gibt auch sehr viele kleine, subtile Zeitdiebe, die still und leise Unmengen an Produktivität kosten und uns von wichtigen Aufgaben ablenken. Hier einige häufige und ernstzunehmende Zeitfresser und geeignete Gegenmaßnahmen im Überblick:

• das Smartphone: Für viele ist es ein ständiger Begleiter und somit eine immense Gefahr für das Zeitbudget. Auch wenn es gelingt, den Blick von ihm zu lassen, erinnern unter anderem Push-Nachrichten an die Nutzung diverser Apps – und der Zeitdieb schnappt zu. Ein erstes Mittel ist es, unnötige Benachrichtigungen zu deaktivieren. Noch effektiver wird es, wenn man das Smartphone außer Sichtweite legt – Wichtiges wie dringende Anrufe wird so trotzdem noch registriert. Für tiefe Konzentration sollte es sowohl lautlos als auch außerhalb des direkten Sichtbereichs sein. 

• E-Mails: Das E-Mail-Aufkommen wächst ständig – laut einer Prognose sollen bis zum Jahr 2025 weltweit 376,4 Milliarden E-Mails pro Tag erreicht sein (333,2 Milliarden im Jahr 2022).⁷ Indem wir diese (vollständig) lesen, beantworten und unsererseits Nachrichten verfassen, investieren wir ein enormes Zeitbudget. Dies ist einerseits notwendig und schlichtweg Teil der Arbeit, andererseits halten uns unzählige E-Mails jedoch von anderen (mitunter noch wichtigeren) Aufgaben ab. Es empfiehlt sich, das Postfach nicht ständig geöffnet zu haben und die Nachrichten stattdessen zu festen Zeiten zu kontrollieren und zu beantworten. Muss das Postfach dagegen geöffnet bleiben, lohnt sich eine schnelle Priorisierung und Planung: Auch E-Mails können Teil von Timeboxing sein.

• Smalltalk: Etwas informelle Kommunikation kann für die Beziehungsebene sehr wichtig sein – Smalltalk schweißt zusammen. Nehmen die Gespräch jedoch Überhand und dauern lange, wandeln sie sich schnell zu einem gefährlichen Zeitfresser. Bis zu eine Stunde am Tag geht im Büro durch Klatsch und Tratsch verloren.⁸ Es fällt oft schwer, diesem Zeitdieb aus dem Weg zu gehen – ohne jemanden vor den Kopf zu stoßen. Timeboxing hilft hier, indem Sie mit ihm Ihre Aufgaben kontinuierlich im Blick behalten. Und der Beziehungsebene schadet es zumeist wenig, einige Gespräche charmant abzukürzen oder auf später zu verschieben.

• Surfen im Internet: Fest steht: Zeit, die der Arbeit und Projekten gewidmet ist, sollte auch dafür genutzt werden. Doch auch so verliert man sich schnell auf unzähligen Seiten – insbesondere bei Literaturverweisen und vielen Quellen, die in Projekten und Arbeitsgruppen geteilt werden. Auch hier hilft konsequentes Zeitmanagement: Mit Timeboxing wird das Surfen weniger oder zumindest zielorientierter.  

• Perfektionismus: Hierbei handelt es sich ja grundsätzlich um eine positive Eigenschaft. Doch offensichtlich ist: Je perfekter etwas gelingen soll, desto länger dauert es tendenziell. Häufig kommt es auf den richtigen Zeitpunkt an, um ein Projekt als “gut genug” zu betrachten und es ab- bzw. weiterzugeben. Wer zu spät noch an Details feilt, droht, andere wichtige Aufgaben zu vernachlässigen. Um dies zu vermeiden, sollten Projekte neben einer Deadline auch eine klare Definition darüber haben, wann sie als beendet anzusehen oder bereit für die nächste Instanz sind. 

Fazit: Eine Frage der Balance

Wer Zeitmanagement betreibt, balanciert Aufgaben, wägt sie gegeneinander ab und trifft Entscheidungen. Nicht immer ist die Auswahl ideal, doch der Gewinn an Struktur schafft Ordnung, beruhigt und gestaltet die Arbeit produktiver. 

Beim Timeboxing handelt es sich um einen effizienten Weg, um zu priorisieren, Zeiten Tätigkeiten zu widmen und anzustrebende Outcomes zu definieren. Es lebt auch vom Prozess: Timeboxes lassen sich optimieren, revidieren und neu aufstellen. Wichtig ist es, mit dem aufgestellten Schema ernsthaft zu arbeiten und es zu nutzen, um effizienter zu sein. Nicht außer Acht zu lassen sind dabei auch das eigene Wohlbefinden und die Genugtuung, die das Abhaken von einzelnen Punkten bringt.

Ebenso warten die sogenannten Zeitdiebe beziehungsweise Zeitfresser mit einigen Fallstricken auf: Sie zu erkennen und brenzlige Situationen zu antizipieren, liefert einen Produktivitätsgewinn – so balancieren Sie sicherer durch den Arbeitstag.

¹ " Zeitmanagement: Was Sie wirklich erfolgreicher macht ", Jochen Mai, Karrierebibel, 2021. 

² idem

³ " Timeboxing: So wirst du produktiver! ", Projekte leicht gemacht, 2018. 

⁴ idem

⁵ idem

^{6 "} 27 INCREDIBLE MEETING STATISTICS ", Jack Flynn, ZIPPIA, 2022. 

^{7 "} Prognose zur Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit bis 2025 ", L. Rabe, Statista, 2022. 

^{8 "} Zeitfresser: Das sind die schlimmsten ", Jochen Mai, Karrierebibel, 2020.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.