Wie Aufsichtsräte bestmöglich von technologischen Lösungen profitieren

Die Arbeit von Aufsichts- und Verwaltungsräten  gestaltet sich aktuell anspruchsvoller als je zuvor: Der zeitliche Einsatz für einzelne Mandate hat sich erhöht und ein breiterer Aufgabenbereich bedeutet, dass Effizienz, umfassende Sicherheit, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und eine hervorragende Organisation gefragt sind.

Gibt es unzählige Herausforderungen zu bewältigen, so müssen Gremien stets auf dem aktuellen Stand sein, um zu validen Folgerungen zu gelangen und dem Management wertvollen Input zu geben. Bei Meetings geht es darum, sich präzise vorzubereiten und auf das Wesentliche konzentrieren zu können, um Beschlüsse zu treffen, hinter denen das gesamte Gremium steht – und die das betreffende Unternehmen in die richtige Richtung weisen. 

Dank des technologischen Fortschritts stehen den Gremien heute zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um an Informationen zu gelangen und diese einzusehen, abzufragen sowie zu analysieren. Ein probater Überblick erweist sich als elementar: Der Aufsichtsrat muss die ihm zur Verfügung stehenden Informationen filtern, Wesentliches zentral verfügbar haben und standardisierte Informationsflüsse  nutzen, um effizient zu arbeiten.

In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie Aufsichtsräte von technologischen Lösungen profitieren, warum ein effektives Meeting Management so enorm wichtig ist und was Sherpany ihnen zu bieten hat. 

Was technologische Lösungen Aufsichtsräten zu bieten haben

Technologische Lösungen sollen Aufsichts- und Verwaltungsräte vollumfänglich unterstützen und deren Arbeit effizienter gestalten – für mehr Überblick, bessere Entscheidungen und mehr Sicherheit.

Hier einige der Vorteile, die spezielle Lösungen bewirken können: 

Mehr Effizienz

Bei einem fordernden Umfeld, gestiegenen Erwartungen und einem höheren zeitlichen Einsatz für einzelne Mandate, ist Effizienz gefragt: Es zählt nicht nur, den Aufgaben auf eine zufriedenstellende Art und Weise nachzukommen, sondern auch die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Berechnet man zum Beispiel die Meeting-Kosten  eines Gremiums, so wird schnell ersichtlich, dass sich die Investition in eine probate Meeting-Management-Lösung  lohnt. Technologische Lösungen können Aufsichtsräten eine effiziente Arbeit – und damit bessere Leistungen bei einer gleichzeitigen Zeitersparnis – ermöglichen.

Bessere Übersicht

Wo Aufsichtsräte oft sehr verschiedene Hintergründe aufweisen, müssen alle Mitglieder über einen zentralen Zugang zu Informationen verfügen. Funktionale Informationsflüsse bilden den Kern gelingender Arbeit und es braucht eine Standardisierung von Tools, um diese zu garantieren. Damit ein Gremium handlungsfähig ist, sollten seine Mitglieder Informationen sowie Daten jederzeit und ohne Verzögerung aufrufen können – sicher und von allen erdenklichen Orten aus. Daraus ergibt sich die Anforderung, dass technologische Lösungen Informationen zentralisieren und den Zugang zu ihnen ermöglichen sowie regulieren – den Status von Aufgaben und Beschlüssen inbegriffen.

Folgerichtige Entscheidungen 

Fest steht: Aufsichtsräte benötigen eine hohe Urteilskraft. Dies ist der zentrale Wert, den sie in Unternehmen einbringen. Software-Lösungen  sollten diesen unterstützen und den Weg zu guten Beschlüssen leiten. Dieser führt über einen sicheren Raum für die gemeinsame Arbeit an – auch sensiblen – Dokumenten, einen asynchronen Ideenaustausch, gezielte Kommentare, zentralisierte Abstimmungen und digitale Beschlüsse . Die richtige Board-Software unterstützt Aufsichtsräte, indem sie Informationen jederzeit unkompliziert verfügbar macht. So sind die einzelnen Mitglieder flexibler und können sich stets auf die Entscheidungsfindung konzentrieren – nicht erst in Meetings.

Datensicherheit und Compliance

Sicherheit und Compliance sind Kernanforderungen, die Aufsichtsratssitzungen  erfüllen müssen. Wer mit unzähligen sensiblen Informationen und Dokumenten zu tun hat, muss diese effektiv schützen. Zudem sollten die Compliance-Anforderungen von Unternehmen erfüllt sein. Eine gut geschützte Board-Software kann genau dies bewirken: Sie reguliert den Zugriff, garantiert Vertraulichkeit und schützt vor externen Angriffen. Zudem stellt sie sicher, dass Beschlüsse rechtskonform und Protokolle – vor Gericht – gültig sind.

Wie Sherpany Aufsichtsratssitzungen optimiert

Aufsicht und Rat: Der Kern der Aufsichtsratsarbeit steckt bereits im Begriff selbst. Die Gremien müssen im besten Interesse des betreffenden Unternehmens und seiner Stakeholder agieren. Der Erfolg beruht darauf, bestmöglich zur Seite zu stehen, als Einheit zu agieren und optimale Entscheidungen zu treffen. 

Wie sieht also eine Lösung aus, die den Ansprüchen von Aufsichtsräten gerecht wird – und das möglichst effizient? Hier kommt das holistische Meeting Management ins Spiel, das Sherpany speziell für den Board-Bereich bietet: Vom Entwurf der Agenda bis zum Protokoll und der Nachverfolgung von Entscheidungen sind die Ansprüche umfassend abgedeckt.

So wirkt unsere Meeting-Management-Software über alle Meeting-Phasen hinweg:

Die Vorbereitung

Zunächst einmal geht es darum, als Gremium alle notwendigen Informationen vorliegen zu haben: Bei Sherpany geschieht dies zentralisiert und standardisiert in einer All-in-one-Lösung – die Mitglieder können von überall aus und zu jederzeit die Informationen abrufen, ohne der Gefahr unautorisierter Zugriffe zu unterliegen. 

Die Agenda lässt sich schließlich intuitiv und schnell erstellen, wobei sich Fragen bereits vor dem Meeting beantworten lassen. Dies geschieht, indem die Beteiligten asynchron zusammenarbeiten  und mit Hilfe von zielgerichteten Kommentaren direkt auf der Agenda kommunizieren.  

Durch Abstimmungen, Genehmigungen und digitale Unterschriften lassen sich wichtige Punkte bereits vor dem eigentlichen Meeting abhaken. So sind alle Beteiligten nicht nur gut vorbereitet und haben Klarheit, sondern sparen auch Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Das Meeting selbst

In dieser Phase zählt es, dass sich die Teilnehmenden voll und ganz auf das Meeting konzentrieren können und auf dem gleichen Stand sind: Durch die Vorbereitung in Sherpany lassen sich viele Formalitäten und Fragen bereits klären, so dass es im Meeting schnell zu wichtigen Diskussionen und Beschlüssen übergehen kann. Im Meeting nun haben alle – dank “Presenter Mode” – die richtigen Informationen zu den einzelnen Agendapunkten vorliegen, ohne nach den betreffenden Stellen suchen zu müssen. Dabei gibt die Software Struktur und lenkt den Fokus auf Outcomes, wobei sogenannte “Nudges” dafür sorgen, dass Sitzungen produktiv ablaufen.

All diese Produktivitätssteigerungen führen zu deutlich fundierteren Entscheiden und Ergebnissen einer Sitzung.

Adrian Escher

Präsident des Verwaltungsrates der Kendris AG

Die Nachbereitung

Nach der Sitzung geht es darum, Ergebnisse zu sichern, rechtskräftige Protokolle zu erstellen und Feedback einzuholen. Als entscheidend erweist es sich dabei, Entscheidungen nachverfolgen zu können und Transparenz – auch für zukünftige Sitzungen – herzustellen. Durch mit der Agenda verknüpfte Protokolle entstehen schnell rechtskräftige Aufzeichnungen, die zentral und übersichtlich dokumentiert sind. Zudem lassen sich mühelos gültige digitale Beschlüsse erstellen. Darüber hinaus erhalten Teilnehmende durch Feedback-Formulare die Möglichkeit, die Qualität der jeweiligen Sitzungen zu beurteilen, wodurch die Meeting-Leitung  (in der Regel der Aufsichtsratsvorsitzende) wiederum gezielt Verbesserungen vornehmen kann.

Über alle Phasen hinweg: Sicherheit 

Da Sicherheit ein zentrales Kriterium darstellt, erfüllt Sherpany die höchsten Standards, wofür unter anderem militärische Verschlüsselungen, 2-Faktor-Authentifizierungen, restriktive Rechtevergaben, Audit Trail und eine hochsichere Cloud-Lösung sprechen. Diverse Zertifizierungen wie FINMA oder BaFin und bestandene Tests belegen dies. 

Somit sind Aufsichtsräte durch die Software vor externen Angriffen und Sicherheitsverletzungen effektiv geschützt, wobei sich auch die Vertraulichkeit (Geheimhaltung von Dokumenten) und Compliance – zum Beispiel durch DSGVO-Konformität und Nicht-Geltung des US CLOUD Acts – wahren lassen.

Wir teilen vertrauliche Dokumente nun nicht mehr über E-Mail, sondern benutzen die Bibliothek von Sherpany.

Conny Oberholzer

VR-Assistentin Belimo Holding

So erreichen Aufsichtsräte einen hohen Informationsgrad 

Aufsichtsräte müssen jederzeit bestens informiert sein, um Entscheidungen zu treffen, die Unternehmen wirklich voranbringen. Meetings sind der Hebel, der dies in Bewegung setzt: Damit sie ideal verlaufen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Zusammenarbeit ist optimiert, so dass die Beteiligten von jedem Ort aus und jederzeit von allen Geräten aus (auch offline) informiert sind.

• Informationen stehen vollumfänglich und zentral zur Verfügung. 

• Es herrscht Gewissheit, dass die zur Verfügung stehenden Informationen auch aktuell sind.

• Die richtigen Themen stehen auf der Agenda.

• Der Austausch funktioniert effektiv und gezielt, sodass es keine Missverständnisse und nur wenig Klärungsbedarf gibt.

• Es gibt eine sichere Plattform für den Austausch sensibler Informationen. 

• Es lässt sich ein effektives Dokumentenmanagement betreiben.

Ich kann die Agenden und Dokumente auf allen meinen Geräten – online oder offline – einsehen, mich auf das Meeting vorbereiten und die Aktualisierungen und Kommentare lesen.

Dr. Carole Ackermann

Verwaltungsratspräsidentin der EHL-Gruppe

Dies alles sind Faktoren, mit denen ein modernes Meeting Management Aufsichtsräten zu erfolgreicher Arbeit verhilft – so können sie das Management eines Unternehmens gezielt unterstützen und zu jeder Zeit den Überblick wahren.

Kurzum: Sherpany hat die Instrumente parat, die Aufsichtsräte benötigen, um effizient zu arbeiten und für Unternehmen wahre Unterschiede zu bewirken. So sparen sie nicht nur Zeit, sondern treffen auch konsequent bessere Entscheidungen.

Fazit: Dedizierte Lösungen entfalten die volle Leistungsfähigkeit von Aufsichtsräten

Insbesondere in der heutigen herausfordernden Zeit stehen Aufsichtsräte klaren und hohen Leistungserwartungen gegenüber: Sie tragen immense Verantwortungen für Unternehmen und treffen in deren Sinne wegweisende Entscheidungen. Dies verlangt nach dem bestmöglichen Informationsgrad und optimierter Zusammenarbeit als Gremium. 

Dedizierte technologische Lösungen unterstützen effektiv dabei, effizient zu agieren, hohe Erwartungen zu erfüllen und umfänglich informierte Beschlüsse zu treffen. Für Aufsichtsräte deckt eine holistische Meeting-Management-Lösung die Ansprüche hervorragend ab: Es stehen alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung, Beschlüsse werden effektiv geleitet und Protokolle sowie sämtliche Meeting-Informationen sind übersichtlich, sicher und rechtskonform aufbereitet.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.