Die Reise der AAS hin zu exzellenten Meetings
Herausforderung
Es gab zu viele Meetings mit zu vielen Teilnehmenden, worunter die individuelle Vorbereitung litt. Oft fehlte es an klarer Relevanz und es herrschte Frustration.
Ergebnis
Die AAS konnte den Zeitaufwand für Meetings um die Hälfte reduzieren, ebenso die Zahl der Teilnehmenden. Die Zufriedenheit und das Wohlbefinden haben sich erhöht.
Für viele Unternehmen sind Meetings immer noch eine Reise ohne klares Ziel: Die Strukturen sind zu eingeschränkt, Prozesse zu ineffizient und technische Möglichkeiten werden nicht genutzt. Es mangelt an der Vorbereitung und viele Beteiligte können keine adäquaten Beiträge leisten.
Diese Probleme kennt auch die Airline Assistance Switzerland (AAS). “Es waren tendenziell zu viele und die falschen Leute in Meetings”, blickt Dieter Streuli, CEO bei der AAS, zurück. “Wer einen Beitrag leisten konnte, war auch entsprechend gut vorbereitet – die anderen nicht.” So seien die Themen für viele Teilnehmende nicht relevant und interessant genug gewesen. Ein Umstand, der zu Frustration führt.
Der Prozess kommt zuerst
Vor diesem Hintergrund identifizierte Dieter Streuli einen akuten Handlungsbedarf – und begab sich auf die Suche nach der richtigen Lösung. Neben einem zentralisierten System mit einer guten Struktur waren die digitale Erstellung von Zirkularbeschlüssen und eine hervorragende Compliance wichtig.
Mit Sherpany als Meeting-Management-Lösung zeigt sich der AAS-CEO nun hoch zufrieden.
Die Software funktioniert auf eine sehr strukturierte Art, es gibt klare Beschlüsse und das Compliance-Thema ist sehr gut abgebildet.
Allerdings weiß Dieter Streuli auch, dass eine Softwarelösung nur die halbe Miete bildet. “Sie sollte einen Prozess unterstützen, ihn aber nicht befehligen.” Die zentrale Herausforderung sei es also, diesen Prozess – den Weg zu effizienten Meetings – zu formen.
22 Schritte hin zu exzellenten Meetings
Der Wegweiser dafür heißt Excellent Meeting Journey: 22 von Sherpany definierte Aktionspunkte, anhand derer Unternehmen kontinuierlich ihre Meetings optimieren können. “Die hat uns zunächst einmal theoretisch viel erklärt, auch über die DNA von Sherpany.”
Als wichtige Figur kam noch Unternehmenscoach Christian Bless ins Spiel. “Er hat wunderbar die Brücke zwischen uns und Sherpany geschlagen.” Im Wesentlichen habe Christian Bless die Zusammenarbeit zwischen der AAS und Sherpany optimiert. “Das war sehr wertvoll, weil er sowohl uns als auch Sherpany gut kennt.”
Nun orientiert sich die AAS sehr stark an der Excellent Meeting Journey – Schritt für Schritt. Das braucht Zeit: Schließlich könne man eine Organisationskultur nicht einfach mit zwei Workshops ändern. Indes sieht Dieter Streuli positive Entwicklungen: “Wir hangeln uns nach und nach hoch.” Man habe ein klares Ziel definiert: eine herausragende Meeting-Kultur.
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Der richtige Werkzeugkasten für den Hausbau
Den gesamten Prozess vergleicht Dieter Streuli mit einem Hausbau. “Wir haben nun eine Idee entwickelt und wissen, wie dieses Haus ausschaut – und Sherpany ist für uns der Werkzeugkasten.” Der CEO weiß bereits, wo es hingehen soll. “Ich möchte, dass Sherpany – früher oder später – die zentrale Informations-, Entscheidungs- und Diskussionsplattform wird.” Entsprechend hat die AAS die Zahl der Sherpany-User bereits ausgeweitet.
Ich akzeptiere keine Meetings ohne ein Sherpany-Set-up mehr.
“Licence to kill” bringt Zeitersparnis
Die Reise geht weiter, doch die erreichten Etappenziele können sich bereits mehr als sehen lassen. Insbesondere hebt Dieter Streuli die enorme Zeitersparnis hervor: Durch die Halbierung der Teilnehmenden habe sich auch die für Meetings aufgebrachte Zeit halbiert. In diesem Zug nennt der CEO auch die sogenannte “Licence to kill”: Überflüssige Meetings – ohne konkreten Nutzen – werden konsequent gestrichen. Außerdem darf jede Person, die das Gefühl hat, nichts beitragen zu können, sofort den Raum verlassen.
Mehr Motivation und gesündere Meeting-Kultur
Eben diese Zeitersparnis schafft auch Motivation und eine insgesamt gesündere Kultur. “Die Leute sitzen nicht mehr irgendwo herum, langweilen sich und haben am Ende des Tages ein schales Gefühl.” Stattdessen könnten sie von der neu gewonnenen Zeit profitieren, indem sie zum Beispiel mehr Freizeit zur Verfügung haben. Dies steigert wiederum die Zufriedenheit und das Wohlbefinden.
Mittlerweile ist Sherpany deutlich in der AAS angekommen. Dieter Streuli gibt die Richtung ganz klar vor: “Ich akzeptiere keine Meetings ohne ein Sherpany-Set-up mehr.” Und die Reise zu exzellenten Meetings geht weiter.
Erfahren Sie mehr über die AAS und exzellente Meetings in unserem Video.
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Über die AAS
Die Airline Assistance Switzerland (AAS) bietet sämtliche Dienstleistungen im Bereich der Bodenabfertigung an Flughäfen an. Das Angebot reicht von Passagiersdiensten über Stations- und Ladekontrolle bis hin zu Rampen- und Gepäcksortierdiensten. Die AAS ist innerhalb kürzester Zeit um neue Stationen in ganz Europa gewachsen und ist stolz auf die Diversität und Motivation ihrer rund 1000 Mitarbeiter:innen.
Wir danken Dieter R. Streuli, CEO bei der Airline Assistance Switzerland, für das freundliche Gespräch und seine offenen, ehrlichen Auskünfte.
