Sitzungsprozesse verbessern: Warum Sherpany zum meistbenutzten Tool von Axpos Führungskräften wurde

“Sherpany ist die Software, die ich am häufigsten nutze, etwa 2 bis 3 Stunden pro Tag”, sagt Martin Schwab. Während unseres Interviews nennt er sich selbst sogar "einen echten Fan" unserer Meeting Management Software. Was macht Sherpany für Herrn Schwab so unverzichtbar? 

Als Mitglied der Konzernleitung der Axpo Gruppe, des zweitgrössten Schweizer Stromversorgers, und CEO der Tochtergesellschaft CKW verbringt Herr Schwab viel Zeit in Sitzungen. Auf die Frage, wie viel Zeit pro Woche er durchschnittlich in Sitzungen verbringt, antwortet er lächelnd: "Vielleicht ein bisschen zu viel", und schätzt dann eindrucksvolle 20 bis 30 Stunden pro Woche. Darüber hinaus wendet er zusätzlich mindestens 5 Stunden pro Woche für die Sitzungsvorbereitung auf.

Der enorme Zeitaufwand für Sitzungen veranlasste die Führungskräfte der Axpo Gruppe, ihre bestehenden Prozesse im Meeting Management zu überdenken. Damals war Herr Schwab CFO des Konzerns und zuständig für dieses Projekt. Lassen Sie uns nun sehen, warum sich das Unternehmen für Sherpany entschieden hat und wie Herr Schwab zu einem so starken Unterstützer von Sherpany wurde.

Veraltete Prozesse verschwendeten viel Zeit

Vor dem Einsatz von Sherpany folgten die Führungssitzungen in der Axpo Gruppe einem eher altmodischen Prozess. Die Sitzungsunterlagen wurden gedruckt und manuell an die Mitglieder der verschiedenen Gremien verteilt. Das war sehr zeitaufwendig: Für jede Vorstandssitzung verbrachte die Assistentin "rund einen halben Tag" damit, alle Dokumente zu drucken und in Ordner zu legen. Die starke Abhängigkeit von gedruckten Dokumenten erschwerte auch die Sitzungsvorbereitung für die Führungskräfte. Die Vorbereitung mit Ordnern, insbesondere auf Reisen, war umständlich. “Die Reduzierung der Papierflut wurde zu einem unserer Hauptziele”, sagt Herr Schwab.

Das Projektteam recherchierte verschiedene Meeting Management Softwares. Sherpany war eine von drei getesteten digitalen Lösungen, die effizientere Prozesse versprachen. Laut Schwab waren Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von Anfang an die Unterscheidungsmerkmale: “Sherpany zeichnet sich durch eine äusserst intuitive Benutzeroberfläche und eine hervorragende Unterstützung während des gesamten Sitzungsprozesses aus. “Die Führungskräfte der Axpo Gruppe testeten Sherpany auf ihren iPads und stellten fest, dass die Software „de facto ohne vorherige Schulung bedient werden kann“. Für ihn als CFO schien der Preis „angemessen und der Business Case positiv“, sagt Schwab. Einige seiner Kollegen waren immer noch sehr an Papier interessiert, "aber sie gewöhnten sich überraschend schnell an die digitale Lösung", erinnert sich der Schweizer.

Eine spezifische Meeting Software erleichtert die Sitzungsvorbereitung

In unserem Interview mit Herrn Schwab sprach er vor allem über die Vorteile von Sherpany bei der individuellen Sitzungsvorbereitung. “Mein gesamtes Meeting Management ist heute völlig papierlos. Ich habe auch einen Sherpany-Raum nur für mich, in dem meine Assistentin alle Dokumente hochlädt, die für bilaterale Sitzungen oder als Hintergrundinformationen gelesen werden müssen. Ich benutze Sherpany für alle meine Sitzungsaktivitäten.” Ein Raum in Sherpany ist ein virtueller Raum, in dem eine Person alle Informationen und Unterlagen zu Sitzungen findet, an denen sie teilnimmt.

Der grösste Vorteil für Herrn Schwab ist, dass alle seine Dokumente, auch die aus vergangenen Sitzungen, immer auf seinem iPad verfügbar sind. Wenn er beispielsweise in öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist, kann er kurz Dokumente für die nächste Sitzung lesen. Er macht persönliche Anmerkungen und findet sie später leicht wieder. Selbst bei Sitzungsunterlagen, die mehr als 100 Seiten umfassen, kann Herr Schwab ohne Zeitverlust von Notiz zu Notiz springen. Er nutzt Sherpany für Sitzungen in mehreren Führungsgremien und sagt:

Obwohl es für ihn schwierig ist, die persönliche Zeitersparnis zu quantifizieren, schätzt Herr Schwab, das er dank Sherpany mindestens eine Stunde pro Woche einspart. Je mehr Zeit Leute für das Meeting Management aufwenden, desto grösser werde der positive Einfluss von Sherpany sein. “Ich empfehle Sherpany jedem, der viel Zeit in Sitzungen verbringt. Sie werden es nicht bereuen.”

Über 150 Führungskräfte der Axpo Gruppe nutzen regelmässig Sherpany

Als wir Herrn Schwab nach den Auswirkungen von Sherpany auf die Axpo Gruppe fragten, hob er drei Hauptvorteile hervor, die in der folgenden Grafik zusammengefasst sind.

Als Folge davon stieg die Zahl der Sherpany-Anwender in der Axpo Gruppe im Laufe der Jahre auf heute 169 Anwender. Axpo nutzt Sherpany nicht nur für seine Geschäftsleitung, sondern auch für weitere Führungsteams auf tieferer Hierarchiestufe und den Verwaltungsrat. Herr Schwab schlussfolgert: "Sherpany ist definitiv ein überzeugender Business Case für effiziente Führung.”