Vom Verwaltungsrat zum Vorstand: Die wachsende Zusammenarbeit zwischen BancaStato und Sherpany

 

Die Geschichte der Partnerschaft zwischen der Banca dello Stato del Cantone Ticino (deutsch: Tessiner Kantonalbank; Kurzform: BancaStato) und Sherpany begann im Jahr 2017. Bis dahin nutzte die Bank ein Tool für ihre Verwaltungsratssitzungen, das ad hoc für ihre Bedürfnisse entwickelt wurde. Diese Lösung stieß jedoch allmählich an ihre Grenzen und musste grundlegend überarbeitet werden. 

Die Initiative, auf ein anderes Tool  umzusteigen, ging vom Verwaltungsrat aus. Auf dieser obersten Unternehmensebene begründeten BancaStato und Sherpany ihre Zusammenarbeit. Dies ist auch einem entscheidenden Reputationsgewinn zu verdanken, der Sherpany zu einer Referenz für  Schweizer Grossbanken macht. 

Die ersten Erfahrungen waren sofort positiv und veranlassten die BancaStato, Sherpany auch für Vorstandssitzungen einzusetzen: Somit beschloss sie im Jahr 2021, die Sherpany-Nutzung auf bestimmte interne Ausschüsse auszuweiten. Dabei ging es vor allem um eines: effizientes, reibungsloses, sicheres und vertrauliches Dokumentenmanagement – vor, während und nach Top-Management-Sitzungen.

 

Eine intensivierte Kooperation für ein effektives Dokumentenmanagement

 Den vordergründigen Anspruch der BancaStato bildet ein sicherer, professioneller und vertraulicher Umgang mit Sitzungsdokumenten. Das Dokumentenmanagement ist daher die erste und grundlegende Herausforderung, die Sherpany nun auch für die Vorstandssitzungen der Bank löst. 

Laiza Facchini, Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten der BancaStato, erinnert sich an die Anfänge im Jahr 2017:

 

Facchini fährt fort: “Wir brauchten eine Lösung, die einige der kritischen Probleme löst, insbesondere beim Dokumentenmanagement. Materialien und Prozesse mussten während des gesamten "Lebenszyklus" – d. h. vor, während und nach Sitzungen – effizienter verwaltet werden: Es brauchte einen zentralen und sicheren Ort zum Hochladen.”

Die Anforderungen der Kantonalbank betreffen – heute wie damals – Folgendes:

• eine effiziente und sichere Handhabung von formellen Dokumenten, vor und nach der jeweiligen Sitzung

• den Austausch sensibler Informationen für Top-Management-Meetings, ohne auf E-Mails, improvisierte Weiterleitungen und ein hohes Fehlerrisiko angewiesen zu sein

• eine effiziente und sichere Vorbereitung auf die verschiedenen Agendapunkte, ohne dass veraltete Versionen von offiziellen Dokumenten ablenken

• eine in allen Punkten klare Agenda, mit Anhängen und Zeitplänen für jedes zu behandelnde Thema

• eine effektive Nachverfolgung, Kontrolle und Archivierung von Sitzungsunterlagen (einschließlich Protokollen) auf höchster Ebene, inklusive Remote-Zugriff

• einen reduzierten Papierverbrauch durch ein einzigartiges professionelles digitales Dokumentenmanagement-Tool

Die Vorteile, die Sherpany im Verwaltungsrat mit sich brachte, machten sich schnell bemerkbar und veranlassten die BancaStato, die Anwendung schrittweise auf andere Bereiche auszuweiten. Ausschlaggebendes Kriterium: Unsere Software optimiert den gesamten Meeting-Prozess, also auch die Vor- und Nachbereitung.

Stéphane Pellegrini, stellvertretender Direktor und Leiter der Abteilung Support und Kommunikation bei der BancaStato, nahm eine führende Rolle bei der Expansion ein. Er bestätigt den festgestellten Nutzen: 

“Sherpany ermöglicht es uns, alles Notwendige an einem zentralen und sicheren Ort zusammenzufassen, was den Teilnehmenden die Sitzungsvorbereitung erleichtert. Mit der Software können Dokumente schnell und effizient verwaltet werden, so dass wir die Verwendung von E-Mails und die daraus resultierende Vervielfältigung von Dokumentenversionen vermeiden können. Dokumente können in ihrer endgültigen Form eingesehen werden, ganz ohne Aktualisierungs-E-Mails. Das Ergebnis ist eine übersichtlichere und leichter zugängliche Agenda. Dies kommt sowohl denjenigen zugute, die an den Sitzungen teilnehmen, als auch jenen, die sich mit den administrativen Aspekten befassen."

Die Entscheidung für die Ausweitung der Sherpany-Nutzung beruhte also auf gleich mehreren objektiven Vorteilen. Stéphane Pellegrini beschreibt die Dokumentenverwaltung als “enorm verbessert”, und zwar in Bezug auf folgende Aspekte:
 

• Der erleichterte Zugang zu Dokumenten ermöglicht eine reibungslose sowie effektive Vorbereitung und reduziert den Papierverbrauch. Pellegrini: “Allein für den Risikoausschuss, der dem Vorstand Bericht erstattet, sparen wir es uns, für jede Sitzung etwa 800 Seiten zu drucken.”

• Nun hat auch das Management mehr Zeit, sich fundiert auf Sitzungen vorzubereiten. Sherpany ermöglicht das Hochladen von Dokumenten nach genauen Zeitplänen und Fristen. Dies vereinfacht die Arbeit der Assistenz. Außerdem können sich der Verwaltungsrat und der Vorstand so rechtzeitig vor Beginn der jeweiligen Sitzung über zu diskutierende Themen informieren.

• Die Informationen werden in digitaler Form zur Verfügung gestellt, wodurch das Verfahren für alle einheitlich ist. Während des Meetings können die Teilnehmenden das gleiche Dokument in der gleichen Version und zur gleichen Zeit einsehen. Es ist möglich, Notizen und Anmerkungen zu wichtigen Passagen zu machen.

• Für jeden Agendapunkt lässt sich ein eigener Zeitplan festlegen, damit jedes Thema ausreichend behandelt werden kann.

• Dank der Optimierung der Vorbereitungsphase können die Teilnehmenden während des Meetings “auf den Punkt kommen”. Außerdem sind keine langen Erklärungen nötig, um die Beteiligten auf die Agendapunkte einzustimmen. Das Ergebnis ist eine schnellere und effektivere Entscheidungsfindung. Pellegrini: “Eine gute Vorbereitung ermöglicht es, sich während der Sitzung direkt mit den Diskussionspunkten zu befassen und schneller Entscheidungen zu treffen. Die Zeitersparnis hängt von der Art des Themas ab, ist aber unbestreitbar.”

• Nach einem Meeting läuft alles reibungslos und effizient ab. Alle Dokumente befinden sich an einem Ort – einschließlich der Protokolle. Auf diese Weise bleiben die Materialien mit einem kontrollierten und selektiven Zugang verfügbar.

• Durch die digitale Archivierung lassen sich die Materialien leicht finden und nachverfolgen. Sitzungsunterlagen können mit wenigen Klicks gefunden und sicher sowie geordnet archiviert werden. Jeder Teilnehmende ist in der Lage, ein Dokument zurückzuverfolgen oder den Verlauf einer Diskussion zu rekonstruieren – selbst wenn schon einige Zeit vergangen ist.

Außerdem stellt die Sicherheit, die Sherpany bietet, eine absolute Priorität dar. Noch bevor die Nutzung auf den Vorstand ausgedehnt wurde, haben die internen Fachleuten der BancaStato unsere Software validiert. Dieser Prozess wird jährlich erneuert, auch dank der ständigen Aktualisierungen, die Sherpany bei der Cybersicherheit vornimmt. 

Stéphane Pellegrini fasst zusammen:

Zu einigen Sitzungen lädt die BancaStato Mitarbeitende ein, die Experten für bestimmte Agendapunkte sind, aber keinen Zugang zu anderen vertraulichen Informationen haben dürfen. Mit Sherpany lässt sich dafür ein abgestufter und flexibler Zugang einrichten, was wiederum die Arbeit der Assistenz vereinfacht. Ergebnis: Das Feedback der Teilnehmenden ist mehr als positiv. 

 

Fazit

Dank der Entscheidung, Sherpany erweitert zu nutzen, können mehr Führungskräfte von einem verbesserten Dokumentenmanagement profitieren, was zu einer deutlichen Verbesserung der Meeting-Prozesse führt. Die hohe Prozesssicherheit, die ein professionelles und dediziertes Tool bietet, beruhigt das Management und fördert einen reibungslosen und effizienten Betrieb. Die Zusammenarbeit zwischen BancaStato und Sherpany ist somit die Geschichte einer tugendhaften und dauerhaften Kooperation.