Wie Führungskräfte im Gesundheitswesen dank Sherpany ihre Sitzungen verbessern

Sitzungen sind für den Erfolg von Organisationen unerlässlich und ein von allen Führungsteams häufig genutztes Instrument. Dies gilt auch für die Geschäftsleitung der Barmelweid, einer Schweizer Gesundheitsinstitution mit rund 700 Mitarbeitern. Die Führungskräfte sind im Sitzungsablauf jedoch mit besonderen Herausforderungen konfrontiert: Sie müssen sich im schnelllebigen Umfeld des Gesundheitswesens und trotz unregelmässigen Arbeitszeiten zeitnah absprechen und Entscheidungen treffen. Auch die Sitzungsvorbereitung stellt eine Schwierigkeit dar.

“Es bestand ein offensichtliches Potenzial, die Qualität unserer Prozesse sowie die Zeiteffizienz im gesamten Sitzungsmanagement zu verbessern", betonte Dr. med. Thomas Sigrist, Mitglied der Geschäftsleitung. Daher entschied sich das Management der Barmelweid für die Einführung der Sitzungsmanagement-Software von Sherpany. 

Die Führungskräfte der Barmelweid folgen seither dem Azend®-Framework - einer von Sherpany entwickelten Sitzungsmethode, die auf wissenschaftlichen Best Practices beruht  (siehe Infobox unten). Lassen Sie uns nun sehen, wie sich diese Kombination aus Technologie und  bewährten Meeting-Praktiken für die Leitung der Barmelweid auswirkte.

Die Phase vor einer Sitzung macht bis zu 80% des Sitzungerfolgs aus

Was vor einer Sitzung abläuft, ist für den Sitzungserfolg entscheidend. Barmelweids Führungskräfte erstellen zunächst eine Agenda, die der Sitzung eine klare Richtung gibt. Der CEO, Beat Stierlin, bereitet die Agenda vor, wobei andere Mitglieder der Geschäftsleitung bestimmte Traktanden vorschlagen können. Mit der Sherpany Software können die Benutzer für jeden Agendapunkt Ziele definieren, Teilnehmer und Rollen zuweisen und alle erforderlichen Informationen hochladen. “Für unsere Geschäftsleitungs-Sitzungen sind viele Informationen und Materialien erforderlich. Ein spezifisches Tool zu haben, das einen einfachen Überblick über alle Sitzungen und Dokumente gibt, ist ein grosser Vorteil", sagte uns Dr. Sigrist. 

Die Freiheit, sich von überall her individuell auf Sitzungen vorzubereiten

Alle Führungskräfte bereiten sich dann individuell vor. Dr. Sigrist bereitet seine Meetings oft auf seinem iPad vor, egal ob "zu Hause, im Zug, im Büro, on- und offline". Vor dem Einsatz von Sherpany war dies "fast unmöglich": Da alle Dokumente aufgrund des Datenschutzes im Gesundheitswesen über geschlossene Systeme zugänglich sind, war er an das virtuelle Büro gebunden. Dank Sherpany kann er jetzt wichtige Informationen hervorheben, persönliche Anmerkungen machen und neue Einfälle sofort aufschreiben - von überall her.

“Als Führungskraft hat mir Sherpany ein flexibleres und effizienteres Arbeiten ermöglicht und mich einem papierlosen Büro viel näher gebracht.” Er spart Zeit, indem er immer alle Informationen zur Verfügung hat und keine ausgedruckten Dokumente durchsuchen muss. Und Sherpany brachte auch eine "mentale Erleichterung", das Gefühl, dass er einen Input oder Dokumente für eine Sitzung nicht vergisst.

Diskussionen bereits vorantreiben, ohne dass man sich im Büro sehen muss

Dr. Sigrist arbeitet auch bereits vor der Sitzung asynchron mit seinen Kollegen zusammen, ein weiterer wichtiger Schritt des Azend®-Prozesses von Sherpany. Er bespricht Agendapunkte im Voraus und interagiert bezüglich Sitzungsunterlagen elektronisch mit seinen Kollegen.

Die asynchrone Zusammenarbeit mit Kollegen ist besonders vorteilhaft in der schnelllebigen Gesundheitsbranche, in der Führungskräfte unregelmäßig arbeiten und oft mehrere Positionen bekleiden. Dr. Sigrist, der auch Leiter des Departements Innere Medizin ist, betont, dass die Entscheidungsträger dank Sherpany schnell auf neue Informationen und aktualisierte Dokumente reagieren können, ohne dass sie sich in einer Büroumgebung sehen müssen.

Das Beste aus jeder Sitzung herausholen

Eine gründliche Vorbereitung und asynchrone Zusammenarbeit begünstigen auch die Zusammenarbeit während der Besprechung. “Die Diskussionen sind viel fokussierter, was die Gesamtqualität unserer Sitzungen erhöht hat", teilte uns Dr. Sigrist mit. Sherpany bietet während der Sitzung auch schnellen Zugriff auf die Agenda und alle dazugehörigen Unterlagen. Auf diese Weise kann das Team Ziele effizienter erreichen.

Sie notieren wesentliche Diskussionspunkte, Entscheidungen und klare und prägnante Aktionselemente und stellen diese kurz nach der Sitzung in Sherpany zur Verfügung. Dies erhöht die Chancen, dass die Aufgaben tatsächlich rechtzeitig und erfolgreich ausgeführt werden.

Das neueste Feature von Sherpany - die Feedback-Funktion - fördert zudem die kontinuierliche Verbesserung der Sitzungskultur: Sie ermöglicht es, nach der Besprechung Feedback einzuholen. Dr. Sigrist und sein Team streben danach, besser zu werden: “Traditionelle Gewohnheiten zu durchbrechen erfordert Zeit und Einsatz.”

Hand in Hand die Sitzungskultur verbessern

“Dank Sherpany konnten wir unsere Sitzungsabläufe erheblich verbessern", hob Dr. Sigrist hervor. Auf individueller Ebene mache ihn Sherpany als Führungskraft agiler und spare ihm Zeit. Gleichzeitig erziele das Team eine bessere Zusammenarbeit und Sitzungsergebnisse. Laut Dr. Sigrist haben der personalisierte Ansatz von Sherpany, zum Beispiel beim Kundensupport, und die Benutzerfreundlichkeit der Software den Wandel hin zu einer agileren Sitzungskultur gefördert. Er würde Sherpany allen Führungskräften der Gesundheitsbranche empfehlen, aber auch darüber hinaus. Er sieht auch einen Use Case für die Abteilungs- und Bereichsleitung. Der Verwaltungsrat von Barmelweid setzt Sherpany bereits heute ein.

Diese Fallstudie zeigt, dass eine effektive Sitzungskultur Menschen, Prozesse und Technologie vereint. Führungskräfte werden dadurch agiler und Teams verbessern ihren Sitzungserfolg. Erfahren Sie nun mehr über unser Azend®-Framework.