Von der Agenda zum Protokoll: Wie Belimo Sitzungen digitalisiert hat

Wer für die Organisation von Sitzungen zuständig ist, fühlt sich von dem enormen Zeitaufwand schnell erschlagen. Wenn an einem Tag einfach alle Handgriffe sitzen müssen, wird es kritisch. In einer solchen Situation wünscht man sich sehnlichst Unterstützung.

Conny Oberholzer, Assistentin des Verwaltungsrats bei der BELIMO Holding AG, sind diese Gedanken nur zu vertraut. Sie organisiert Verwaltungsratssitzungen (VR-Sitzungen), inklusive Sitzungen der Ausschüsse des Verwaltungsrats. Einen wichtigen Aufgabenbereich bilden dabei die Agenda-Erstellung und die Protokollierung. Noch vor einiger Zeit forderte der Umgang mit zahlreichen vertraulichen Dokumenten seinen Tribut – die Arbeit mündete in Aktenbergen und einem hohen Arbeitsaufwand. 

Der Bedarf für eine schnellere, effizientere und organisiertere Lösung war groß, der Weg frei für eine neue Gangart beim Meeting Management – diese kam schließlich mit Sherpany. Neben der Zeitersparnis bei der Agenda- und Protokollerstellung hatte dies vor allem Sicherheitsgründe.

Bibliothek zentralisiert das Dokumenten-Management

Lassen Sie uns anschauen, was die Implementierung unserer Software bei Belimo bewirkt hat: “Wir teilen vertrauliche Dokumente nun nicht mehr über E-Mail, sondern benutzen die Bibliothek von Sherpany”, berichtet Conny Oberholzer. So biete es hohe Vorteile, dass sich in der Meeting Management Software alle Dokumente an einem Ort befinden.

Insbesondere im Bezug auf die Zirkularbeschlüsse stellt Conny Oberholzer viele Verbesserungen fest. Rechtskräftige Beschlüsse können dank Sherpany mit nur einem Klick pro Beteiligtem gefasst werden – egal ob vor, während oder nach einer Sitzung. 

Protokollierung hat sich erheblich erleichtert

Conny Oberholzer macht seit der Einführung im September 2020 drei wesentliche Vorteile der Sherpany-Nutzung aus:

1. Die Vorbereitung verläuft strukturiert in einem Tool, was die Produktivität erhöht.
2. Die Sitzungsunterlagen und strategischen Führungsinstrumente sind jederzeit in der Bibliothek verfügbar.
3. Die Protokollierung hat sich vereinheitlicht. Zuvor war der Zeitaufwand zu groß, in erster Linie bei der Formatierung.

Demgemäß zeigt sich Oberholzer vor allem vom Verfahren bei der Protokollierung begeistert: 
 

Ich habe die Agenda als Vorlage, füge die Kommentare ein und habe einen Protokollentwurf direkt nach der Sitzung – es ist fantastisch.

Conny Oberholzer

VR-Assistentin Belimo Holding

Außerdem biete es hohe Vorteile, dass die Protokolle nun einheitlich seien. Es braucht keine Formatierung, keine Word- oder Excel-Dateien mehr, alles läuft direkt in Sherpany. Das Protokoll kann sofort nach der Sitzung angepasst und genehmigt werden – dazu steht auch eine digitale Signatur zur Verfügung. Die vereinfachten Prozesse hätten alle Beteiligten sehr schnell aufgenommen.

Effiziente Agenda: Der Wegbereiter sinnvoller Diskussionen 

Belimo führe eine genaue Jahresplanung, so dass mithilfe von Sherpany die Sitzungen und alle dazugehörigen Informationen schnell auffindbar seien. “Der CEO und der Verwaltungsratspräsident legen die Agenda gemeinsam fest”, erzählt Oberholzer. “Ich übernehme dann alles in Sherpany.” 

Auch dank des schnellen, unkomplizierten Hochladens von Dokumenten sei die Sitzungsvorbereitung einfach. Die Sitzungsteilnehmenden bereiten sich dann individuell vor. Zuvor sei dies aufgrund zahlreicher Dokumenten, die es aus verschiedenen Quellen und Programmen zusammenzutragen galt, mit einem erheblichem Aufwand verbunden gewesen.

Nun profitiert Belimo von der asynchronen Vorbereitung in Sherpany: Anhand der Agenda stimmen sich die Beteiligten auf das Meeting ein, lesen die hochgeladenen Dokumente und klären offene Fragen. So erfüllt die Sitzung schließlich ihren eigentlichen Zweck – gehaltvolle Diskussionen und handfeste Beschlüsse.

Aktenordner gehören der Vergangenheit an  

Vor der Implementierung der Software sei die Vorbereitung weitaus komplizierter gewesen. “Ich habe im Vorfeld der Sitzungen immer sieben bis acht physische Aktenordner ausgedruckt”, erzählt Oberholzer. So kam im Jahr einiges an Material zusammen. 

Nun gehören die vielen ausgedruckten Dokumente, die auch viel Zeit gekostet hatten, der Vergangenheit an. “Wir können uns nun voll auf die Inhalte konzentrieren.” So fände jeder Beteiligte alles und müsste sich nicht individuell um seine Ablage kümmern – ein wesentlicher Effizienzvorteil. “Wir haben immer die neusten Dokumente im Umlauf und das Drag & Drop funktioniert super.”

Hervorragendes Zusammenspiel von Sherpany und MS Teams 

Der Tatsache, dass es pandemie-bedingt auf einmal keine physischen Sitzungen mehr gab, sei Belimo hervorragend begegnet. Das Unternehmen benutzt MS Teams und Sherpany kombiniert, um das Meeting Management im Remote-Kontext zu verbessern. Dies ermöglicht es, eine fundierte Vor- und Nachbereitung sowie einen guten Überblick mit In-App-Videokonferenz- und sofortigen Chat-Funktionen zu verbinden. Hintergrund: Sherpany ist ein stolzer Microsoft-Partner und setzt sich dafür ein, dass seine Kundschaft das Beste aus den kombinierten Funktionen herausholt.

Ferner lobt Conny Oberholzer die hohe Benutzerfreundlichkeit von Sherpany. “Ich habe gestaunt, wie schnell ich mich zurecht gefunden habe.” Mit dem Kundensupport zeigt sie sich überaus zufrieden. “Es gibt sehr schnelle, genaue Antworten.” Wenn etwas nicht ganz klar sei, erhalte sie im Chat sofort eine Antwort. Auch weiß Conny Oberholzer die direkte Teilnahme der Customer Success Managerin an einer der digitalen Sitzungen sehr zu schätzen. So habe man wertvolle Tipps bekommen.

Für die Zukunft plant Belimo nun, den Präsentier-Modus und perspektivisch auch die MS-Office-Integration von Sherpany einzusetzen.