Deshalb investiert der CFO der Calida Group langfristig in die Meeting-Kultur

CFOs müssen heute mehr liefern als eine gesetzeskonforme Finanzberichterstattung. In der heutigen VUCA-Welt müssen sie mit agilem Weitblick dazu beitragen, dass ihre Organisationen die strategischen Ziele erreichen – im laufenden Quartal, aber auch in fünf Jahren. Sacha Gerber, CFO der börsennotierten, im internationalen Textilmarkt erfolgreich agierenden Calida Group mit 2‘800 Mitarbeitenden, lebt diese neue Rollenanforderung vor. Er sieht sich als Sparring-Partner und Coach des Managementteams.

Das geschäftliche Umfeld sei getrieben von sich ändernden Kundenbedürfnissen – beispielsweise in den Bereichen E-Commerce und Nachhaltigkeit –, die sich während der Pandemie noch zusätzlich beschleunigt haben. “In diesem Umfeld müssen wir langfristig agil sein. Das bedeutet, dass wir Entscheidungen schnell treffen und Ressourcen rasch umstellen müssen”, so der CFO.

Im Gespräch weist er immer wieder auf den strategischen und finanziellen Mehrwert von zeitnah getroffenen, aber gleichzeitig profunden Entscheidungen auf. Und macht sofort den Link zum Meeting Management: “Meetings spielen für die Entscheidungsfindung eine zentrale strategische Rolle.” Wir haben Sacha Gerber gefragt, wieso sein Unternehmen ein langfristiges Investment in die Meeting-Kultur getätigt hat und wie sich dieses auszahlt.

Den Status quo hinterfragen

Während seiner beruflichen Laufbahn hat der 46-jährige CFO verschiedene Unternehmenskulturen kennengelernt. “In vielen Firmen sind Meetings ineffiziente Zeitfresser”, sagt er unverblümt. Die Mängelliste ist lange: Informationen werden nicht vorher geteilt, die Teilnehmenden bereiten sich nicht vor, Meetings drehen sich im Kreis, ungleiche Wissensstände führen zu Unzufriedenheiten, es werden keine Entscheidungen getroffen. Die Meeting-Kultur hängt stark von der jeweiligen Firmenkultur und von der Leadership ab, sagt Gerber. Und hier sieht er sich in der Verantwortung.

Letztes Jahr entschied sich das Führungsteam der Calida Group, nachhaltig in die Meeting-Kultur zu investieren. Insbesondere die wichtige Vorbereitung auf formelle Meetings wurde als zu umständlich wahrgenommen, was eine effiziente Entscheidungsfindung verhinderte: Zu viele E-Mails mussten herumgeschickt werden, es kam zu Missverständnissen im Umgang mit Dokumenten-Versionen. Eine zentrale Rolle spielte aber auch die Förderung des digitalen Mindsets.

Denn als zunehmend digitales Unternehmen hat die Calida Group den Anspruch, nicht nur die Digitalisierung zum Endkunden hin voranzutreiben, sondern auch intern digitale Prozesse zu fördern und den entsprechenden Kulturwandel zu beschleunigen. Dazu gehört, die richtigen Rahmenbedingen für produktive Meetings zu schaffen. “Das schafft langfristig Mehrwert”, so Gerber. Das Managementteam entschied sich für die Einführung der Meeting Management Software von Sherpany. Laut Gerber machten die Vertraulichkeit, die Effizienz, der gute “Look and Feel” und die Mobiltauglichkeit den Unterschied zugunsten von Sherpany.

Das Meeting Management in optimierte Geschäftsprozesse integrieren

Als Verfechter des Lean Managements legt Sacha Gerber großen Wert auf optimierte Geschäftsprozesse. Bei der Entscheidungsfindung sei der Flaschenhals oft derselbe: 

Die Agenda der Management Meetings wird mit genügend Vorlaufzeit in Sherpany erstellt und publiziert – mit den dazugehörigen Unterlagen und Reports. Die Teilnehmenden bereiten sich mit persönlichen Notizen individuell vor und lesen die Protokolle vergangener Meetings. Über die Kommentarfunktion tauschen sie sich bereits über die anstehenden Aufgaben aus. Die integrierte Taskliste sorgt dafür, dass getroffene Entscheidungen auch konsequent umgesetzt werden.

“Der konstante Austausch mit anderen Mitgliedern während der Vorbereitung ist sehr wichtig, um die Fragestellungen bereits zu kennen. Dieses Alignment schafft Raum für vertiefte Diskussionen im Meeting selber”, so der Calida Group-CFO.

Die Entscheidungsfindung beschleunigen

Dank des zentralen Zugriffs auf alle Infos kann das Management der Calida Group Entscheidungen heute schneller treffen. Die wirkliche Währung eines Meetings seien profunde Entscheidungen.

Natürlich spielt die persönliche Vorstellung von Effizienz auch eine Rolle bei der Nutzenabwägung von Sherpany, denn so manche Führungskraft regt sich über zeitfressende Meetings auf. “Zeit ist Geld. Wenn wir uns treffen, dann soll das effizient ablaufen”, sagt Gerber. Was für ihn als CFO aber wirklich zählt, ist Mehrwert zu schaffen. Wie wird dieser Mehrwert – neben der beschleunigten Entscheidungsfindung – auch noch geschaffen? Sacha Gerber streicht vor allem den Kulturwandel hervor. Denn die Einstellungen und Erwartungshaltungen müssten sich ändern, sonst bringe Digitalisierung gar nichts.

Sherpany gelinge es, den menschlichen Faktor mit einem evidenzbasierten Prozess und einer modernen Technologie zu verbinden. “So wird man als Organisation stärker in diesem digitalen und schnellen Markt”, bilanziert Gerber.