Fiduciaria Mega: Der strategische Wert von Investitionen in das Sitzungsmanagement
Herausforderung
Die Sitzungsunterlagen wurden physisch per Post verschickt. Dies war nicht nur ineffizient, sondern sorgte auch für Fragen rund um das Thema Vertraulichkeit.
Ergebnis
Mit Sherpany greifen Direktoren sicher und digital auf Dokumente zu. Diese werden nicht mehr per Post verschickt, was den Zeitaufwand um 30-50 % reduziert.
Die Vorbereitung einer Boardsitzung kann eine anspruchsvolle und manchmal sogar intensive Aufgabe sein, sowohl für die Person, die für die Organisation der Sitzung verantwortlich ist, als auch für ihre TeilnehmerInnen.
Für die Organisation der Sitzung selbst ist es von grundlegender Bedeutung, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen mit einem Vorlauf von Tagen oder sogar Wochen mit den Boardmitgliedern geteilt werden. Aus Sicht der TeilnehmerInnen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Informationen zeitnah aktualisiert und korrekt sind, denn nur so können sie ihren besten Beitrag zur Sitzung leisten.
Bei Fiduciaria Mega wurde dieser Prozess vor fünf Jahren noch auf sehr traditionelle Art und Weise und hauptsächlich mit Papier gehandhabt. Dies bedeutete, dass die Sitzungsunterlagen fotokopiert und per Post an jedes Boardmitglied gesendet wurden und jeder Sitzungsteilnehmer seine eigenen Unterlagen in einem geschlossenen Schrank aufbewahren musste, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. "Infolgedessen war die Dokumentensuche ziemlich ineffizient", erklärte der geschäftsführende Partner, Riccardo Biaggi, weshalb bei der Ausführung dieser Aufgaben viel Zeit verschwendet worden sei.
Die wesentliche Rolle der Menschen bei der Digitalisierung von Sitzungen
Als ein erfahrenes Boardmitglied Sherpany empfahl, wurde das Interesse an einer Meeting Management Lösung ebenso geweckt wie die Bereitschaft, durch die Nutzung einer digitalen Sitzungeslösung “mit der Zeit zu gehen”.
Die wichtigsten Anforderungen - Sicherheit, ein hohes Mass an Datenschutz und die Möglichkeit, innerhalb kurzer Zeit auf Dokumente zuzugreifen - wurden durch die Software von Sherpany abgedeckt.
Ein schneller Zugriff auf jedes Dokument ist besonders wichtig für alle, die eine grosse Anzahl von Dokumenten durchsuchen sowie ihre Daten analysieren und interpretieren müssen. Im Allgemeinen stehen Führungskräfte wie Boardmitglieder oder leitende Angestellte vor der Herausforderung der "Informationsüberflutung" und suchen nach den relevanten Informationen, die es ihnen ermöglichen, trotz der großen Datenmengen einen positiven Beitrag zur Boardsitzung zu leisten. Um den amerikanischen Autor John Naisbitt zu zitieren: "Wir ertrinken in Information, streben aber immer nach mehr Wissen." Eventuell gibt es einen Ausweg aus diesem Paradoxon.
Der Umstieg auf eine neue digitale Meeting-Kultur erfordert einen Wandel der Gewohnheiten und Routinen. Dies ist auch für ein etabliertes Unternehmen wie Fiduciaria Mega - mit 50 Jahren Erfahrung in der Branche - keine leichte Aufgabe. Was war also das Schlüsselelement, um diesen digitalen Übergang reibungslos und erfolgreich zu gestalten? Die Menschen.
Ich würde sagen, dass dieser Übergang vor allem auf Offenheit beruht.
Der Assistent von Riccardo Biaggi, die IT-Spezialisten von Fiduciaria Mega und das Customer Success Management Team von Sherpany trugen alle dazu bei, die Meeting Management Software "ganz einfach" zu implementieren. Nach nur zwei Boardsitzungen beherrschten alle Boardmitglieder die Software und seine Grundzüge vollständig.
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Die wichtigsten Ergebnisse der Implementierung einer Meeting Management Lösung
Boardmitglieder von Fiduciaria Mega, welche vom geschäftsführenden Partner des Unternehmens, Riccardo Biaggi, immer als "Partner" bezeichnet werden, setzen Sherpany in ihren Boardsitzungen ein, die vier bis sechs Mal im Jahr stattfinden. Sie nutzen ebenfalls die digitale Bibliothek, wo sie alle wichtigen Dokumente finden können. So haben sie die Notwendigkeit, die Dokumente in einem Schrank oder Tresor aufzubewahren, erfolgreich eliminiert und können nun alle Dokumente leicht finden und einsehen.
Neben den oben genannten Ergebnissen war eine der bemerkenswertesten Auswirkungen für Fiduciaria Mega die Zeitersparnis bei der Organisation von Boardsitzungen, die auf zwischen 30 % und 50 % geschätzt wird. Nur bei der Verteilung von Sitzungsmaterialien, welche zuvor gedruckt und per Post verschickt werden mussten, betrug die Zeitersparnis rund 60 %. Der Gesamtprozess wurde flexibler, sodass bei Bedarf kurzfristige Aktualisierungen vorgenommen werden können.
Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit für Unternehmen, ihren Papierverbrauch zu senken, ohne den Zugang zu Informationen zu beeinträchtigen. In diesem Bereich hat sich diese Erfahrung als sehr positiv erwiesen und die Papiereinsparungen werden als hoch eingeschätzt - zwischen 70 % und 80 %. Der zusätzliche Vorteil besteht darin, von einem höheren Datenschutzniveau zu profitieren, da "keine Papiere herumliegen oder verloren gehen können", wie Riccardo Biaggi hervorgehoben hat.
Heute sind die 11 Boardmitglieder, oder besser gesagt, die Partner von Fiduciaria Mega, zufriedener mit der Art und Weise, wie die Sitzungen vorbereitet und durchgeführt werden. Sie haben jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente, ohne vom jeweiligen Standort eingeschränkt zu sein, was sie effizienter gemacht hat.
Die 11 Partner (von Fiduciaria Mega) könnten sich nicht mehr vorstellen, ohne Sherpany zu arbeiten.
In der Perspektive des geschäftsführenden Partners, Riccardo Biaggi, liegt ein strategischer Wert in der Einführung digitaler Werkzeuge für die Abwicklung formeller Sitzungen. „Ein modernes Board-Management, das auf dem neuesten Stand der Technik ist, kann meines Erachtens nicht ohne ein geeignetes digitales Werkzeug erreicht werden. Dies sollte auch bei Familienunternehmen der Fall sein, nicht nur bei börsennotierten Unternehmen oder grossen Institutionen.” Diese Ergebnisse, die mit der Meeting Management Software von Sherpany erzielt wurden, veranlassten Herr Biaggi, den Einsatz der Software für die Ausschüsse in Betracht zu ziehen, die ebenfalls von einer agileren Meeting-Kultur stark profitieren können.
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Über Fiduciaria Mega
Fiduciaria Mega ist ein Schweizer Unternehmen, das 1969 gegründet wurde und sich auf nationale und internationale Beratungsleistungen in den Bereichen Steuern, Personalverwaltung, Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung spezialisiert hat. "Teilen und lösen" ist das Motto der 70 MitarbeiterInnen.
Wir haben uns gefreut, mit Riccardo Biaggi, dem geschäftsführenden Partner von Fiduciaria Mega, über ihre Erfahrungen mit der Meeting Management Software von Sherpany zu sprechen. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die Website.
