Remote Meeting Management - “ein großer Sprung” in Kamblys Digitalisierung

Angesichts der aktuellen Krise fällt es Führungsteams, die zuvor in die Digitalisierung investiert hatten, viel leichter, ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Dank digitaler Workflows können sie sich nun voll und ganz darauf konzentrieren, die Geschäftskontinuität und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Glücklicherweise gehört Kambly zu dieser Kategorie von Unternehmen. Um die Digitalisierung voranzutreiben, beschlossen die Geschäftsleitung und der Verwaltungsrat von Kambly im Jahr 2019, in die Meeting Management Software von Sherpany zu investieren.

Und diese Entscheidung hat sich ausgezahlt. Nils Kambly, Mitglied der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats, erzählte uns in einer Videokonferenz: “Dank Sherpany haben wir auf unserem Weg der Digitalisierung einen großen Schritt nach vorne gemacht. Wir können zuversichtlich in die Zukunft blicken.” Diese Fallstudie zeigt Kamblys Erfahrungen mit Remote Meeting Management.

Ein sicherer Weg, um digital Entscheidungen zu treffen während dieser Krise

Eine voll funktionsfähige Lösung für das Remote Meeting Management zu haben, zahlt sich jetzt während der Krise besonders aus: Die kommende Verwaltungsratssitzung wird zum allerersten Mal vollständig digital durchgeführt. Im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmen musste Kambly keine geschäftskritischen Meetings aufgrund mangelnden Zugangs zu Informationen verschieben. “Sherpany war in dieser Hinsicht sehr hilfreich”, sagte Herr Kambly. Die Führungskräfte können nun asynchron und remote zusammenarbeiten und Aktualisierungen in Echtzeit einsehen. Auf diese Weise können sie ihren Entscheidungsprozess aufrechterhalten und die Geschäftskontinuität während der Krise sicherstellen. In Sherpany können die Benutzer auch digital und für die Compliance nachvollziehbar über geschäftliche Angelegenheiten abstimmen.

Bei so vielen Menschen, die derzeit vom Homeoffice aus arbeiten, ist die Cybersicherheit ein noch wichtigerer Aspekt geworden. Herr Kambly sagte uns, dass er froh sei, zu wissen, dass Kamblys vertrauliche Daten durch die höchsten Schweizer Sicherheitsstandards vollständig geschützt sind. Alle Informationen sind verschlüsselt und eine innovative 2-Faktor-Authentifizierung ohne notwendigen Pin gewährleistet sicheren Zugang. Und alle in Sherpany organisierten Meeting-Prozesse entsprechen den regulatorischen Anforderungen von Audits und DSGVO.

Lassen Sie uns nun sehen, wie einfach es war, Sherpany zu implementieren.

Benutzerfreundlichkeit und schneller Support sorgten für ein erfolgreiches Change Management

Kurz nachdem Herr Kambly Sherpany damals kontaktiert hatte, erhielt er Zugang zu einer Testumgebung. “Ich fand mich leicht zurecht. Nach nur 15 Minuten wusste ich, worum es ging", sagte er uns. Ihm gefiel der strukturierte Ansatz für das Meeting Management mit seinem einfachen Überblick über bevorstehende Sitzungen, einschliesslich der Agendapunkte und der dazugehörenden Dokumente. Die schnelle Unterstützung, die Kambly von Seiten von Sherpany erhielt, in Verbindung mit “höchsten Schweizer Sicherheitsstandards”, führte schliesslich zu der Entscheidung, Sherpany einzuführen. 

Während des Onboardings erhielten die Führungskräfte nützliche Ratschläge, zum Beispiel zum Labeln von Sitzungsdokumenten und zu bewährten Sicherheitsverfahren. 

Heute stellt Herr Kambly fest, dass “das Change Management erfolgreich war, was der wichtigste Teil eines digitalen Transformationsprojekts ist”. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats hätten sich voll und ganz beteiligt. Auch weniger technikaffine Mitglieder konnten mit dem Tool problemlos umgehen. “Sherpany ist eine sehr benutzerfreundliche und intuitive Software, insbesondere die Apps”, erklärte Herr Kambly. Das habe den Wechsel stark vereinfacht.

Die Hauptvorteile des Remote Meeting Managements bei Kambly

Das Remote Meeting Management hatte einen erheblichen positiven Einfluss auf Kamblys Führungsteams – nicht nur jetzt während der Krise. Herr Kambly hob drei wesentliche Vorteile hervor.

1. Strukturierte Sitzungsprozesse – von einer zentralen Plattform aus

Mit Sherpany können Meetings vereinheitlicht und optimiert organisiert werden. Die zentrale Plattform für alle Sitzungs-Aktivitäten ermöglicht eine gute Strukturierung und Vorbereitung der Sitzungen. Während der Sitzungen hilft die übersichtliche Agenda, auf Kurs zu bleiben. Benutzer von Sherpany können auch Sitzungsprotokolle schreiben sowie Aufgaben zuweisen und nachverfolgen.

2. Bessere Handhabung von Sitzungsdokumenten – ohne Papier

Vor der Digitalisierung der Sitzungsabläufe arbeiteten Kamblys Führungskräfte mit gedruckten Dokumenten. Die Suche nach Informationen nahm oftmals viel Zeit in Anspruch. Dies hat sich geändert: Die Bibliothek – mit Labeln organisiert – und die Suchfunktion haben ihre Arbeit erheblich reduziert. “Mit Sherpany geht es nicht mehr ums Suchen, sondern ums Finden", sagte uns Herr Kambly. Aktualisierungen können in Echtzeit vorgenommen und für alle Benutzer synchronisiert werden. Und: Die Papierstapel in den Büros sind deutlich kleiner geworden

3. Individuelle Sitzungsvorbereitung – von überall

Für Herrn Kambly persönlich hatte Sherpany einen grossen Einfluss auf seine tägliche Arbeit als Führungskraft. Dank der Software kann er jederzeit und schnell auf alle benötigten Informationen zugreifen. Er bereitet sich remote auf seine Besprechungen vor, vor allem von seinem iPad aus – selbst wenn er offline ist. Persönliche Anmerkungen macht er mit einem Stift – wie auf Papier, einfach digital.

Herr Kambly kommt zum folgenden Schluss: “Ich würde Sherpany allen Führungsteams empfehlen, es war eine extrem schnelle und einfache Möglichkeit, die Digitalisierung voranzutreiben.”