Wie Leonteq mit Sherpany zu papierlosen Sitzungen wechselte

Das Schweizer Unternehmen Leonteq setzte für die oberen Führungsteams auf einen sehr zeitaufwändigen Meeting-Prozes, was eine grosse Herausforderung darstellte. Neben der Investition von Geld und Energie in die Organisation wiederkehrender formeller Sitzungen erforderte das Drucken von hunderten von Sitzungsunterlagen zusätzliche Anstrengungen von den MitarbeiterInnen.

Während die regelmässigen Verwaltungsratssitzungen - im Jahr 2017 waren das 13 Sitzungen und 10 Telefonkonferenzen - bis zu mehr als 500 Dokumentenseiten umfassen konnten, wurden für die Sitzungen der Geschäftsleitung, die zweimal im Monat stattfinden, 200 bis 300 Seiten ausgedruckt. Innerhalb eines Jahres wurden somit für die Geschäftsleitung allein durchschnittlich 7200 Seiten Papier ausgedruckt. “Wir mussten viele Dokumente ausdrucken und für jedes Mitglied der Führungsteams physische Ordner einrichten", erklärte uns Dominik Ruggli, Leiter Investor Relations und Communications.

Darüber hinaus hielten der Prüfungsausschuss, der Risikoausschuss und der Nominierungsausschuss weitere 17 Sitzungen und 7 Telefonkonferenzen ab.
Der Aufwand bei der Sitzungsvorbereitung war mühsam und es war notwendig, die Zeit und die Ressourcen, welche diese Führungsteams für die Sitzungsvorbereitung aufwenden mussten, zu reduzieren.

Auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden und umfassenden Lösung

Um den Prozess des Meeting Managements zu verbessern, begann Leonteq mit der Suche und Bewertung einer Reihe von möglichen Lösungen. Das Unternehmen erstellte eine Liste mit wichtigen Kriterien - die für eine erfolgreiche Einführung der neuen Lösung unerlässlich sind. Benutzerfreundlichkeit, schnelle und einfache Benutzerführung, eine kontinuierliche Wartung und eine kurze Implementierungszeit mussten vom zukünftigen Anbieter sichergestellt werden.

Die Meeting Management Software von Sherpany gehörte zu den mehreren Unternehmen und verschiedenen Produkten, welche zu einer Präsentation eingeladen wurden, und galt schliesslich als die beste Lösung, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Leonteq entschied sich für Sherpany wegen der einfachen Handhabung von Zugriffsrechten und Benutzereinstellungen, dem flexiblen Zugriff über mehrere Geräte und insbesondere der Möglichkeit, die Applikation auf Tablets herunterzuladen, was den physischen Transport von Unterlagen überflüssig macht.

Papierlose Sitzungen mit Sherpany - und weit darüber hinaus

Seit Leonteq Sherpany nutzt, gibt es einige Features, welche es den NutzerInnen besonders angetan haben: die einfache und schnelle Erstellung von Agenden und das sofortige Hochladen und Aktualisieren aller relevanten Dokumente zu jedem Sitzungsthema der Führungsteams. "Änderungen an hochgeladenen Dokumenten, die häufig benötigt werden, erfolgen innerhalb von Sekunden" und die “Vorbereitung der Sitzungen für die Geschäftsleitung werden vereinfacht und erfordert nicht, dass die MitgliederInnen des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sich durch tonnenweise E-Mails oder Papierkram durcharbeiten müssen", so Ruggli beim Hervorheben einiger Vorteile des papierlosen Arbeiten.

Sherpany betrachtet Unternehmen, die die digitale Transformation angehen, als mehr als nur Kunden. Kunden werden zu Partnern, deren Stimme bei der Produktverbesserung zählt. "Sherpany nimmt das Kundenfeedback sehr ernst und implementiert schnell Verbesserungen am System". Der Übergang von traditionellen Sitzungen zu digitalen Sitzungen war unerlässlich, um die Ziele von Leonteq zu unterstützen: Zeit und Ressourcen für die Organisation der Sitzungen zu reduzieren. Der Ausdruck von Dokumenten und die Pflege eines grossen physischen Archivs für alle Ordner und Dokumente wurde obsolet. Leonteq ging jedoch weit über papierlose Sitzungen hinaus. Mit Sherpany wurde der Fokus wieder auf die Sitzungsergebnisse gelegt und das Endergebnis war eine höhere Effizienz des CEO und des Corporate Office.

Genau wie Leonteq stehen heute mehrere Unternehmen vor der Herausforderung der operativen Überlastung bei der Organisation und Vorbereitung von Sitzungen. Diese anspruchsvolle Herausforderung ist für verschiedene Funktionen innerhalb des Unternehmens, vom CEO über den Corporate Secretary bis hin zu Führungskräften auf tieferen Führungsebenen, von Bedeutung und wirkt sich auf deren Fokus und Zielerreichung aus. Die Digitalisierung von Sitzungen ermöglicht papierlose Prozesse und steigert die Effizienz und Konzentration der Führungskräfte des Unternehmens deutlich.