So ermöglicht Sherpany eine vertiefte Zusammenarbeit von Führungskräften vor Sitzungen

Führungskräfte reisen viel und verbringen weniger als die Hälfte ihrer Zeit am Hauptsitz ihres Unternehmens¹. Dies gilt auch für Patrick Lardi, der in Führungsgremien von Immobilienunternehmen aus den USA, Australien und Europa sitzt. Aufgrund häufiger Reisen musste er zur Vorbereitung seiner Sitzungen die Unterlagen immer in Papierform mit sich führen. Der fehlende digitale Zugang zu den erforderlichen Dokumenten erschwerte ihm auch die Zusammenarbeit mit Kollegen vor den Sitzungen.

Bald begann er mit der Nutzung unserer Meetingmanagement-Software. Laut Lardi ermöglicht Sherpany eine verstärkte Zusammenarbeit, noch bevor die Sitzung beginnt: Er hat rund um die Uhr Zugriff auf alle Dokumente aus all seinen verschiedenen Mandaten und die Möglichkeit, wichtige Agendapunkte im Voraus genauer zu besprechen. "Mit Sherpany konnte ich zum ersten Mal ohne gedruckte Dokumente zu einer offiziellen Sitzung reisen", erinnert er sich. Lassen Sie uns nun die Details erfahren, wie bessere Zusammenarbeit zu besseren Sitzungen führt.

So wichtig ist Zusammenarbeit bei der Erstellung der Agenda

Patrick Lardi weiss, dass die Vorbereitung ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Sitzung ist. Er schlägt vor, für jeden einzelnen Agendapunkt folgende Faktoren zu definieren: 

• den Zweck (z.B. Informationsaustausch, Diskussion, Entscheidung)
• die Hauptverantwortung (wer, was und wann)
• das genaue Timing

In wichtigen Angelegenheiten steht Patrick Lardi bereits vor der Sitzung mit dem Vorsitzenden und der Geschäftsleitung in Kontakt. Sherpany DISCOURS® ermöglicht es den Teilnehmern, zu Agendapunkten Stellung zu nehmen und die Themen vorab zu diskutieren. "Es ist wichtig, alle Entscheidungen vorzubereiten, um eine schnelle Umsetzung zu gewährleisten", sagt der Schweizer Geschäftsmann. Er entwirft manchmal sogar eine erste Version des Sitzungsprotokolls, bevor die Sitzung überhaupt beginnt. Dies hilft ihm, vorausschauend zu planen und den Sitzungsverlauf zu antizipieren.

Damit ermöglicht es Sherpany Führungskräften wie Lardi, Sitzungen agiler vorzubereiten: Auf eine Art und Weise, die eher der heutigen Realität entspricht. Agendapunkte kann Lardi von überall her mit seinen Kollegen diskutieren, da er mit seinem iPhone und iPad immer alle Informationen verfügbar hat. Darüber hinaus reduziert Sherpany Verwirrung rund um verschiedene Versionen von Sitzungsunterlagen und Änderungen in letzter Minute. "Sherpany ermöglicht es uns, die richtigen Dokumente gleichzeitig an alle zu verteilen", sagt Lardi.

Gute Sitzungsprotokolle beschleunigen die Umsetzung von getroffenen Entscheidungen

Laut Patrick Lardi verbesserte Sherpany nicht nur die kollaborative Vorbereitung von Sitzungen, sondern auch die Handhabung von Sitzungsprotokollen. "Früher wurden die Protokolle oft erst kurz vor der nächsten Sitzung zugestellt, was nicht wirklich hilfreich ist, um ein schnelles Handeln zu gewährleisten", sagt Lardi.

Heute können die Sitzungsprotokolle jedoch fast sofort zugestellt werden. Unsere Funktion Sherpany Minutes® ermöglicht es den Sitzungseilnehmern, Protokolle auf agile Weise zu überprüfen und zu kommentieren, wodurch das zeitaufwändige Hin und Her vermieden wird. Nach Fertigstellung des Protokolls können die Teilnehmer es mit nur einem Klick genehmigen. Dies spart wertvolle Zeit in Sitzungen und ermöglicht gleichzeitig eine schnellere Umsetzung der Entscheidungen.

Kurz gesagt, Sherpany ermöglichte es Patrick Lardi, den gesamten Sitzungsprozess zu verbessern. Dank Sherpany war es ihm möglich:

• seine individuelle Produktivität bei der Sitzungsvorbereitung zu steigern, was ihm bis zu vier Stunden pro Sitzung erspart.
• intensiv mit anderen Teilnehmern zusammen zu arbeiten und Diskussionen vorwegnehmen, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.
• die Zustellung der Sitzungsprotokolle viel früher zu gewährleisten, was die Umsetzung der Entscheidungen beschleunigt.

Laut Lardi würden auch die C-Suite und breitere Führungsteams von einer agilen, auf Zusammenarbeit basierenden Sitzungskultur sehr profitieren. "Ich habe Sherpany bereits für unsere Management-Meetings eingeführt, und das war eine der grössten Veränderungen in meinem Alltag", sagt Lardi.

¹ How CEOs Manage Time. Harvard Business Review.