Sitzungsmanagement: eine Fallstudie mit Raiffeisen Schweiz

Meetings gelten als das Führungsinstrument Nummer eins, um Unternehmen erfolgreich durch operative Turbulenzen und schwierige Marktbedingungen zu führen. Es ist also keine große Überraschung, dass sich die Frequenz von Management Meetings nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie erhöht hat.

Doch eine neue Studie von Forrester Consulting zeigt, dass 92 Prozent der 266 befragten europäischen Führungskräfte mit Herausforderungen konfrontiert sind, die die Produktivität ihrer Sitzungen schmälern. Führungskräfte sind sich den dadurch entstehenden negativen Konsequenzen zunehmend bewusst, beispielsweise dem Verlust von Wettbewerbsvorteilen. Und wollen deshalb handeln: Vor allem der Technologie wird eine wichtige Rolle zugemessen. Viele Top-Entscheider*innen planen, die Technologie, die sie in den nächsten Jahren für Management Meetings einsetzen, zu optimieren.

Ein Unternehmen, das sich bereits für die Zukunft von Sitzungen fit gemacht hat, ist Raiffeisen Schweiz. Die drittgrößte Schweizer Bankengruppe hat Mitte 2020 die Meeting Management Software Sherpany ausgerollt. René Vicini, Projektleiter für Spezialprojekte im Führungsstab Vorsitz von Raiffeisen Schweiz, ordnet ein.

Herausforderungen: viele unterschiedliche Hilfsmittel im Prozess 

Mit welchen spezifischen Herausforderungen war Raiffeisen Schweiz konfrontiert? Im Jahr 2018 wurden die internen Prozesse des Unternehmens analysiert. Dabei erkannte man beim Sitzungsmanagement ein wesentliches Optimierungspotenzial. Die bestehenden Prozesse und verwendeten technologischen Hilfsmittel wurden als “nicht mehr zeitgemäß” eingestuft.

In der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen von Raffeisen Schweiz sind enorm viele Daten und Dokumente involviert. 

Hinzu kam ein zentraler Sicherheitsaspekt: Zugriffe auf alle vertraulichen Informationen müssen jederzeit nachvollziehbar und entsprechend sicher aufbewahrt sein. 

Eine Priorität: das Sitzungsmanagement professionalisieren

Die Sitzungsprozesse sollten professionalisiert werden. René Vicini, Projektleiter für Spezialprojekte im Führungsstab Vorsitz von Raiffeisen Schweiz, übernahm die Projektverantwortung und suchte nach einem passenden Technologie-Partner. Die Wahl fiel auf Sherpany. Weshalb?

Wichtig war, dass der gesuchte Anbieter den gesamten Prozess von Anfang bis Ende effizient abdeckt. Zudem spielten laut René Vicini die Zertifizierungen eine wichtige Rolle: Sherpany ist ISO 27001 und ISAE 3000 zertifiziert und erfüllt die FINMA-Anforderungen für Outsourcing-Dienstleistungen. Im stark regulierten Bankensektor konnte Sherpany mit den geringsten Compliance-Risiken überzeugen. “Unsere Due-Dilligence-Anforderungen waren sehr hoch”, sagt der Projektleiter.

Schließlich hätten aber auch menschliche Aspekte den Ausschlag gegeben: “Bei Sherpany haben wir stets einen kunden- und lösungsorientierten Ansatz herausgespürt. Es gab stets einen vertrauensvollen Austausch auf Augenhöhe.” Sherpany investiere viel in Forschung und Entwicklung, wodurch sich die Meeting Management Software stetig agil weiterentwickle. So könne man als Kunde Einfluss nehmen auf die Roadmap.

Erhöhte Nachfrage

Mittlerweile nutzen zahlreiche Mitarbeitende der Raiffeisen Gruppe die Meeting Management Software von Sherpany. 

“Der größte Vorteil für Raiffeisen Schweiz ist, den ganzen Sitzungsprozess von A bis Z in einer Software abgedeckt zu haben. Das steigert die Effizienz und die Professionalisierung”, sagt René Vicini. Man kann ortsunabhängig und von jedem Device auf seine Daten zugreifen. Verschiedene Sicherheitsstufen garantieren zudem, dass nur autorisierte Benutzer*innen die Dokumente eines Meetings einsehen können. 
 

Effizienzgewinne: auch im Homeoffice spürbar

Obwohl die Einführung schon vor der Pandemie geplant war, kam Sherpany für das neue Zeitalter von Sitzungen wie gerufen. Vieles sei dadurch vereinfacht worden und der Effizienzgewinn im Homeoffice wesentlich spürbar. 

Damit hat das Finanzunternehmen einen Schritt gemacht, vor dem viele andere Unternehmen noch stehen. Wie die eingangs erwähnte Forrester-Studie aufzeigt, soll der Anteil der europäischen Firmen, die eine Meeting Management Software verwenden, in den nächsten zwei Jahren von heute 32 Prozent auf 58 Prozent steigen. Diese Fallstudie kann als Beispiel dienen, welche Vorteile diese Unternehmen erwartet.

1‘Optimierte Management Meetings sind heute maßgeblich für die Unternehmensleistung’,
eine von Sherpany in Auftrag gegebene Studie der Forrester Consulting, März 2021.