Sitzungsorganisation leicht gemacht: ein Praxisbeispiel aus dem Management Office

Die Organisation von Meetings ist zeitaufwändig und nicht selten mit Stress verbunden. Wer mit dieser Aufgabe beauftragt ist, weiß das: Für Direktionsassistent*innen, Personal Assistants oder Corporate Secretaries macht die administrative Unterstützung von Meetings einen wichtigen Teil ihres Arbeitsalltags aus.

Das ist auch der Fall bei Nadine Kalt, Management Office Mitarbeiterin bei der Raiffeisenbank Wasserschloss. Sie ist überzeugt davon, dass jedes Unternehmen kurz- und langfristig von den passenden Rahmenbedingungen für die Meeting-Organisation profitiert.

Die Raiffeisenbanken haben genau diesen strategischen Schritt unternommen: Dank der Einführung der Meeting Management Software Sherpany fühlt sich Nadine Kalt heute optimal unterstützt. “Ich habe früher viel mehr Zeit aufgewendet für Sitzungen als heute. Pro Sitzung spare ich bis zu vier Stunden an Arbeit ein”, sagt sie. Finden wir heraus, was nun besser läuft.
 

Chaos verhindern

“Nahe am Chaos”: So beschreibt Nadine Kalt die Meeting-Organisation vor der Einführung von Sherpany. Mangels eines allumfassenden Tools setzte das Managementteam über vier verschiedene Tools ein, um Meetings zu organisieren: E-Mails, Kollaborationslösungen, Dokumenten-Management-Systeme etc. Das bedeutete einen enormen Aufwand für Nadine Kalt und auch die Sitzungsteilnehmenden.

Die Sitzungsunterlagen musste sie individuell bei allen Teilnehmenden einfordern und dann per E-Mail weiterverschicken. Hinzu kam, dass sie aus Compliance-Gründen gewisse Daten in einer sicheren Dokumentenablage abspeicherte. Die Agenda wiederum führte sie in einem Word-Dokument. “Diese Vorgehensweise bei der Meeting-Organisation war nicht effizient. Und die Übersicht zu behalten, war eine riesige Herausforderung”, sagt Kalt.

Durch die fehlende Standardisierung musste jede Person ein eigenes System finden, um sich vorzubereiten und Sitzungsunterlagen effizient abzurufen. Immer wieder sorgte dies für Verwirrung: Dokumente wurden falsch abgespeichert, befanden sich nicht  auf dem aktuellen Stand oder wurden von gewissen Teilnehmenden im vollen E-Mail-Postfach übersehen. Unnötige Diskussionen verschwendeten dann wertvolle Arbeitszeit.

Ein täglicher Helfer

“Viel Zeit und Nerven” kostete dieses Vorgehen Nadine Kalt. Seitdem sie ab November 2020 Sherpany nutzt, hat sich jedoch vieles zum Guten gewendet. Die Mitarbeiterin Management Office erklärt im Interview:

“Heute läuft die ganze Meeting-Organisation – von der Agenda über die Unterlagen bis zum Protokoll – nur über Sherpany. Ich nutze die Software täglich. Sie macht mir das Leben viel einfacher: Ich habe zu jedem Zeitpunkt die volle Übersicht und muss mich nicht ständig durch verschiedene Tools klicken. Zudem sind alle Unterlagen für die Revision an einem zentralen Ort gespeichert.”

Dass alle Informationen sofort zur Hand sind, steigert die Effizienz laut Kalt erheblich. Bei der Suche nach Unterlagen aus vergangenen Sitzungen muss sie sich “nicht mehr durch fünf Ordner klicken”, sondern nutzt die globale Suchfunktion.

Von A bis Z

Doch wie sieht die Organisation eines Meetings bei der Management Office Mitarbeiterin aus?

• Der Prozess fängt mit der Agenda an: Da die Agendapunkte sich oft wiederholen, klont Nadine Kalt mit einem Klick das vorangegangene Meeting und macht die notwendigen Anpassungen. Direkt in Sherpany fordert sie die dazugehörigen Dokumente bei den zuständigen Personen ein.
• Wenn die Agenda steht, teilt sie diese mit dem Sitzungsleitenden im Status Entwurf. Sobald die Agenda genehmigt ist, publiziert Nadine Kalt das Meeting für alle Teilnehmenden und informiert sie direkt über Sherpany, dass alles bereit ist.
• Danach bereiten sich die Teilnehmenden individuell vor. “Die Leute sind jedes Mal begeistert, wenn ich ihnen das Sherpany-Notizentool vorstelle”, sagt Kalt. Mit diesem kann jede Person die Unterlagen individuell bearbeiten und sich so optimal vorbereiten. Die Teilnehmenden beginnen dann auch, sich über die Kommentarfunktion auszutauschen – manchmal schon vor dem Meeting, wie Kalt verdeutlicht.
• Auch die zuvor sehr zeitraubende Protokollführung hat sich, auch durch die Veränderung interner Prozesse, stark vereinfacht. Die Agenda dient bereits als Protokoll-Vorlage und alle wichtigen Informationen zum Meeting sind voreingestellt. Korrekturen und allfällige Genehmigungen laufen auch in Sherpany (teilweise direkt während der Sitzung) ab.
• Zudem erspart die Funktion für Zirkularbeschlüsse Nadine Kalt viel Arbeit: Über Beschlüsse, die keine Diskussion benötigen, kann so mit den Optionen “Ja”, “Nein” und “Enthaltung” ganz einfach digital abgestimmt werden.
   

Effizientere Meetings und tolle Handhabung

Sherpany hat nicht nur der Management Office Mitarbeiterin einen großen Mehrwert gebracht, sondern dem ganzen Managementteam. Denn die Meetings sind wesentlich effizienter geworden: “Da heute alle Infos in Sherpany schnell und unkompliziert verfügbar sind, ist es selbstverständlich, dass alle Teilnehmenden alle Informationen gesehen und sich vorbereitet haben. Dadurch fallen unnötige Diskussionen weg und der Austausch wird fokussierter”, erklärt Kalt. 

Hinzu komme, dass die Handhabung und die Benutzeroberfläche von Sherpany sehr modern seien und man in kürzester Zeit lerne, damit umgehen zu können. Beim Kundensupport von Sherpany erhalte sie schnell Unterstützung, wenn es mal nötig sei.

Nadine Kalt ist froh, dass sie die Meeting Management Software Sherpany als Unterstützung hat. Denn mit dieser konnte sie die Meeting-Organisation und damit auch den Sitzungserfolg grundlegend optimieren. Die vier Stunden, die sie dank Sherpany und besserer Prozesse pro Sitzung spart, runden die Sache ab. “Ich kann Sherpany sehr weiterempfehlen”, bilanziert Kalt.

Sind auch Sie bereit, Ihre Meeting-Organisation einen großen Schritt weiterzubringen?