Die richtigen Themen: So erreicht Rehau bessere Meeting-Resultate
Herausforderung
Es fehlte an einem zentralen Dreh- und Angelpunkt für Board-Meetings. Für die Meeting-Strukturen, das Dokumenten-Management sowie die Board-Vorbereitung und -Kommunikation waren Verbesserungen nötig.
Ergebnis
Mit Sherpany ist das Board-Management am Puls der Zeit. Die prozessuale Effizienz ist deutlich gestiegen. Gerade dank der Funktionen des Topic Hub sind sämtliche Meeting-Themen transparent einsehbar.
Robert Adams, Executive Assistant bei Rehau, sind die Herausforderungen bei der Organisation von Board-Sitzungen nur allzu gut vertraut. Er verantwortet das Meeting Management für das Industries Executive Board und das Automotive Supervisory Board des Unternehmens. Hier verrät er uns, wie er mit Sherpany entsprechende Lösungen erzielt.
Eine ineffiziente Meeting-Vorbereitung und die Verwaltung von Meeting-Themen sowie wichtigen Dokumenten haben ihm und den weiteren Assistenten bei Rehau das Leben immer erschwert. “Ich habe eine Liste mit den relevanten Themen per Telefon und E-Mail abgestimmt”, blickt Robert Adams zurück. “Im Anschluss daran bin ich die Agenda gemeinsam mit unserem CEO durchgegangen.”
Ziel: State-of-the-Art Lösung für das Meeting Management
Es stand zwar eine selbst programmierte Lösung für das Meeting Management zur Verfügung, die laut dem Executive Assistant allerdings nicht länger tragbar war. “Der Fokus lag primär auf der Dokumentation, während zentrale Funktionen einer Boardsoftware fehlten. Daher war es notwendig, eine Parallelwelt zu führen.” Dabei sei die Sammlung von Meeting-Themen in Listen zwar machbar, aber nicht zeitgemäß und effizient genug gewesen.
Das Anforderungsprofil war klar: Das Management von Board-Sitzungen sollte einen “State-of-the-Art”-Status erlangen. Ein signifikanter Bedarf herrschte für folgende Ansprüche:
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übersichtliche Sammlung von Meeting-Themen für Boards
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eine Lösung für alle Teilkonzerne der Gruppe
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ein einfaches, intuitives Nutzungserlebnis
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die Erstellung von digitalen Beschlüssen
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der Zugriff auch für externe Board-Mitglieder
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eine hohe Sicherheit (2-Faktor-Autorisierung; SSO)
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die Nutzung über verschiedene Geräte hinweg
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Im Rahmen einer Umstrukturierung, bei der sich Rehau in mehrere Teil-Konzerne aufgeteilt hat, war mit Sherpany schließlich die richtige Lösung für das Anforderungsprofil gefunden. Nach einer kurzen Pilotphase kommt unsere Meeting Management Software seit dem Frühsommer 2022 flächendeckend für die Vorstandssitzungen bei Rehau zum Einsatz.
Resultat: Klar definierte Meeting-Prozesse
Robert Adams konnte bereits eine deutliche prozessuale und funktionale Verbesserung feststellen. Laut ihm hat die einheitliche, übergreifende Lösung eindeutige Vorteile – die Ansprüche sind erfüllt. “Sherpany ist ein State-of-the-Art-Tool, das die notwendigen Funktionen gut abdeckt”, erzählt der Executive Assistant. Außerdem seien die Meeting-Prozesse nun viel deutlicher sichtbar. “Sherpany definiert den Prozess.”
Sherpany ist ein State-of-the-Art-Tool, das die notwendigen Funktionen gut abdeckt.
Insbesondere die Planung von Meeting-Themen hat sich vereinfacht und ist effizienter geworden. Hier kommt der Topic Hub – ein zentraler Ort in Sherpany zur Zusammenstellung von Meeting-Themen – zum Einsatz. In dieser Funktion können alle Beteiligten neue Agendapunkte vorschlagen. “Wann immer ein Thema gemeldet wird, wird es sofort im Topic Hub angelegt.”
Für die Nutzung von Sherpany wählt der Executive Assistant Attribute wie:
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intuitiv
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transparent
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flexibel
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prozessorientiert
Effiziente Themensammlung führt zu bedeutungsvollen Meetings
Robert Adams nutzt den Topic Hub mehrmals wöchentlich, um einen “natürlichen Prozess” bei der Gestaltung der Agenden zu haben. “Zwei bis drei Wochen vor der jeweiligen Sitzung erstellen wir die erste Agenda, die sich dann kontinuierlich bis circa fünf Tage vor der Sitzung weiterentwickelt.”
Der Executive Assistant lobt insbesondere die flexible und interaktive Vorbereitung, so seien auch schnell kurzfristige Änderungen möglich. “Vor allem die Kommentar-Funktion erlaubt eine sehr gute Sitzungsvorbereitung und eine effiziente Durchführung.” Zentraler Vorteil: Die Beteiligten hinterfragen die Themen kollektiv, anstatt in den Meetings feststellen zu müssen, dass diese nicht relevant sind.
Vor allem die Kommentar-Funktion erlaubt eine sehr gute Sitzungsvorbereitung und eine effiziente Durchführung.
Sherpany verankert sich ins Tagesgeschäft
Gerade die mittel- bis langfristige Planung von Meeting-Themen sieht Robert Adams durch den Topic Hub sehr gut unterstützt. So sammelt er dort auch zahlreiche Agendapunkte, die erst ein halbes bis ganzes Jahr später in Sitzungen thematisiert werden. “Bei Anlage wird immer auch abgefragt, wann das Thema idealerweise gelesen werden sollte. So kann beispielsweise mit der Filterfunktion der neuen Version des Topic Hub immer der Überblick behalten werden.”
Auch insgesamt sieht Robert Adams einige positive Entwicklungen aufgrund der Sherpany-Nutzung. So seien die Meeting-Teilnehmenden nun besser vorbereitet, die Sitzungen selbst produktiver und auch kurzfristige Änderungen möglich. Ein weiterer Vorteil: “Niemand muss mehr dicke Ordner benutzen.”
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Über Rehau
Rehau gehört zu den führenden Premium-Marken für polymerbasierte Lösungen im Bau-, Automobil- und Industriebereich. Der Konzern mit Hauptsitz im gleichnamigen Rehau beschäftigt weltweit mehr als 20.000 Mitarbeitende.
Wir danken Robert Adams, Executive Assistant bei Rehau, für das freundliche Gespräch und seine offenen, ehrlichen Auskünfte.
