Schneller entscheiden? Sitzungsproduktivität steigern - das Beispiel der Röchling-Gruppe

Schnelligkeit ist unerlässlich, um im sich schnell verändernden Geschäftsumfeld von heute neue Chancen zu nutzen und erfolgreich zu sein. Eine kürzlich von McKinsey durchgeführte Studie zeigt jedoch, dass nur 48 % der Führungskräfte der Meinung sind, dass ihr Unternehmen schnell Entscheidungen trifft.^₁

Den Entscheidungsprozess zu beschleunigen war ein Ziel des Managementteams der Röchling-Gruppe, einem deutschen Unternehmen für Kunststofftechnik. Das Unternehmen identifizierte Verbesserungspotential in seinen bestehenden Sitzungsprozessen: Collaboration-Tools, die nicht ausschliesslich für Sitzungen entwickelt wurden, erforderten einen enormen zusätzlichen Aufwand von Assistenten der Geschäftsleitung und verlangsamten die Entscheidungsfindung. "Wir hielten eine spezifische Meeting-Lösung für notwendig, um unser Geschäft voranzutreiben und mit der Geschwindigkeit unserer Aktivitäten Schritt zu halten", sagt Prof. Dr. Hanns-Peter Knaebel, CEO der Röchling-Gruppe.

Herr Knaebel und seine Kollegen haben verschiedene Lösungen gründlich evaluiert: “Wir haben verschiedene Softwares und Apps getestet und waren der Meinung, dass Sherpany den besten Nutzwert zur Optimierung unserer Arbeitsabläufe bietet.” Lassen Sie uns nun die Vorteile unserer Meeting Management Software sehen.

Agilität im Sitzungsprozess beschleunigt die Entscheidungsfindung

Für den CEO ist der Hauptvorteil von Sherpany, dass der Entscheidungsprozess agiler geworden ist. Er gab uns wertvolle Einblicke, wie agiles Meeting Management für die Röchling-Gruppe funktioniert. Im Zentrum steht die agile Meeting-Agenda: Die Mitglieder der Geschäftsleitung schlagen relevante Themen vor. Die Teilnehmer diskutieren und priorisieren die Agendapunkte für die bevorstehende Sitzung und so wird die digitale Agenda in Sherpany zunehmends konkreter.

Sobald die Agenda festgelegt ist, erleichtert Sherpany die individuelle Vorbereitung von Sitzungen, indem es einen einfachen Zugang zu den Sitzungsunterlagen bietet. Jeder Agendapunkt hat einen Verantwortlichen, der alle Unterlagen oder andere erforderliche Dokumente hochladen kann, um eine handlungsorientierte Sitzung zu ermöglichen. Die Teilnehmer können von jedem Gerät (Browser, Tablets, Handy) aus auf diese Unterlagen zugreifen sowie persönliche Notizen machen und Kommentare abgeben. “Alle Kollegen haben jederzeit die Informationen für die Sitzung zur Verfügung und sind auf dem gleichen Wissensstand", erklärt der CEO. Die Verfügbarkeit von Dokumenten und der einfache Zugriff auf vergangene Sitzungsprotokolle machen die Vorbereitung sehr effizient.

Im agilen Sitzungsprozess der Röchling-Gruppe diskutieren die Führungskräfte Agendathemen im Vorfeld und treffen teilweise sogar eine Entscheidung bereits vor der Sitzung. Hanns-Peter Knaebel: "Die Zusammenarbeit ist äusserst effizient geworden, ohne an Effektivität zu verlieren." Durch die Funktion “Digitaler Zirkularbeschluss” ermöglicht Sherpany auch Entscheidungen ausserhalb regelmässiger Sitzungen zu treffen. “Das spart enorm viel Zeit”, betont Knaebel.

Der CEO fasst den wichtigsten Aspekt eines agilen Meeting-Managements in der Röchling-Gruppe zusammen:

Vereinfacht Protokolle erstellen und Entscheidungen verfolgen

Obwohl einige Diskussionen und Entscheidungen vorweggenommen werden können, macht Sherpany Führungssitzungen nicht überflüssig. "Es gibt viele Aufgaben auf der Tagesordnung von CEOs und anderen Führungskräften, die nur persönlich besprochen werden können - zumindest über eine gut funktionierende Videokonferenz", sagt Knaebel. Dank Sherpany können sich die Führungskräfte während der Sitzung voll und ganz auf die verbleibenden Themen konzentrieren und auf alle erforderlichen Dokumente zugreifen, die für eine fundierte Entscheidung erforderlich sind.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Sherpany, so CEO Hanns-Peter Knaebel, ist die Effizienzsteigerung des neuen Protokollprozesses. Sherpany MINUTES® bietet Protokollvorlagen, die bereits im Voraus mit den Agendapunkten ausgefüllt sind, was den Organisatoren viel Zeit bei der Erstellung und dem Schreiben des Protokolls spart. Schon bald nach der Sitzung können die Teilnehmer das Protokoll mit einem einzigen Klick genehmigen. Darüber hinaus dient das Protokoll auch dazu, Entscheidungen und Aufgaben zu überprüfen und zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie durch klar zugewiesene Verantwortlichkeiten schneller in die Ausführungsphase übergehen.

Die Implementierung einer Software für alle Führungsteams erhöht die Koordination

"Sherpany hat definitiv dazu beigetragen, die Effektivität und Effizienz unserer Sitzungsplanung, Durchführung und vor allem auch der Nachbereitung durch die Nutzung der Protokollfunktion zu erhöhen", fasst der Vorstandsvorsitzende der Röchling-Gruppe zusammen. Er fügt hinzu:

Die Software hat auch die Kommunikation, Koordination und Transparenz zwischen Vorstand und Beirat erhöht. Der Beirat nutzt auch Sherpany, was Herr Knaebel als "enormen Vorteil" bezeichnet. Durch den Einsatz der gleichen Technologie können alle relevanten Informationen einfach zwischen den verschiedenen Führungsgremien ausgetauscht werden. Prof. Dr. Hanns-Peter Knäbel ist überzeugt: “Sherpany bietet wertvolle Tools, um die Effektivität und Effizienz von Managementsitzungen aller Art zu verbessern.”

Diese Fallstudie zeigt, wie agiles Meeting Management die Effizienz im Entscheidungsprozess verbessert. Die Software von Sherpany unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen und sicherzustellen, dass Entscheidungen rechtzeitig ausgeführt werden. Diese Agilität ist in dem sich schnell entwickelnden und wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld von heute von grösster Bedeutung.

¹ 'Decision making in the age of urgency', by Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019