Hand in Hand mit Sherpany: So optimiert der Berufsverband SBC seine Prozesse für das mobile Arbeiten

Die Corona-Krise hat viele Organisationen dazu veranlasst, schneller als geplant zu digitalisieren. Sie hat Teams zur dezentralen Zusammenarbeit gezwungen und gewohnte Arbeitsabläufe auf den Kopf gestellt. Dazu gehört auch die Art und Weise, wie wir Sitzungen organisieren und abhalten. Einige Organisationen fanden in der Krise neue Wege zur Verbesserung ihrer Sitzungsabläufe und lösten damit bereits vorher bestehende Herausforderungen.

Diese Fallstudie zeigt auf, wie Organisationen dank der Meeting Management Software von Sherpany das mobile, ortsunabhängige Arbeiten fördern und gleichzeitig ihre Sitzungsprozesse verbessern. Einer der Kunden, die Sherpany während der Corona-Krise eingeführt haben, ist das Führungsteam des Schweizerischen Bäcker-Confiseurmeister-Verbands (SBC). Der Berufsverband hatte sich bereits zuvor mit der Implementierung einer Meeting Management Lösung befasst und Sherpany evaluiert. Die neuen Herausforderungen in Bezug auf das mobile Arbeiten beschleunigten die Einführung dann stark.

Komplizierte Sitzungsabläufe verursachten Zeitverluste

Eine komplizierte Sitzungsvorbereitung mit hohem Administrationsaufwand führt häufig zu Frustrationen, was auch in der Geschäftsleitung und im 15-köpfigen Zentralvorstand vom SBC der Fall war. Die Führungskräfte mussten stets ihre Sitzungsunterlagen zusammensuchen - über verschiedene Kanäle und in verschiedenen Formaten: Die Agenda als Word-Datei im E-Mail-Postfach, andere Begleitdokumente im verbands-internen Intranet oder gar auf Papier ausgedruckt. Da die Agenda und andere Sitzungsunterlagen jedoch vor der Sitzung laufend angepasst wurden, resultierte eine unübersichtliche Situation und ein administrativer Mehraufwand.

“Es war kompliziert”, sagte uns Frau Gisela Chopard, Finanzverantwortliche und Direktionsassistentin beim SBC. Sie musste jedes einzelne Sitzungsdokument per E-Mail auftreiben und laufend anpassen sowie dafür sorgen, dass alle Dokumente und Teilnehmer stets auf dem neuesten Stand waren. Dies hiess für Frau Chopard ein übervolles E-Mail-Postfach und ein hoher Zeitaufwand, zum Beispiel beim Hochladen von Dokumenten aufs Intranet.

Das Hin- und Herblättern in gedruckten Dokumenten bedeutete während der Sitzung, dass diese länger als nötig dauerten und die Teilnehmer frustriert waren. Das Sitzungsprotokoll führte Frau Chopard in einem Word-Dokument, das dann erst bei der nächsten Sitzung angepasst und genehmigt wurde. Nach den Sitzungen fehlte den Teilnehmern ein klarer Überblick über die zugewiesenen Aufgaben und wer dafür verantwortlich war. Dies erschwerte die Ausführung von Entscheidungen.

Schnelle Einführung dank persönlicher Unterstützung und einfacher Bedienung

In der Corona-Krise war dieser komplizierte und zeitaufwändige Sitzungsprozess dann nicht mehr tragbar. Kritische Entscheidungen (z.B. zu Gehälter, Kurzarbeit, Lehrlingsausbildung) mussten nun zeitnah getroffen werden, wodurch die Führungssitzungen häufiger abgehalten wurden - und wegen dem Lockdown remote per Videokonferenz. Nachdem sie bereits vor der Krise die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von Sherpanys Meeting Management Software gesehen hatten, implementierte die SBC-Geschäftsleitung die Lösung innerhalb weniger Tage.

Laut Frau Chopard “verlief die Implementierung dank des personalisierten Onboardings, der verfügbaren Dokumentation und der Videos reibungslos, und die Einführung zu Sherpany hat auch noch Spass gemacht”. Die Gremienmitglieder schätzten die Möglichkeit, vor der vollständigen Einführung mit den Funktionen von Sherpany experimentieren zu können. Laut der Direktionsassistentin habe die “benutzerfreundliche und logisch aufgebaute Software” viel dazu beigetragen, dass die Umstellung so schnell und einfach über die Bühne ging. Kurze Zeit später folgte dann auch noch der Zentralvorstand.

Bessere Sitzungsvorbereitung und weniger Administrationsaufwand

Die Einführung von Sherpany hat den Sitzungsablauf der SBC-Führungsgremien stark optimiert und produktiver gemacht. Eine der bedeutendsten Verbesserungen besteht darin, dass alle Sitzungsmaterialien an einem zentralisierten Ort untergebracht und strukturiert sind. Die Teilnehmer können die Agenden, Dokumente und Protokolle in Sherpany schnell und einfach finden. Dies ermöglicht eine angemessene Vorbereitung und stellt sicher, dass die Teilnehmer über die gleichen, aktualisierten Informationen verfügen. Der Direktor des SBC, Urs Wellauer, erzählte uns, dass jetzt “alle besser vorbereitet in die Sitzung kommen”. Und in der Sitzung haben immer alle Teilnehmer das richtige Dokument zur Hand.

Für Gisela Chopard, die beim SBC für die administratorischen Belange der Sitzungsorganisation zuständig ist, hat sich das Leben stark vereinfacht. Unsere Software ermöglicht es ihr, die Agenda zu erstellen, Dokumente zu jedem Thema hochzuladen und die Teilnehmer zu benachrichtigen. Sie benutzt das Protokoll-Feature von Sherpany, das mit allen Agendapunkten vorausgefüllt ist. Sie schreibt das Protokoll direkt in Sherpany und veröffentlicht es innerhalb einer halben Stunde nach Beendigung der Sitzung. “Durch die optimierte Erstellung von Agenda und Protokoll sowie die vereinfachte Handhabung von Aktualisierungen spare ich pro Sitzung mindestens einen Arbeitstag ein”, sagte uns Frau Chopard.

Nicht zuletzt wurde auch die Eigenverantwortung für die Umsetzung von Sitzungsbeschlüssen erhöht. In der Funktion “Aufgaben und Entscheidungen” definieren die Teilnehmer, wer für welche Aufgabe bis wann verantwortlich ist - direkt in der Software und ohne komplizierter Excel-Tabellen. Als die Häufigkeit der Sitzungen zunahm, wurde diese Funktion entsprechend wichtiger, um den Überblick zu behalten. Darüber hinaus können Dokumente aus früheren Sitzungen in zukünftigen Sitzungen wiederverwendet werden, und die ursprünglichen Anmerkungen verbleiben auf ihnen - was die Nachverfolgung zusätzlich verbessert.

Bereit für die Zukunft des mobilen Arbeitens

Die Corona-Krise führt zu einer langfristigen Veränderung in der Art und Weise, wie wir arbeiten und miteinander kollaborieren. “Sherpany hat die Digitalisierung des SBC beschleunigt und erlaubt uns das mobile Arbeiten”, sagte Direktor Urs Wellauer. So können die Sitzungsteilnehmer beispielsweise von allen Geräten - Mobiltelefon, Tablet, PC - jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen. Herr Wellauer sieht bereits eine wesentliche Verbesserung der Meeting-Kultur und erklärte, dass er “auch nach der Krise mehr Remote-Sitzungen vorsieht, um Pendelzeiten einzusparen und die Effizienz weiter zu erhöhen”. Dank Sherpany könne man auch diese Art von Sitzungen produktiv vorbereiten, durchführen und nachbereiten.

Da Sherpany als Schweizer Unternehmen die höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards einhält, müssen sich die Gremienmitglieder des SBCs auch nicht um rechtliche Angelegenheiten kümmern. Sie können ihre Informationen - darunter auch sensible Daten - in Sicherheit wissen. Zudem steht bei allfälligen technischen Problemen stets ein Support-Mitarbeiter zur Verfügung.  

Fazit: Die SBC-Führungsgremien sparen Zeit und sind gewappnet für das Zeitalter des mobilen Arbeitens. Von der zentralisierten und strukturierten Dokumentation über verbesserte Vorbereitung bis hin zur schnelleren Veröffentlichung und Genehmigung von Protokollen, dies alles führt zu produktiveren Sitzungsabläufen - unabhängig davon, ob die Sitzungen dezentral durchgeführt werden oder nicht.