Für eines der grössten Unternehmen Grossbritanniens Meetings ins 21. Jahrhundert bringen

W&R Barnett ist das grösste Familienunternehmen in Nordirland und das 48 grösste Privatunternehmen in Grossbritannien. Das Unternehmen, dessen Beteiligungen vom Agrargeschäft bis hin zu Wellpappeverpackungen reicht, hat in den letzten Jahren ein beträchtliches Wachstum verzeichnet - mit einem Rekordumsatz von 1,4 Milliarden Pfund im Jahr 2020. Das bedeutet aber nicht, dass alles glatt vonstatten ging und wie vielerorts hat das Jahr 2020 auch W&R Barnett einige Steine in den Weg gelegt.

Die Unternehmen der W&R Barnett Gruppe sind stark diversifiziert, weshalb das Management der Gruppe als Ganzes keine leichte Aufgabe darstellt. Wegen der Expansion in zahlreiche Länder, Zeitzonen und Branchen wurde es immer schwieriger, die Zügel dieses expandierenden Unternehmens in der Hand zu halten, vor allem natürlich im Vergleich zur Gründungszeit im Jahre 1896. 

Im Jahr 2019 beschloss W&R Barnett die Einführung von Sherpany, um Struktur, Sicherheit und Effizienz in seine formellen Sitzungen zu bringen. Wir trafen uns mit CEO William Barnett, um herauszufinden, wie sich Sherpany auf die Führung des Familienunternehmens ausgewirkt hat. 

Organisation von Sitzungen in einem internationalen Multikonzern

W&R Barnett ist in einer Multikonzern-Struktur organisiert und über eine Reihe von Ländern verteilt. Das bedeutet, dass der Druck und Transport von Dokumenten vor den Sitzungen der obersten Führungsetagen eine Herausforderung darstellte - insbesondere weil die Führungskräfte des Unternehmens häufig am Reisen sind. Ausserdem hat in der gegenwärtigen Situation, in der das mobile Arbeiten die Norm ist, nicht jede Person jederzeit Zugang zu einem qualitativ hochwertigen Drucker. 

Darüber hinaus war die Sicherheit dieser physischen Dokumente ein Grund zur Sorge. W&R Barnett begann damit, verschiedene Optionen zur Digitalisierung der Sitzungen zu überprüfen. William Barnett beschreibt einen der Hauptgründe wie folgt: “Die Vorstellung, dass jemand eine Aktentasche im Zug zurücklässt oder wichtige Managementinformationen verlegt, stand bei der Entscheidung, eine Lösung für das Sitzungsmanagement zu implementieren, im Vordergrund.”

Herausforderungen rund ums Thema Sitzungen überwinden: Die Suche nach einer intuitiven und sicheren Lösung

Die Notwendigkeit, Sitzungsabläufe zu digitalisieren, war für W&R Barnett völlig unbestritten. Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das den gesamten Prozess der Sitzungsorganisation strafft und optimiert. Zudem sollten die Führungskräfte ihre Sitzungsmaterialien auf robuste und digitale Weise verwalten, Dokumente durchsuchen und die Ergebnisse früherer Sitzungen abrufen können. 

Herr Barnett beschreibt die Entscheidung, eine Lösung für das Sitzungsmanagement zu implementieren, wie folgt: “Für uns war es die Möglichkeit, unseren gesamten Aktenschrank überall hin mitnehmen zu können.” Er fuhr fort:

Sicherheit war ein weiterer treibender Faktor im Auswahlverfahren von W&R Barnett. Angesichts einer Reihe externer Boardmitglieder und einem expandierenden Team war es von entscheidender Bedeutung, in der Lage zu sein, verschiedene Informationen mit verschiedenen Interessengruppen innerhalb und ausserhalb der Organisation zu teilen. Herr Barnett erklärte, dass “die Fähigkeit, verschiedene Sicherheitsstufen für verschiedene Benutzende festzulegen, bei der Entscheidung für Sherpany wichtig war. Diese Funktion ermöglicht es uns, die Kontrolle über unsere Managementinformationen zu behalten und nur die wirklich notwendigen Informationen mit Aussenstehenden zu teilen.”

Verbesserung von formellen Sitzungen: Wie W&R Barnett Sherpany einsetzt

W&R Barnett nutzt Sherpany für alle Boardsitzungen und die damit verbundenen Ausschusssitzungen. Die Führungskräfte verwenden die Lösung auch für andere formelle Sitzungen, wenn es mehrere Agendapunkte gibt oder die Ergebnisse der Sitzung dokumentiert werden müssen.

Sobald sich ein Unternehmen für die Implementierung von Sherpany entscheidet, arbeitet unser erfahrenes Customer Success Team mit den Benutzenden zusammen, um einen nahtlosen Übergang zu digitalen Sitzungen sicherzustellen. Dies ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Für eine Organisation wie W&R Barnett, bei der Sitzungen bereits als effektiv angesehen wurden, ging es eher darum, die bereits bestehenden Abläufe an die digitalen Arbeitsweisen anzupassen und zu verbessern.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Sherpany für sein Unternehmen erklärte Herr Barnett:

Aus der Perspektive der Sicherheit gibt Sherpany W&R Barnett die Gewissheit, dass wichtige Managementinformationen vertraulich und sicher behandelt und nur an befugte Personen weitergegeben werden. Die Zentralisierung von Sitzungsmaterialien verringert die Gefahr, dass Personen nachlässig sind und sensible Informationen so in die falschen Hände geraten können.

Sherpany hat die Zeitspanne zwischen der Fertigstellung der Sitzungsmaterialien und der Sitzung selbst verkürzt. Vor der Verwendung von Sherpany mussten die Sitzungsmaterialien von W&R Barnett eine Woche im Voraus fertig gestellt werden, was dank Sherpany auf drei Tage reduziert werden konnte. Dies bedeutet, dass die Sitzungen auf auf der Basis von aktuelleren und genaueren Informationen stattfinden und weniger Änderungen in letzter Minute erforderlich sind. 

Die Boardmitglieder von W&R Barnett begrüssten die Einführung von Sherpany, da sie mit einem sehr geringen Schulungsaufwand verbunden war und sie sofort mit der Nutzung der Software loslegen konnten. Herr Barnett kommentierte dies wie folgt: “Die Software ist sehr intuitiv und unkompliziert, mehr als einige der konkurrierenden Plattformen, die wir geprüft haben. Sherpany ist sehr benutzerfreundlich.” Er fuhr fort: “Die Portabilität von Sherpany ist ein bedeutender Vorteil für unsere Direktor*innen. Die Möglichkeit, mobil  - und selbst offline - auf alle Sitzungsmaterialien zuzugreifen, ist sehr hilfreich.”