Der CEO der Zuger Kantonalbank spart dank Sherpany 6 Stunden pro Woche beim Meeting-Management

Diese Fallstudie wurde im Jahr 2019 veröffentlicht. Zu dieser Zeit war Pascal Niquille CEO der Zuger Kantonalbank.

Meetings sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie helfen Beziehungen zu pflegen, effektive Zusammenarbeit sicherzustellen, Innovationen zu ermöglichen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Es überrascht deshalb nicht, dass Meetings das am häufigsten verwendete Managementinstrument sind. Leider sind sie aber auch eine Quelle der Frustration. Führungskräfte verbringen durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in Sitzungen, was sie davon abhält, ihre eigene individuelle Arbeit zu erledigen. Darüber hinaus betrachten Führungskräfte viele ihrer Sitzungen als unproduktiv und sogar als Zeitverschwendung.¹

Wie können Führungskräfte also ihre Meetings effektiv managen? Der erste Schritt besteht darin, sich der Herausforderungen rund um Führungssitzungen bewusst zu werden. Pascal Niquille, CEO der Zuger Kantonalbank, schätzt, dass er durchschnittlich zwischen 15 und 20 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringt, Vor- und Nachbereitung nicht eingerechnet. Glücklicherweise suchte er nach Wegen, um das volle Potenzial von Sitzungen auszuschöpfen. Der CEO betont die Bedeutung eines produktiven Meeting Managements: “Dies kann durch eine gute Organisation und klare Meetingregeln erreicht werden.” Um produktivere Meetings durchzuführen, haben das Top-Management und andere Führungsteams der Zuger Kantonalbank begonnen, Sherpany einzusetzen.

Die Vorteile von besser strukturierten Sitzungen in der Konzernleitung

Sherpany erwies sich als das am besten geeignete Instrument, um die Meeting Management Herausforderungen zu lösen. Die Software brachte eine viel klarere Struktur in den Sitzungs-Prozess und führte zu einer besseren Gesamtorganisation der Sitzungen. So wurde beispielsweise die Sitzungsagenda mit Sherpany viel klarer. Niquille hebt noch einen weiteren wesentlichen Vorteil hervor: Die Meeting-Lösung verringerte den Verwaltungsaufwand für die Mitglieder der Konzernleitung und ihre Administratoren - Meeting-Materialien werden nun direkt über die Plattform verteilt und mit einem einzigen Klick aktualisiert.

Für Niquille persönlich ist der Hauptvorteil von Sherpany, dass er immer alle relevanten Dokumente auf seinem iPad dabei hat. “Das gibt mir die Freiheit, meine Arbeit wann und wo ich will zu erledigen”, sagt der CEO. Durch die Nutzung einer einzigen Plattform zur Steuerung aller Meeting-Aktivitäten können sich die Führungskräfte der Zuger Kantonalbank nun noch besser auf ihre Sitzungen vorbereiten. Sie können Sitzungsdokumente lesen, Notizen machen, auf Dokumente aus vergangenen Meetings zugreifen und sich jederzeit mit ihren Kollegen austauschen.

Der CEO spart so mindestens 312 Stunden pro Jahr ein

Sherpany hatte einen grossen Einfluss auf die Arbeit der Konzernleitung der Zuger Kantonalbank. Die klarere Meeting-Struktur, reduzierter Verwaltungsaufwand und vereinfachte Vorbereitung verbesserten die Effizienz des gesamten Entscheidungsprozesses.

Diese Aussage zeigt, dass ein ganz besonderer Effekt der Nutzung von Sherpany darin besteht, dass Führungskräfte mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit erhalten. In Zahlen bedeutet dies, dass der CEO der Zuger Kantonalbank während eines Jahres mindestens 312 Stunden Arbeit einspart. Das heisst, dass eine Konzernleitung, in diesem Fall bestehend aus fünf Personen, bis zu 195 Arbeitstage pro Jahr einsparen kann.

Herausforderungen des Bankensektors: Datensicherheit und Agilität

Als Bank hat die Zuger Kantonalbank sehr spezifische Anforderungen an digitale Lösungen wie Sherpany. Wie in vielen anderen Ländern ist in der Schweiz der Finanzsektor eine der am stärksten regulierten Branchen. Bei Sherpany nehmen wir Compliance- und Sicherheitsfragen sehr ernst. Unsere Meeting-Lösung entspricht den DSGVO- und FINMA-Vorschriften und ist vom US CLOUD Act nicht betroffen. Über 60 europäische Unternehmen aus dem Bank- und Finanzsektor vertrauen Sherpany ihre sensiblen und vertraulichen Daten an.

Darüber hinaus sieht CEO Pascal Niquille ein agileres Meeting Management als Antwort auf die heutigen Herausforderungen im Finanzsektor. “Probleme werden komplexer und es wird mehr interdisziplinäres Know-how benötigt”, sagt Niquille. Eine agilere Meeting-Kultur trage zu einer besseren Koordination zwischen den verschiedenen Teams bei. In der komplexen und sich schnell verändernden Finanzbranche sind gute und schnelle Entscheidungen ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Es liegt an den Führungskräften, wie dem CEO, die ersten Schritte auf dem Weg zu einer besseren Meeting-Kultur und erhöhter Effizienz zu unternehmen.

1. Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”,
Harvard Business Review, 2017.