Meeting-Assessment: Vorteile und Methoden

Wer ein Assessment betreibt, gewinnt an sich immer: Entweder man feiert Erfolge oder erhält die Chance, aus Fehlern zu lernen beziehungsweise Prozesse zu optimieren. Da Abläufe naturgemäß nicht perfekt sein können, gibt es dafür immer Potenzial. Dies gilt insbesondere für das Meeting Management – eine Disziplin, von der wir alle stark profitieren können. 

Da Führungskräfte viel Zeit in Meetings investieren, geht es hier um reichlich Geld und unmittelbar um die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Tatsächlich werden die voraussichtlichen Kosten für unproduktive Sitzungen allein in den USA und Großbritannien auf fast eine halbe Billion Dollar pro Jahr geschätzt. 

Trotzdem betreiben die meisten Unternehmen kein Meeting-Assessment. Dabei kann ein konsequentes Meeting-Feedback für den Unternehmenserfolg entscheidend sein. Hinzu kommt, dass Meetings eines der wichtigsten Führungsinstrumente darstellen: Sie bilden das Forum, in dem Strategien entwickelt und Entscheidungen getroffen werden. 

Es ist also Zeit, sich in diesem Artikel genauer mit dem Konzept Meeting Assessment zu befassen und so den Weg zu Verbesserungen freizumachen.

Definition: Dies verstehen wir unter Meeting-Assessment

Es gibt eine Reihe von Synonymen für den Begriff Meeting-Assessment, darunter: 

• Evaluierung der Sitzung 
• Rückblick auf das Meeting 
• Umfrage nach der Sitzung

Alle diese Konzepte zielen auf dasselbe Ziel ab: Es geht darum, zu verstehen, wie gut Ihre Sitzungen funktionieren.

Dies gibt wiederum Aufschluss über mögliche Änderungen und Verbesserungspotenzial.

Prozessbewertung – ein Vorgehen mit reichlich Nutzen

Ohne die Fähigkeit zu messen, wären Wissenschaftler nicht in der Lage, Hypothesen zu testen und Theorien zu entwickeln. Das Gleiche wollen wir für Meetings – ein bislang kaum quantifizierter Bereich – erreichen. Schließlich wissen wir nur mit einer adäquaten Bewertung, wo wir stehen und welchen Kurs es einzuschlagen gilt.

Es ist auch wichtig, den Zweck von wiederkehrenden Sitzungen zu hinterfragen. Wir sollten zum Beispiel den Sinn der Meetings, an denen wir teilnehmen, infrage stellen. Der CEO von New Relic, Lew Cirne, sagt: "Ich frage mich 'Warum?' und ich ermutige meine Manager, ihre Kalender ebenfalls zu hinterfragen."¹

Wenn Sie also nach jeder Sitzung eine Meeting-Bewertung durchführen, können Sie sicher sein, dass Sie aus Ihren Fehlern lernen. Außerdem können sie mit einer funktionalen Methode zur Prozessbewertung den Zweck Ihrer Sitzungen validieren, um in Zukunft Zeitverschwendung zu vermeiden.

Meeting-Assessment: So funktioniert es

Die einfachste Art, eine Sitzung zu beurteilen, besteht darin, eine Umfrage durchzuführen und die Antworten zusammenzufassen. Auf diese Weise können Sie sich ein genaues Bild von der Qualität Ihrer Sitzung machen. Schließlich ist die Meinung einer einzelnen Person oft nicht repräsentativ, doch die zusammengefassten Beurteilungen der Teilnehmenden bilden ein hinreichendes Qualitätskriterium.

Eine effektive Methode für das Meeting-Assessment bildet eine Reihe von Ja/Nein-Fragen, die verschiedene Aspekte Ihrer Sitzung beurteilen. Bei Sherpany verwenden wir die folgenden Fragen, um eine Bewertung der Sitzung durchzuführen:

• Hatte die Agenda klare Ziele?
• War das Material gut zusammengestellt?
• Waren alle gut vorbereitet?
• Waren die Diskussionen konstruktiv?
• Wurden Aktionen und Entscheidungen vereinbart?
• Wurden die Ziele der Sitzung erreicht?
• Haben Sie Ihre Ziele durch die Teilnahme an dieser Sitzung erreicht?

Für jede Sitzung werden die Antworten gruppiert und an den Organisierenden weitergeleitet sowie in Sherpanys Meeting-Lösung gespeichert. Anhand der Ergebnisse lässt sich feststellen, welche Bereiche der Sitzung bereits gut laufen und welche mehr Aufmerksamkeit erfordern. 

Auf diese Weise lässt sich – vorausgesetzt, Sie führen konsequent Umfragen durch – eine Datenbank aufbauen. Diese bietet wiederum eine gute Grundlage für Veränderungen und hilft Ihnen, die Meetings in Ihrer Organisation kontinuierlich zu optimieren.

Meeting-Bewertung: Tipps für die Implementierung

Ähnlich wie eine fundierte Meeting-Vorbereitung und eine Agenda sollte auch das Meeting-Assessment ganz selbstverständlich einen Bestandteil der Sitzungen Ihres Unternehmens bilden. Schließlich gehört es zu einer erfolgreichen Moderation dazu, alle drei Phasen – Pre-, In- und Post-Meeting – zu meistern. 

Es ist ideal, wenn das gesamte Unternehmen Werte wie das Meeting-Assessment lebt. 

Dessen Implementierung lässt sich anhand fünf einfacher Schritte realisieren:

1. Entscheiden Sie, welche Aspekte als Qualitätskriterium relevant sind

In dem bereits erwähnten Beispiel von Sherpany benutzen wir sieben Fragen für ein einfaches Meeting-Assessment. Diese können Sie zur Evaluierung Ihrer Sitzungen verwenden oder für die wichtigsten Bereiche Ihrer Organisation modifizieren.

2. Erstellen Sie einen kurzen Fragebogen

Je kürzer ein Fragebogen ist, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden ihn ausfüllen. Für Sherpany ist sieben die magische Zahl: Mit dieser Menge an Fragen erhalten Sie einen umfassenden Überblick zur Qualität Ihrer Sitzungen, ohne dass der Prozess lästig wird. Wir empfehlen, für jede Frage eine Skala zu verwenden, so dass die Teilnehmenden nur die einzelnen Fragen einstufen müssen, anstatt sich Antworten zu überlegen.

3. Verteilen Sie den Fragebogen

Sie können Ihren Fragebogen einfach per E-Mail an die Teilnehmenden senden, sobald die Sitzung vorbei ist. Anstatt dies manuell zu tun, können Sie auch einfach das kostenlose Meeting-Assessment-Tool von Sherpany verwenden.

4. Aggregieren Sie die Ergebnisse

Wie bei Schritt 3 übernimmt Sherpanys Meeting-Assessment diesen Teil für Sie. Aber wenn Sie es vorziehen, dies manuell zu tun, lässt sich zum Beispiel ein Durchschnitt der Antworten auf jede Frage bilden.

5. Interpretieren und nutzen Sie die Ergebnisse

Was nützt ein Assessment, wenn Sie die Ergebnisse nicht für Veränderungen nutzen? Aus den erhaltenen Antworten lassen sich Lernprozesse ableiten und klare Maßnahmen ergreifen, um zukünftige Sitzungen zu verbessern.

Fazit: Meeting-Assessment als wichtiger Erfolgsfaktor

Wie Sie sehen können, lässt sich ein Meeting-Assessment recht einfach implementieren – und bringt enorme Mehrwerte mit. Es stellt das Mittel dar, um die Sitzungen Ihrer Organisation konsequent zu optimieren. 

Durch die Meeting-Bewertung können Sie Schwachstellen identifizieren und konkrete Schritte zu deren Verbesserung ableiten. Dies führt Sie zu produktiveren Sitzungen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Dadurch wird der Weg zu exzellenten Ergebnissen und einer positiven Unternehmenskultur – die unmittelbar von der Meeting-Kultur abhängt – frei.

¹ 'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.