Informelle Kommunikation: Eine Nebensache mit hoher Bedeutung

Durch das verstärkte Aufkommens des Homeoffices und der Hybridarbeit haben sich die Gewohnheiten am Arbeitsplatz gewandelt. So gehört zum Beispiel die Teilnahme an zahlreichen virtuellen Meetings zur Normalität – die Kommunikations- und Meeting-Kultur hat sich gewandelt und ist deutlich formeller geworden.

Zunächst einmal bringen das Homeoffice und Remote-Working für Arbeitnehmende und Unternehmen Vorteile mit sich, wie diese zentralen Punkte: 

• Für Arbeitnehmende ist die Work-Life-Balance besser zu bewältigen, wenn die Arbeit ortsunabhängig ist.
• Für Unternehmen wirkt es sich positiv auf die Produktivität aus, wenn ihre Mitarbeitenden eine höhere Flexibilität genießen. 

Aber was bedeutet der verstärkte Fokus auf virtuelle Zusammenarbeit für die informelle Kommunikation? Schließlich hat sich ein Großteil der Arbeitsplatzgestaltung in den vergangenen Jahren auf den "informellen Arbeitsplatz" konzentriert. Doch die Welt hat sich inzwischen drastisch von der ständigen räumlichen Nähe entfernt.¹

Tatsächlich übersehen Führungskräfte häufig die hohe Bedeutung informeller Kommunikation, was sich negativ auf die Unternehmenskultur sowie zwischenmenschliche Beziehungen auswirkt.

In diesem Artikel beleuchten wir das Thema informelle Kommunikation näher und erläutern, wie die Kommunikation im Homeoffice und bei hybrider Arbeit sowie die Etablierung einer digitalen Unternehmenskultur gelingen.

Definition: Informelle Kommunikation 

Als “informell” bezeichnen wir jede Form der Kommunikation, die keinen strukturierenden Rahmenbedingungen unterliegt. So fehlen hier – in Abgrenzung zur formellen Kommunikation – zum Beispiel eine Agenda , offizielle Richtlinien und eine Form der Protokollierung. Dabei kann sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation einen informellen Charakter aufweisen. Entscheidend ist allein der freie, nicht an feste Strukturen geknüpfte Ablauf.

Im beruflichen Kontext hat die informelle Kommunikation aufgrund der dadurch getätigten Beziehungspflege durchaus eine hohe Bedeutung. Besitzen Meetings für effektive Kommunikation einen großen Stellenwert, so handelt es sich auch hier häufig um informelle Besprechungen. Damit gemeint ist jede Sitzung, die nicht die klassischen Merkmale eines formellen Meetings aufweist, wie zum Beispiel:

• eine vorsitzende Person 
• eine sorgfältige Planung und Regelung
• ein zuvor festgelegte Agenda  
• ein Sitzungsprotokoll

Beispiele für informelle Kommunikation

Um informelle Kommunikation handelt es sich bei den regelmäßigen 1:1-Gesprächen, zwanglosen Treffen, spontanen Gesprächen wie an der Kaffeemaschine, die berüchtigten "Water Cooler"-Gespräche, Brainstormings , wöchentlichen Teambesprechungen und Besprechungen mit Vorgesetzten. Jene Beispiele informeller Kommunikation sind in jedem Unternehmen an der Tagesordnung, bleiben aber oft unbemerkt. Bei diesen Interaktionen handelt es sich um das Lebenselixier jeder Organisation – hier werden Ideen geboren, entwickelt und verfolgt.

Informelle Kommunikation am Arbeitsplatz: Der Zufall als Bindeglied

Der größte Nutzen informeller Kommunikation lässt sich so zusammenfassen: profitieren von glücklichen Zufällen. So können ungeplante Begegnungen zwischen zwei oder mehreren Personen am Arbeitsplatz von unschätzbarem Wert sein. Im Büro-Kontext geschehen diese zum Beispiel an Kaffeemaschinen, am Wasserspender, in Kantinen sowie an Ein- und Ausgängen – oder gar über das eigentliche Büro-Gebäude hinaus.

Die aus diesen zufälligen Begegnungen hervorgebrachte Kommunikation ist wichtig, um Ideen zu entwickeln und voranzubringen. Außerdem entstehen so starke Bindungen zwischen Mitarbeitenden, die das Teambuilding innerhalb des Unternehmens vorantreiben: Die Qualität der Zusammenarbeit steigt und es entsteht – im besten Fall – ein Umfeld des Vertrauens und der Integration . Somit handelt es sich hier auch um einen wichtigen Faktor für das Mitarbeiterengagement . 

Informelle Kommunikation: So gelingt sie in Ihrem Unternehmen

Diese ungeplante, zwanglose Kommunikation ereignet sich bei virtueller Führung nicht ohne Weiteres. Tatsächlich können Führungskräfte jedoch einiges tun, um auch bei Remote- und Hybrid-Teams davon zu profitieren. Da Gespräche bei der Kommunikation im Homeoffice – aus naheliegenden Gründen – nicht mehr zufällig geschehen, sollten Sie die informelle Kommunikation formalisieren.² 

Um also eine dahingehende digitale Unternehmenskultur zu manifestieren, muss die informelle Kommunikation – wie durch “Coffee Chats”, wöchentliche Team-Meetings oder gemeinsame virtuelle Spiele – bewusst geplant und gestaltet sein. Durch die weltweite Ausweitung des Remote-Workings entstehen dafür sogar eigene Job-Rollen.³

Doch auch Führungskräfte selbst können die richtigen Parameter für eine funktionierende informelle Kommunikation auf Distanz schaffen. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Tipps, wie sich die digitale Unternehmenskultur eben dorthin bewegen lässt:

1. Schaffen Sie offene Kommunikationsforen

Erzwungener Spaß ist ein Widerspruch in sich – schließlich erwächst Spaß niemals aus Zwang. Obwohl sich die informelle Kommunikation also auf die Arbeit bezieht, muss sie sich freier als Ihre formellen Äquivalente anfühlen. So sollten Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen, diese selbst in die Hand zu nehmen und entsprechende Strukturen zu schaffen.

Die Einrichtung von Slack- oder Microsoft-Teams-Kanälen für die informelle Kommunikation ist ein guter Anfang, ebenso die Festlegung regelmäßiger informeller Meetings in den Kalendern Ihrer Mitarbeitenden. Letzteres kann in Form von wöchentlichen Terminen geschehen, im Rahmen derer die Mitarbeitenden Neuigkeiten, Herausforderungen und Lehrreiches aus dem Berufs- und Privatleben – oder sogar Pläne für das Wochenende – austauschen.

Hier sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Übernehmen Sie beispielsweise die Leitung des ersten informellen Meetings und zeigen Sie, wie frei sich der Austausch nutzen lässt. Wenn Ihre Teams Ihre Offenheit bezüglich der Gestaltung wahrnehmen, verspüren sie die Sicherheit, dies in Zukunft genauso zu tun.

2. Legen Sie KPIs für die digitale Unternehmenskultur fest

Eine Kultur zu etablieren, zu wahren und zu pflegen, wirkt sich auf den langfristigen Unternehmenserfolg aus. Nur mit einer Form der Messung wissen Sie, ob Sie hier auf dem richtigen Weg sind. Mithilfe von Leistungsindikatoren für die Unternehmenskultur lassen sich die diesbezüglichen Fortschritte messen. 

Durch Fragen zur Unternehmenskultur in anonymen NPS-Umfragen lässt sich relativ leicht ein Überblick zur diesbezüglichen Stimmung gewinnen. Indem Sie außerdem unternehmensweite KPIs für die Kultur erstellen und kommunizieren, senden Sie auch eine Botschaft an Ihre Teams: Kultur ist wichtig.  

3. Investieren Sie in Beziehungen

Informelle Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle bei der Beziehungspflege zwischen Mitarbeitenden – so verbessert sich der Zusammenhalt. Wenn sich Ihre Teams in Meetings zu 100 % nur auf die Arbeit konzentrieren, entsteht ein sehr zweidimensionales gegenseitiges Bild. Da der Mensch jedoch ein dreidimensionales Wesen ist, begünstigt ein ganzheitliches gegenseitiges Verständnis die produktive Zusammenarbeit. Daher sollte es bei der informellen Kommunikation darum gehen, Erfahrungen auszutauschen – sowohl arbeitsbezogen als auch privat.

4. Schaffen Sie Strukturen

Auch wenn es – angesichts der bereits erwähnten Punkte – kontraintuitiv klingen mag: Informelle Kommunikation braucht eine gewisse Struktur. Auch wenn informelle Meetings locker und weniger geplant ablaufen, sollten einige Normen und Strukturen zu einer gewissen Zielorientierung führen. Eine lockere Agenda und ein übergeordnetes Ziel sind daher unerlässlich, damit die jeweiligen Sitzungen nicht bloß Zeit in Anspruch nehmen. 

Die Crux liegt darin, dass daraus keine Starrheit entstehen darf: Das Ziel eines informellen Meetings kann darin bestehen, ein neues Teammitglied kennenzulernen oder es kann darum gehen, sich auf menschlicher Ebene auszutauschen. Entscheidend ist allein, dass die Sitzungen nicht ins Leere laufen und das “informelle Ziel” – wie banal es auch erscheinen mag – erreicht wird.

Informelle Kommunikation: Wege zu mehr Engagement

Zwanglose, für den persönlichen Austausch reservierte Meetings sind das Mittel, mit dem Führungskräfte informelle Kommunikation in Remote- und Hybrid-Teams etablieren können. Schließlich fördert jene tiefere Verbindungen zwischen Einzelpersonen, die sich auch für die Arbeit selbst deutlich bezahlt machen können. Um die informelle Kommunikation in ihrer jeweiligen Organisation zu formalisieren, sollten Führungskräfte zunächst einmal die Notwendigkeit dafür erkennen. Außerdem steht es im Mittelpunkt, die richtigen Personen zu identifizieren, die für diese Wendepunkte zuständig sein können.

Auf die informelle Kommunikation und eine digitale Unternehmenskultur einzuzahlen, macht sich also deutlich bezahlt. So handelt es sich hier nsbesondere für das Homeoffice um einen nicht zu unterschätzenden Faktor. Kann dieser sogar indirekt in unternehmerische Erfolge verwandelt werden, verdient eine dahingehende Investition einiges an Beachtung – bis zu einer entsprechenden Festlegung eines KPIs.

Zudem erfüllt die informelle Kommunikation auch eine Art von Selbstzweck: So sind Mitarbeitende in erster Linie Menschen – und Glücksmomente gehören zu erfolgreichen zwischenmenschlichen Beziehungen.

¹ ‘ Informal meetings are key to innovative ideas ’, T. L. Desai, Mint, 2019.

² ‘ Informal Communication in an all-remote environment ’, Gitlab, 2021.

³ ‘ New roles created by the remote work environment ’, L. Jones, Building Remotely, 2021.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.