Was macht einen Aufsichtsrat effektiv?

In dieser Podcast-Folge hören Sie:

Gründerin und CEO der Directors Academy, Dr. Viktoria Kickinger, die darüber spricht, was Aufsichtsräte effektiv macht, wie man ein Aufsichtsratsmandat bekommt und wie wichtig kontinuierliche Trainings von Aufsichtsratsmitgliedern sind. Als erfahrenes Aufsichtsratsmitglied mit einer Karriere in großen Staatskonzernen wie beispielsweise der Wiener Staatsoper, ist Dr. Kickinger eine digitale Bildungsexpertin für herausragende Aufsichtsräte. 2013 gründete sie den Directors Channel, einen Online-Fernsehsender für Aufsichtsräte. Drei Jahre später, im Jahr 2016, gründete sie zudem die Directors Academy , ein Portal für Aufsichtsräte.

Erfahren Sie in dieser Podcast-Folge mehr über Aufsichtsräte und ihre Arbeit und profitieren Sie von den persönlichen Erfahrungen und Ratschlägen von Dr. Kickinger darüber, was Aufsichtsräte effektiv macht:

• Aufsichtsräte: Die Rolle und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt
• Die Wichtigkeit kontinuierlicher Weiterbildung
• Exzellente Aufsichtsratssitzungen: Welche Kriterien gibt es für die Sitzungsvorbereitung?
• Experten Ratschlag: Wie werden angehende Aufsichtsratsmitglieder erfolgreich?

Was einen Aufsichtsrat effektiv macht mit Dr. Viktoria Kickinger

Aufsichtsräte: Die Rolle und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt

"Die Rolle des Aufsichtsrats besteht darin, einem Unternehmen, basierend auf der eigenen Führungserfahrung,  einen Gesamtüberblick über den Umgang mit den Finanzen sowie der geschäftlichen Situationen zur Verfügung zu stellen. Es ist wichtig, dass sich der Aufsichtsrat bewusst ist, dass er nicht operativ tätig sein darf. Das heißt, die Aufsichtsräte beraten, sie  kontrollieren auch in gewisser Weise, aber sie dürfen nicht Hand anlegen. Im Augenblick unterliegt die Aufsichtsratstätigkeit einem großen Wandel.

Früher war der Aufsichtsrat jemand, den man gerne viermal im Jahr bei Aufsichtsratssitzungen anwesend hatte. Der heutige Aufsichtsrat ist ein Mehrwert für ein Unternehmen. […] Die heutigen Aufsichtsräte sind bestrebt, sich möglichst weiterzubilden, stets auf dem letzten Wissensstand zu sein. Nicht nur praktisches Wissen oder regulatorisches Wissen, sondern auch Managementwissen. […]
 
Früher hat man das Mandat bekommen, ich würde sagen, von den Großeltern oder vielleicht den  Eltern. Heute sucht man nach ganz speziellen Eigenschaften und Skills. Ich spreche von Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Cyberthemen. Nicht immer sehe ich in meinem Umfeld  Personen mit der notwendigen Qualifizierung. […]

Gibt es Fallstricke, die man vermeiden sollte?

Es gibt drei Fallstricke, die man vermeiden sollte.

Der erste bezieht sich auf die erste Aufsichtsratssitzung. Wichtig ist hier das Verhalten, denn der erste Eindruck ist immer der bleibende. Höflichkeit im Gespräch ist die Grundvoraussetzung für jedes Aufsichtsratsmitglied. Unterbrechen, besser wissen, das kommt nie gut an. Das macht ein Aufsichtsratsmitglied auch nicht sympathisch oder glaubwürdig. Sich der Kommunikationskultur anzupassen ist ein Muss. Das ist ein Fettnäpfchen, in das man nicht treten sollte.

Das zweite Problem, das ich immer wieder sehe, ist eine gewisse Suche nach Bedeutung und Wichtigkeit und sich selbst immer in den Vordergrund zu stellen. In einem Aufsichtsrat treffen wir Entscheidungen im Gremium. Wir haften natürlich jeder einzeln, aber letztendlich sind wir im Gremium verantwortlich. Da gibt es keinen Platz für „Ich“. […]

Der dritte Fallstrick ist einer, der sich durch die gesamte Aufsichtsratstätigkeit zieht: Man muss das Mandat vollkommen ernst nehmen. Ein Aufsichtsratsmitglied, das nicht zu jeder Sitzung erscheint, außer es ist wirklich krank oder tatsächlich verhindert, ist ein schlechtes Aufsichtsratsmitglied. Ich lese sehr oft Geschäftsberichte und darin ist häufig festgehalten, wie oft Aufsichtsratsmitglieder an den Sitzungen teilgenommen haben. Das muss dokumentiert werden. Und es gibt einige Aufsichtsräte, die nur an der Hälfte der Sitzungen persönlich teilgenommen haben. Das ist ein No-Go. Ich würde mich als Unternehmen von einem solchen Aufsichtsratsmitglied verabschieden. Die nehmen das Mandat nicht ernst. Das sind also die drei Fallstricke, auf die jeder Aufsichtsrat achten sollte."

Die Wichtigkeit kontinuierlicher Weiterbildung

"2016 habe ich die Directors Academy gegründet. Sie hat sich sehr rasch entwickelt aufgrund der intensiven Nachfrage unserer Aufsichtsräte. Die Directors Academy ist eine rein digitale Plattform, die den Content für Aufsichtsräte in kurzen, prägnanten Informationsvideos vermittelt. Ein Video ist meistens zwischen drei und viereinhalb Minuten lang. Die Experten der Directors Academy sind führende Experten in Deutschland, die dort ihren Content präsentieren. Wir aktualisieren und expandieren laufend.

Wir haben derzeit sechs Module für sechs unterschiedliche Zielgruppen, vier im Bankensektor und zwei im Unternehmensbereich. Unser stärkstes Modul ist sicher jenes für Aufsichtsräte von Familienunternehmen und wir bauen gerade noch eines für Aufsichtsräte im öffentlichen Sektor.
 

Muss ich schon Aufsichtsratsmitglied sein, um daran teilnehmen zu können? 

Jeder kann Directors Academy nutzen und sich ein Abonnement zulegen. Wir haben einige Mitglieder in unserer Community, die sich mit der Directors Academy auf ihr Mandat vorbereiten, aber drei Viertel in der Directors Academy Community sind tatsächlich als Aufsichtsrat tätig."

Exzellente Aufsichtsratssitzungen: Welche Kriterien gibt es für die Sitzungsvorbereitung?

"Unser Aufsichtsrat trifft sich wieder face-to-face (d. h. nach der Pandemie), weil die Gespräche in Präsenz einfach ganz anders sind als in hybriden Meetings. Aber wenn ein Aufsichtsratsmitglied gerade im Ausland ist oder krank ist, kann man sich hybrid oder via Videokonferenz zuschalten. […]

Eine Sitzung beginnt immer mit der Feststellung der Beschlussfähigkeit und mit der Abnahme des letzten Sitzungsprotokolls. Dann werden die einzelnen Agenda-Punkte abgearbeitet. Es gibt gewisse Geschäftstätigkeiten, die die Zustimmung des Aufsichtsrats erfordern und ohne diese Zustimmung kann der Aufsichtsrat nicht tätig werden.

Wie sieht die Vorbereitung einer Aufsichtsratssitzung aus?

Die ideale Vorbereitung inkludiert das zeitgerechte Versenden der Einladung und der Agenda. Diese sollten mindestens 14 Tage vorher eingehen und zu jedem Tagesordnungspunkt müssen Unterlagen mitgeschickt werden. Es ist eine Unsitte, wenn Berge von Unterlagen an den Aufsichtsrat versendet werden, die niemals alle durchgelesen werden können. […]
 
Ich muss als Aufsichtsrat die Möglichkeit haben, mich im Vorfeld ausreichend zu informieren. Ich muss auch die Möglichkeit haben, dem Aufsichtsrat mit der Unterstützung des Vorsitzenden Fragen stellen zu können. Und in der Sitzung selbst muss das Aufsichtsratsmitglied, das einen Tagesordnungspunkt eingebracht hat, die Möglichkeit haben, Fragen umfassend zu beantworten. […]
 
Die ideale Aufsichtsratssitzung ist eine, in der eine hohe Gesprächskultur herrscht und der Aufsichtsratsvorsitzende in der Lage ist, durchzugreifen sowie ausufernde Ausführungen vorzeitig zu beenden.

Die ideale Aufsichtsratssitzung ist eine, aus der man hinausgeht und sagt ‚Ja, alle Beschlüsse, die gefasst wurden, und alles, was gesagt wurde, kann ich nachvollziehen und ich stehe dazu‘. Und wir sind im Guten zusammengekommen und im Guten auseinandergegangen. Das heißt, Kultur und Wertschätzung sind in diesem Aufsichtsrat in einem hohen Maße vertreten. […]

Ich persönlich bin ein großer Anhänger von digitalen Formaten in Aufsichtsratssitzungen . Ich habe immer mein iPad bei mir. Ich schreibe alle meine Sitzungsprotokolle virtuell. Es wird alles über das iPad gemacht und sofort gespeichert. Das ist eine große Unterstützung für mich, weil ich auch gleich meine Reminder eingeben kann."

Expertenratschlag: Was sollten angehende Aufsichtsratsmitglieder tun, um erfolgreich zu sein?

"Ich empfehle Ihnen, ein professionelles Onboarding in Anspruch zu nehmen, also eine Begleitung der Partner in das erste Mandat. Man sollte sich optimal vorbereiten, die Unterlagen wirklich studieren, die letzten Geschäftsberichte lesen, sich einarbeiten in das Unternehmen und in das Thema.

Man sollte seine Meinung nicht sofort teilen, sollte es erst sacken lassen. Wie funktioniert das Gremium? Wie ist die Gruppendynamik? Aber ich muss mir auch bewusst sein, dass ich Teil des Aufsichtsratsgremiums bin und zu 100 Prozent dafür verantwortlich bin, was ich entscheide und wofür ich stimme."

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Viktoria Kickinger

Über den Autor

Dr. Kickinger ist ein erfahrenes Aufsichtsratsmitglied und eine Expertin in der digitalen Aus- und Weiterbildung von Aufsichtsräten in Deutschland. Dr. Kickinger arbeitete für große Staatskonzerne. 2013 hat sie den Directors Channel gegründet, einen Online-Fernsehsender für Aufsichtsräte und 2016 gründete sie die Directors Academy.