Assistenz der Geschäftsführung: Die Regisseure für den Entscheidungsprozess

Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistent/-in, Sekretär/-in: Dieser Beruf hat heute viele Namen. Aktuell wandelt sich das klischeehafte Bild der traditionellen Chefsekretärin. Die Assistenz der Geschäftsführung spielt eine unverzichtbare Rolle in Unternehmen. Diese Position wird oft unterschätzt, ist aber dennoch von grundlegender Bedeutung für den Entscheidungsprozess und die Effizienz von Managementteams.

Es besteht kein Zweifel daran, dass die tägliche Arbeit der Vorstandsassistenz zahlreiche Herausforderungen aufweist: Wie lassen sich der bestmögliche Service bieten, innovative Lösungen bereitstellen, der Verwaltungsaufwand und das Fehlerrisiko verringern und die Entscheidungsfindung durch nahtlose Unterstützung erleichtern? 
Das ist nicht immer einfach, Hindernisse gibt es zum Beispiel hier:

• Es stehen nur veraltete Methoden zur Verfügung.
• Die Technologie erfüllt den gewünschten Standard nicht.
• Die eigene Zeit fällt zu knapp aus.
• Der Stressfaktor liegt auf einem kritischen Niveau.

Die Problematik, gute Entscheidungen zu treffen , ist tief verankert: Laut einer McKinsey-Studie gehen nur 20 % der Führungskräfte davon aus, dass ihre Organisation bei der Entscheidungsfindung hervorragend ist.¹

Was ist die Ursache dieses Problems? Wie kann die Assistenz der Geschäftsführung in ihrer zentralen Rolle als Vermittlung dazu beitragen, diese Ergebnisse zu verbessern? In diesem Artikel gehen wir auf diese Fragen ein und geben wertvolle Tipps, wie die Vorstandsassistenz in Unternehmen wirklich etwas bewegen kann.

Gelingende Assistenz: Der Weg zu besseren Entscheidungen

Der Entscheidungsprozess eines Unternehmens bildet die Grundlage für seinen Erfolg: Gute strategische Entscheidungen bestimmen die Richtung, welche eine Organisation einschlägt. Diese spiegeln sowohl die eigenen Werte als auch die Ambitionen der Führungskräfte wider. Umgekehrt haben ineffiziente Entscheidungen schwerwiegende Auswirkungen auf die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens. In einem wettbewerbsintensiven und sich ständig verändernden Geschäftsumfeld gibt es kaum Spielraum für langsame Entscheidungen oder schwerwiegende Fehler. Unter anderem so kennzeichnet sich die heutige VUCA-Welt .²

Wie treffen wir nun bessere Entscheidungen ? Eines ist sicher: Um gute Entscheidungen zu erzielen, sollte eine Führungskraft über alle notwendigen Informationen und einen klaren Kontext verfügen. Genau hier kommt die Assistenz ins Spiel. Sie erleichtert strukturiere, fundierte Beschlüsse und überwacht Fortschritte. Wie kann diese also nun Führungskräfte konkret dabei unterstützen, Entscheidungen zu optimieren?

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr.

Entscheidungsfindung: Mangelnde Nachverfolgung als Kernproblem

Wie bereits erwähnt, zeigen sich im unternehmerischen Querschnitt Defizite bei den Entscheidungsprozessen. Schließlich ist nur jede fünfte Führungskraft mit ihnen zufrieden. Warum gestaltet sich dieser strategische Aspekt in vielen Unternehmen so mangelhaft?

Laut einer Studie, die wir unter Führungskräften durchgeführt haben, liegt der Grund dafür in der mangelnden Nachverfolgung früherer Entscheidungen – sie ist oft zu kompliziert und zeitaufwändig. 80 % der befragten Führungskräfte geben an, dass dieses Folgeproblem die größte Schwierigkeit bei der Meeting-Vorbereitung darstellt. Strategische Entscheidungen sind nicht gut dokumentiert, Informationen nicht ohne Weiteres verfügbar und oft auf eine ineffiziente Weise aufbereitet. Dadurch steigt die mentale Belastung, es entstehen Lücken und Fehler. 

Aufgrund dieser Effizienzprobleme gestaltet sich auch die Organisation von Meetings  – meist Aufgabe der Assistenz der Geschäftsführung – kompliziert. Was die Kommunikation der getroffenen Entscheidungen angeht, herrscht oft Verwirrung: Vielfach sind ungeklärte Verantwortlichkeiten der Auslöser dafür.

Schlechte Entscheidungen: Frust für Führungskräfte und die Assistenz

Die Folge einer mangelnden Entscheidungsfindung und Kommunikation bildet häufig eine schlechte Ausführung. Die Ziele werden nicht erreicht oder die Führungskräfte können den Grad ihrer Erfüllung nicht einschätzen.

Dieser Effizienzverlust betrifft sowohl die Führungskräfte als auch ihre Assistenz: Für Erstere hat er geschäftliche Konsequenzen – für die Assistenz fühlt es sich dagegen frustrierend an, nicht zufriedenstellend unterstützen zu können. Oft möchte sie Prozesse verbessern, um die Arbeit der Teams zu erleichtern. In der Realität ist jedoch vieles umständlich: Entweder arbeitet die Assistenz der Geschäftsführung mit unübersichtlichen Papierdokumenten oder die digitale Technik ist für die spezifischen Bedürfnisse nur unzureichend geeignet. Sie unterliegt also der Gefahr einer Überforderung, unter anderem aus diesen Gründen:

• die pure Menge an Arbeit
• ständige Aktualisierungen 
• häufige Änderungen und Unzulänglichkeiten der verschiedenen Tools 
• technische Problemen bei virtuellen oder hybriden Meetings  
• der volle Terminkalender und die hohe Auslastung der Führungskräfte

Es fällt also nicht gerade leicht, bei all dem fundiert, kompetent und zielführend bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Assistenz: Die Regisseure jenseits der großen Bühne

Parallel dazu zeigt sich eindeutig, dass sich die Vorstandsassistenz bei der Entscheidungsfindung in einer Schlüsselrolle befinet. Nehmen wir das Beispiel eines Schauspielers: Um sein Publikum mit seinem komödiantischen, lyrischen oder dramatischen Talent zu begeistern, braucht es eine akribische Vorbereitung seiner Darbietung hinter den Kulissen. Dies inkludiert die Proben, die Zusammenarbeit mit den anderen Darstellern, die Inszenierung, das Management, die Beleuchtung und vieles mehr. 

Eine Führungskraft muss auch "proben", bevor sie in die Phase der Entscheidungsfindung eintritt: Es verlangt nach allen notwendigen Informationen, einer klaren Bühne sowie einem reibungslosen, strukturierten Entscheidungskontext.

Hinter den Kulissen befindet sich die Regieassistenz in der Position, dies alles zu ermöglichen. Sie ist für den reibungslosen Ablauf des Schauspiels, die Proben und das Zusammenspiel der gesamten Besetzung verantwortlich – ein Schlüsselfaktor für den Erfolg also. Gemäß dem geht es auch im Unternehmenskontext um eine effizientere Struktur und die Optimierung der Entscheidungsprozesse.

Die Ursache des Problems: ineffizientes Meeting Management

Eben eine solche Struktur fehlt häufig, so dass es zu diesen Symptomen kommt:

• eine zu wenig strukturierte Agenda
• eine optimierungsbedürftige Entscheidungsfindung
• ein unzureichendes Follow-up

Die eigentliche Ursache des Problems liegt dabei in einem ineffizienten, nicht zielführenden Meeting Management und dem Fehlen einer geeigneten Technologie zur Unterstützung.

So geht es: Die Faktoren für effizientes Meeting Management

Die Grundlagen für ein erfolgreiches Meeting liegen in seiner Vorbereitung, Struktur und Nachbereitung in verschiedenen Phasen. Im Vorfeld ist es wichtig, eine detaillierte Meeting-Agenda aufzustellen, sorgfältig die Teilnehmenden auszuwählen und sie sinnvoll den verschiedenen Agendapunkten zuzuordnen. Außerdem geht es darum, die erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen sowie die asynchrone Kommunikation zu bestimmten Punkten zu fördern. 

Diese Praktiken im Voraus wirken sich bereits auf die Gesamteffizienz aus: Am Tag des Meetings besprechen die Teilnehmenden nur die kritischen Punkte, wobei die Entscheidungsfindung reibungsloser und schneller verläuft. Eine dedizierte Software-Lösung unterstützt dabei: Es wird Protokoll geführt, Aufgaben werden verteilt. Nach der Sitzung sind die Entscheidungen leicht zugänglich und lassen sich überwachen. Schließlich wird nach jedem Meeting ein Feedback eingeholt, das der kontinuierlichen Verbesserung dient.

Gängige Praxis: Es fehlt an Struktur

Das obige Szenario ist ein Beispiel für ein ideales Meeting Management und ein hervorragendes Vorgehen für die Entscheidungsfindung. Leider ist dies in der Praxis nur selten der Fall: In den Sitzungen fehlt eine klare Agenda mit Zielvorgaben für die einzelnen Punkte, die Vorbereitung ist unzureichend, die Diskussionen sind verfahren und es kommt keine wirkliche Entscheidung zustande. Die damit einhergehende Frustration und Zeitverschwendung verstärkt den Mangel an effektiver Entscheidungsfindung nur noch. Wo Führungskräfte bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, wird das Ausmaß des Problems ersichtlich.³

Die Lösung: bessere Entscheidungen durch konsequentes Meeting Management

Moderne Führungskräfte benötigen besser organisierte und produktivere Sitzungen, um in ihrer Rolle als Entscheider zu glänzen. Es braucht auch einen einfachen Zugang zu allen getroffenen Entscheidungen mit Statusaktualisierungen in Echtzeit, um einen Überblick über die Richtung des Unternehmens, den Grad der Zielerreichung und potenzielle Probleme zu gewinnen – so entstehen Lösungen. 

Die Assistenz der Geschäftsführung kann dieses Szenario erwirken, indem sie die richtige Methodik und unterstützende Technologie zum Einsatz bringt. So erhalten die Sitzungen und die Weiterverfolgung von Entscheidungen eine feste, zielführende Struktur – alles auf eine einfache, angepasste und integrierte Weise. Sie werden in der Lage sein, Meetings besser zu organisieren und den Führungskräften Folgendes zu ermöglichen:

• greifbare Ergebnisse 
• eine sinnvolle Nutzung der Zeit
• ein ständiger Überblick über die Entscheidungen
• eine klare Nachverfolgung der Ausführung 
• eine Erhöhung der allgemeinen Effizienz

Es gibt eine Methodik und Technologie für formelle und strategische Meeting. Beide ermöglichen es der Vorstandsassistenz, ihre Ziele zu übertreffen, nützlicher denn je und ein Eckpfeiler der Entscheidungsfindung im Unternehmen zu sein. Die Führungskräfte wiederum werden mit der Entscheidungsqualität ihrer Organisation zufriedener sein, Ziele erreichen und viele Ressourcen einsparen. Bildlich gesehen, geht es um die bestmögliche Regie und Leistung für die unternehmerische Bühne.

¹ ‘Decision making in the age of urgency’, McKinsey & Company, 2019.

² VUCA : Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity 

³ ‘Stop the Meeting Madness’, Harvard Business Review, 2017.

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.