Digitalisierung und Board-Portal: der vollständige Leitfaden

Moderne Aufsichts- und Verwaltungsräte widmen ihren Mandaten viel Zeit und beaufsichtigen ein breiteres Spektrum an Themen als je zuvor. In einer von ständigen Disruptionen und Innovationen geprägten Welt steigen die Erwartungen stetig. Es geht darum, die Unternehmensstrategie und das Risikomanagement aktiv zu überwachen. 

Unter anderem ist Folgendes zu berücksichtigen:

• technologische Entwicklungen

• Handelskonflikte

• regulatorischer Druck 

• das geopolitische Umfeld

• Trends wie Nachhaltigkeit und der Klimawandel

Angesichts der zunehmenden Arbeitsbelastung der Aufsichts- und Verwaltungsräte ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie ihre Effizienz steigern können. Die Digitalisierung der Governance-Prozesse und des Meeting Managements – also die Nutzung digitaler Lösungen anstelle von Papier – ist zu einem wesentlichen Schritt geworden. Nun besteht der nächste große Schritt darin, sich über ein spezielles Board-Portal effektiv zu digitalisieren. In diesem Sinne bietet Sherpany als Lösung vielfältige Möglichkeiten für Aufsichts- und Verwaltungsräte sowie Führungskräfte aller Ebenen.

Dieser Leitfaden erklärt: 

• die wichtigsten Herausforderungen 

• warum papierlose Sitzungen nur der Anfang sind 

• warum eine konsequente Digitalisierung der nächste entscheidende Schritt ist

• was ein Board-Portal ist und welche Vorteile es bietet

• welche spezifischen Vorteile ein Board-Portal für die einzelnen Mitglieder hat

Spezifische Kriterien für die Auswahl eines Board-Portals erfahren Sie hier: Board-Portal: Vorteile und Kriterien für eine fundierte Auswahl

Von der Dematerialisierung zur Digitalisierung: eine unaufhaltsame Entwicklung

Die VUKA-Welt fordert Organisationen weiterhin heraus

In der heutigen Welt – von ständigen Disruptionen und Innovationen geprägt – steht die Unternehmensführung unter ständigem Druck, die Effizienz zu steigern und ein breiteres Spektrum an Themen zu beaufsichtigen.

Heutzutage stehen Aufsichts- und Verwaltungsräte wie auch die von ihnen geleiteten Organisationen vor vielfältigen Herausforderungen, darunter: 

• Veränderungen des geopolitischen Umfelds 

• die stärkere Beachtung von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) 

• Digitalisierung und neue technologische Trends 

• Datensicherheit und Compliance

• neue Regeln für die Führung und die Mission des Unternehmens²

Durch die Folgen der Corona-Pandemie  sahen sich diese Kriterien katalysiert. Wo Unternehmen auf den Wachstumspfad zurückkehren müssen, ist der Beitrag des Aufsichtsrats bzw. Verwaltungsrats von entscheidender Bedeutung.

Diese Themen sollte eine Unternehmensführung daher effektiv angehen. Da sich immer mehr Unternehmen und Volkswirtschaften von der COVID-19-Krise zu erholen beginnen, ist es an der Zeit, sich eingehend mit diesen Themen zu beschäftigen, Führungsteams dahingehend zu unterstützen und sicherzustellen, dass ihre Organisationen widerstandsfähig und wettbewerbsfähig bleiben. 

Dafür sind effiziente und vollständig digitalisierte Governance-Prozesse von entscheidender Bedeutung. Dadurch entstehen eine stärkere Adaptierung an die hybride Arbeitswelt und mehr Flexibilität, während gleichzeitig Sicherheit und Compliance gewährleistet sind. In diesem Sinne ist eine Methodik gefragt, die eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und ein reibungsloses Meeting Management gewährleistet. 

Von der Entmaterialisierung zur effektiven Digitalisierung

Historisch gesehen, haben viele Unternehmen im vergangenen Jahrzehnt die Digitalisierung eingeführt, um ihre Geschäftsabläufe flexibler und wettbewerbsfähiger zu machen. Doch leider haben diese Initiativen selten mit dem Aufsichtsrat bzw. dem Verwaltungsrat begonnen. Die mit deren Tätigkeiten verbundenen Formalitäten und die enge Verbindung zu den Rechtsabteilungen hatten einen eher traditionellen Ansatz verewigt. 

Jedoch haben in jüngster Zeit externe Ereignisse in der Unternehmenswelt die Art und Weise, wie Aufsichtsräte arbeiten und interagieren, radikal verändert. Dies hat zu einer schnellen, aber nicht sorgfältig geplanten Entmaterialisierung geführt. Tatsächlich waren Aufsichts- und Verwaltungsräte innerhalb von kurzer Zeit dazu gezwungen, digitale Alternativen zu vertrauten Prozessen anzunehmen. Sitzungen wurden dabei virtuell und häufiger, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Dematerialisierung ist nicht gleich Digitalisierung

Die große Mehrheit der Unternehmen musste – aufgrund der überstürzten Umstellung auf Remote-Arbeit während der Pandemie – ihre Führungsetagen papierlos machen. Und in diesen zwei Jahren haben wir alle viel gelernt. Die meisten Aufsichts- und Verwaltungsratssitzungen lassen sich nun remote oder hybrid abhalten. Dokumente werden in das PDF-Format gescannt und per E-Mail verschickt, anstatt die Papierversion zu verwenden, was effizienter und nachhaltiger ist. Die Zusammenarbeit zwischen den Ratsmitgliedern kann nun online über kollaborative Tools erfolgen. Die Unternehmensführung nutzt verschiedene Tools, um der neuen Normalität gerecht zu werden. 

Die Entmaterialisierung ist ein erster ermutigender Schritt in die Zukunft. Dematerialisiert zu sein bedeutet jedoch nicht, digitalisiert zu sein, und bringt für sich allein Probleme mit sich. Hier sind sie:

• Die Vielzahl an Tools führt zu Silodenken und Informationsverlust. Das Vorbereiten und Kommentieren von PDF-Dokumenten vor einer Sitzung erfordert viel Arbeit. Für den Vorsitzenden kann das Sammeln von Informationen und deren rechtzeitige Verteilung an alle Mitglieder zu einem echten Problem werden, wenn nicht eine zentrale Plattform zur Verfügung steht. 
  
  Das Gleiche gilt für die Erstellung der Agenda und die Sammlung/Freigabe von Themen. Häufig führen kurzfristige Ergänzungen und mehrfache Aktualisierungen zu Unklarheiten und erschweren die Vorbereitung. Die Kommunikation zwischen  den Administratoren ist nicht zentralisiert und findet per E-Mail, Instant Messaging und Telefon statt – Informationen gehen verloren.
  
  Dagegen ermöglicht es nur eine zentrale Lösung, effektiv asynchron zusammenzuarbeiten und Aufsichtsrats- sowie Verwaltungsratssitzungen effizient vorzubereiten. Während der Sitzung alles in derselben Lösung vor Augen haben, erleichtert die Entscheidungsfindung.

• Die Entmaterialisierung geht mit Sicherheitslücken einher: Es vergeht kaum eine Woche, in der man nicht von einem Cyberangriff auf ein Unternehmen hört. In der Regel führt dies zu einem Datenleck, das einen Schneeballeffekt auslöst: Die Aktienkurse fallen, der Ruf der Marke wird beschädigt und die Kompetenz der Unternehmensführung wird in Frage gestellt – im schlimmsten Fall werden Klagen erhoben. Ganz zu schweigen von den finanziellen Folgen...
  
  Nimmt man die größten Unternehmen, die in den vergangenen Jahren betroffen waren – wie Target (2013), Sony (2014), Yahoo (2016), Equifax (2017), Maersk (2017), Marriott (2018) und Capital One (2019) – , so haben diese Angriffe jeweils zwischen 200 und 400 Millionen US-Dollar gekostet. Zudem wurden in den meisten Fällen Mitglieder der Geschäftsleitung entlassen.³ Bei kleinen und mittleren Unternehmen kann dies sogar zum Bankrott führen.
  
  Daher hängt das langfristige Überleben eines Unternehmens – unabhängig von seinem Industriesegment oder seiner Größe – von einem effektiven Risikomanagement ab. Da Aufsichts- und Verwaltungsräte die sensibelsten Angelegenheiten des Unternehmens verwalten, müssen sie dieses Thema sehr ernst nehmen und die technologischen Lösungen sorgfältig auswählen.
  
  Es sind sich wahrscheinlich alle einig, dass, E-Mails, Telefonanrufe, Postbriefe und Chats in dieser Hinsicht nicht die zuverlässigsten Lösungen darstellen. Nur eine zentralisierte, sichere und dedizierte Software kommt als Antwort auf die zunehmenden Bedrohungen in Frage.

Digitalisierung von Aufsichts- und Verwaltungsräten: Der Schlüssel zu einer effektiven und nachhaltigen Unternehmensführung

Die VUKA-Welt überrascht uns immer wieder und heute ist es angebracht, die Entmaterialisierung der Aufsichts- und Verwaltungsräte durch die Digitalisierung fortzusetzen.

Deren Mitglieder müssen sich Herausforderungen stellen, kritische Fragen beantworten und sich an die neue Normalität des hybriden Arbeitens anpassen. Um mit all diesen Aspekten umzugehen, zählen die folgenden Aspekte: 

• die Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen

• die effektive asynchrone Kommunikation zwischen den Mitgliedern

• Entscheidungsfindung und Nachverfolgung von Aufgaben und Aktionen 

• eine flexible, sichere und konforme Arbeitsumgebung 

• die effiziente Verwaltung von Dokumenten (Agenden, Protokolle, Anmerkungen usw.)

Daher ist die Nutzung eines Board-Portals heute eine Notwendigkeit, um die Führung der Zukunft zu sichern. Eine spezielle Meeting Management Lösung wie Sherpany erfüllt alle diese Anforderungen. Unsere Software wurde speziell für Verwaltungs- und Aufsichtsräte sowie geschäftsführende Direktoren (Level C bis C-n) entwickelt, berücksichtigt deren spezifische Anforderungen und bietet eine umfassende Methodik in einer zentralisierten, sicheren sowie rechtskonformen Lösung . 

Im nächsten Abschnitt erläutern wir ausführlich, was ein Board-Portal ist und wie es die Digitalisierung des Boards umfassend unterstützt.  

Was ist ein Board-Portal?

Als sich in den 1990er-Jahren das Internet verbreitete, begannen fortschrittliche Board-Mitglieder darüber nachzudenken, wie sie Prozesse optimieren könnten, auch wenn die Technologie begrenzt war. Erst um die Jahrtausendwende wurde das erste elektronische Board-Portal offiziell auf dem Markt eingeführt. Heute gehört ein solches beinahe zur Grundausstattung. Dennoch glauben viele, dass sie sich mit anderen digitalen Lösungen wie gescannten Dokumenten, kollaborativen Tools, Online-Meeting-Tools und E-Mails zufrieden geben können.

Doch wie wir gesehen haben, reicht der Einsatz unzähliger digitaler Lösungen bei weitem nicht aus, um wirklich effizient und fit für die Anforderungen von heute und morgen zu sein. Stattdessen erleichtert ein Board-Portal die Zusammenarbeit effizient und erfüllt Sicherheits- sowie Compliance-Ansprüche . Es kann auch als VR-Portal oder Lösung für papierlose Verwaltungsräte bezeichnet werden. 

Ein solches Portal optimiert Sitzungen, indem es dedizierte technologische Unterstützung  bietet – bei der Vorbereitung, während der Sitzungen und in der Nachbereitung. Dadurch wird die Gesamtleistung der Meetings gesteigert und die Entscheidungsfindung sowie Nachbereitung verbessert, was Unternehmen effizienter macht. 

Ein Board-Portal ermöglicht die Zentralisierung aller Prozesse in einem einzigen konformen und sicheren Tool:

• die digitale und sichere Verwaltung von Dokumenten 

• flexible und transparente asynchrone Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern  

• Online-Abstimmung (digitale Umlaufbeschlüsse) 

• das Erstellen von einer Agenda und das Anfertigen von Sitzungsprotokollen, die den Standards entsprechen 

• Organisation von Sitzungen (Vorbereitung, Durchführung der Sitzung und Nachbereitung) 

• eine bessere Entscheidungsfindung und die Verfolgung von Aufgaben und Aktionen im Zeitverlauf

Indem Sie mit einem Board-Portal alle Prozesse transparent, zentral und flexibel verwalten, können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: zusammenzuarbeiten und Entscheidungen zu treffen, die für die Zukunft der Organisation von entscheidender Bedeutung sind. 

Für jedes Unternehmen erleichtert das richtige Board-Portal die Kommunikation, verbessert die Entscheidungsfindung sowie die Führung der Mitglieder und verschafft einen Wettbewerbsvorteil. Heutzutage ist – wie wir gesehen haben – die Digitalisierung von Aufsichts- und Verwaltungsräten zu einer Notwendigkeit geworden.

Im nächsten Abschnitt können Sie einen Leitfaden herunterladen, in dem die Vorteile eines Board-Portals ausführlich erläutert werden. Dort vertiefen wir auch die Vorteile in Bezug auf die verschiedenen Rollen im Aufsichtsrat (Vorsitzender, Mitglied, Assistenz), damit diese spezifischer ersichtlich werden. Diese Rolle gelten auch genauso für Verwaltungsräte.

Die Vorteile eines Board-Portals

Im folgenden Leitfaden erfahren Sie, wie ein Board-Portal Ihre Unternehmensführung heute und in Zukunft – durch mehr Flexibilität und Effizienz – erfolgreicher machen kann. Wir werden die folgenden Fragen beantworten:

• Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Board-Portals?

• Welche spezifischen Vorteile hat die Nutzung für die einzelnen Beteiligten?

¹ “ The postpandemic board agenda: Redefining corporate resilience ”, McKinsey & Company, 2021.

² “ Five Challenges Facing Today’s Board Chair: Insights from FTSE Chairs ”, Alice Breeden & Will Moynahan, Heidrick & Struggles.

³ " Warum und wie sich der Vorstand mit Cybersicherheit befassen sollte ", Bilan, 2020 (Original auf Französisch).

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.