Energiemarkt Deutschland: Die Folgen der Digitalisierung und die neue Meeting-Kultur

Die Energieunternehmen in Deutschland haben aktuell einen mannigfaltigen Wandel zu bewältigen. So muss sich die Branche aufgrund von Herausforderungen – wie der Energiewende und dem Ausbau der Infrastruktur – ein Stück weit neu erfinden. 

Als übergreifender Aufgabenkomplex zeigt sich dabei vor allem die Digitalisierung der Energiewirtschaft : Hier geht es unter anderem um funktionale Informationsflüsse und Transparenz in den Prozessen. Außerdem erfordert es effektive Zukunftsstrategien und die Antizipation künftiger Entwicklungen.

Darüber hinaus fungieren die Auswirkungen von Lockdowns als Katalysator einer digitalen Transformation des Energiemarkts . Mehr und mehr kommt es für die Energieunternehmen in Deutschland auf eine Roadmap für Geschäftsmodelle an, um Veränderungsprozesse möglichst im ganzen Unternehmen erfolgreich einzuleiten und umzusetzen.

Dr. Annette Risi: Die Transformation im Fokus

Bei diesen Themen verfügt Dr. Annette Risi über umfangreiches Wissen. Bei der BayWa r.e. AG ist sie für die Organisation und das Change-Management verantwortlich. Auch aufgrund ihrer ausgeprägten Consulting-Erfahrung und ihres Wissens bei der Entwicklung von Strategien zeigt sich Dr. Annette Risi als ausgemachte Expertin für die Digitalisierung von Unternehmen . 

Im Interview mit Sherpany gibt Dr. Annette Risi Auskünfte über die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Bewältigung des Lockdowns und den Umstieg auf Telearbeit. Dabei spielen auch neue technische Entwicklungen und die Implementierung digitaler Tools Schlüsselrollen.

Darüber hinaus kommt Meetings – als zentrales Element für die Entscheidungsfindung – im Transformationsprozess eine entscheidende Funktion zu. So treten Themen wie virtuelle Führung und hybride Meetings zunehmend in den Fokus. Mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen sind in diesem Bereich dedizierte Lösungen gefragt – das Interview. 

Wie hat die BayWa r.e. den Lockdown und das verstärkte Aufkommen der Remote-Arbeit erlebt? Was wurde vereinbart?

Dr. Annette Risi: Technisch lief die Umstellung auf Remote-Arbeit glatt, dennoch war es auf psychologischer und sozialer Ebene fordernd. Grundsätzlich waren wir bei BayWa r.e. schon ziemlich fit in Sachen „Remote Work“. Mobiles Arbeiten war bereits Teil unserer Kultur und daher lief die Umstellung in Bezug auf Technologie und Infrastruktur reibungslos. Allerdings müssen wir – wie die meisten Unternehmen weltweit – lernen, zu reflektieren und uns fragen, welche Auswirkungen diese sich ständig verändernde Umwelt auf Arbeitsstandards und -richtlinien hat. 

Wir sind eine globale Unternehmensgruppe, die auf fünf unserer sieben Kontinente vertreten ist – jede Einheit hat ihre eigenen regionalen und kulturellen Besonderheiten. Dank unserer dezentralen Organisation waren unsere Unternehmen schnell in der Lage, sich mit eigenen Initiativen an die Situation anzupassen, z. B. mit konkreten Regelungen für die Arbeit von zu Hause. Im Moment arbeiten wir daran, wie wir interne erfolgreiche Initiativen skalieren, um von den lokalen Erfahrungen in der Gruppe zu profitieren. Das werden wir für unsere „ hybride Zukunft “ co-kreativ und iterativ tun.

Haben die Homeoffice-Arbeit oder eine hybride Organisation die Herangehensweise der BayWa r.e. an Meetings verändert?

Dr. Annette Risi: Ja, auf jeden Fall. Viele Meetings und sogar globale Summits wurden virtuell durchgeführt. Dadurch konnten viel mehr Menschen daran teilnehmen und zu den Themen beitragen. Tools für die Zusammenarbeit wie z.B. Mural als digitales Whiteboard oder Slido als Q&A-Tool, die früher als "nice-to-have" galten, werden immer mehr zum Standard bei der Arbeit. Darüber hinaus hat sich unser CO2-Fußabdruck verbessert.

Durch das mobile Arbeiten und die flexiblen Arbeitszeiten mit weniger Geschäftsreisen ergeben sich auch für berufstätige Mütter und Väter neue berufliche Chancen, da es die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessern kann – sofern eine Betreuung der Kinder vorhanden ist und nicht wie in Corona-Zeiten teilweise ausfällt. 

Die Digitalisierung verändert auch die Energiewirtschaft. Von welchen technischen Entwicklungen versprechen Sie sich besonders viel – im Hinblick auf Produktivität, Effizienz und Agilität? 

Dr. Annette Risi: Die Digitalisierung bietet Chancen, aber auch Herausforderungen für die Energiewirtschaft. Wir betreuen mehrere hundert Wind- und Solarparks auf der ganzen Welt für unsere Kunden. Angesichts unserer Größe spielen digitale Tools für uns bei der Betriebsführung dieser Anlagen eine immer wichtigere Rolle. 

Im Solar-Großhandelsbereich setzen wir seit einigen Jahren verstärkt auf leistungsfähige ERP-Systeme sowie auf digitale Planungstools und Webshops.

Sowohl die digitale Anlagen-Betriebsführung als auch die Umstellung auf Planungstools und Webshops im Solar-Großhandel waren notwendig, um Produktivität und Effizienz zu steigern und unseren zukünftigen Geschäftserfolg zu ermöglichen.

Aber auch bei der internen Zusammenarbeit können digitale Tools wie MS Teams oder SharePoint die Effizienz und Produktivität steigern. Bereits vor der Pandemie haben diese die Zusammenarbeit verbessert, wenn beispielsweise Bildschirminhalte geteilt werden oder Mitarbeitende zur gleichen Zeit im selben Dokument arbeiten können.   

Wir planen weitere Tools für die Steigerung der Produktivität und für effizientere Zusammenarbeit zwischen Teams einzuführen, z. B. im Projekt-/Vertrags- und Lieferantenmanagement. Es gibt gute Lösungen auf dem Markt, die optimierte Prozesse unterstützen. 

Transparenz und funktionale Informationsflüsse sind für jede Organisation wichtig – die Energiewirtschaft bildet da keine Ausnahme. Wie managt die BayWa r.e. dies im Hinblick auf die Digitalisierung? 

Dr. Annette Risi: Auch wenn wir uns im letzten Jahr weniger persönlich gesehen haben, wurden die Bedeutung und die Auswirkungen des "menschlichen Aspekts" viel deutlicher.

Unser Intranet und unsere Kommunikationstools haben dabei eine wichtige Rolle gespielt. Es bildeten sich Gemeinschaften und Menschen aus der ganzen Welt nahmen teil, um unseren Spirit aufrechtzuerhalten und individuelle Erfahrungen auszutauschen. Namen wurden mit Gesichtern verbunden und so entstand das Gefühl, dass wir nicht allein sind.

Darüber hinaus hat unser Management damit begonnen, unsere Führungskräfte in aller Welt monatlich von München aus in speziellen Sessions mit aktuellen Informationen zu versorgen.

Welche Rolle spielen Meetings bei der Abstimmung aller Beteiligten? Welchen Stellenwert haben virtuelle Meetings ?

Dr. Annette Risi: Virtuelle Treffen machen die Teilnahme und den Zugang viel einfacher. Wir haben festgestellt, dass viele Dinge, für die wir eine Reise in Erwägung gezogen haben, online durchgeführt werden können. Das wird unsere Arbeitsweise in Zukunft verändern. 

Allerdings müssen wir auch neu lernen, im virtuellen Raum noch produktiver zu arbeiten. Es bedarf einiger zusätzlicher Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass alle mitmachen und in gleicher Weise eingebunden werden – unabhängig ob im Besprechungsraum physisch anwesend oder eingewählt – und alle ihren Beitrag leisten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass jemand auf der Strecke bleibt.

Was erwarten Sie sich persönlich von einem Meeting, an dem Sie teilnehmen oder das Sie organisieren?

Dr. Annette Risi: Jeder hat eine bestimmte Rolle – entweder man wirkt aktiv mit oder nimmt etwas aus dem Meeting mit, um seine Themen voranzubringen. Jedem Teilnehmenden muss aufgrund der Kommunikation im Vorhinein eines Meetings klar sein, warum er oder sie teilnimmt und welche Rolle er oder sie dabei einnimmt.

Je nachdem wie umfangreich die Themen eines Meetings sind, sollte vorab eine Agenda an alle Teilnehmenden verschickt werden. Die Teilnehmenden des Meetings können dann besser abschätzen, ob und inwiefern eine Vorbereitung ihrerseits nötig ist. 

Am wichtigsten ist jedoch das Ziel bzw. den erhofften Outcome eines Meetings entweder im Vorhinein oder zu Beginn eines Meetings zu kommunizieren.
 
Am Schluss eines produktiven Meetings sollte klar festgelegt werden, wie es weitergeht – also welche Teilnehmenden welche Aufgaben erledigen müssen, um ein Thema oder Projekt voranzubringen. Gegebenenfalls ist ein neuer Termin nötig, der bestenfalls direkt vereinbart wird.

Annette Risi

Über den Autor

Dr. Annette Risi ist seit 2018 als Director Corporate Organisation & Change für die Organisationsentwicklung der BayWa r.e. Gruppe verantwortlich. Zuvor unterstützte sie weltweit Unternehmen in ihrer Entwicklung im Rahmen der Strategie- und Transaktionsberatung bei Bain & Company und Arthur Andersen.