Inklusive Meetings: Wegbereiter für Vielfalt und gute Ideen

Meetings waren schon immer der Ort, an dem die Organisationskultur gelebt wird. Diese hat sich im vergangenen Jahrzehnt jedoch unvorstellbar verändert und weiterentwickelt. Heute sind virtuelle Meetings gang und gäbe, über geografische Grenzen und Zeitzonen hinweg – und mit unterschiedlichen Hintergründen. Und in einigen Fällen sind Meetings das einzige Forum für eine Zusammenarbeit in Echtzeit geworden – vieles deckt die asynchrone Kommunikation ab. 

All dies stellt Führungskräfte vor die Herausforderung, dass in Meetings möglichst alle Beteiligten ihr Fachwissen einbringen und sich Gehör verschaffen müssen. Um dies zu erreichen, sollten sie eine möglichst integrative Kultur pflegen. 

Denn ohne Inklusivität in Meetings riskieren Führungskräfte, die für das Unternehmensleben so bereichernde Ideenvielfalt zu verlieren – eben sie bildet einen vielfach unterschätzten Faktor. Zahlen belegen dies: Laut einer Studie von McKinsey & Co. schneiden Unternehmen mit Geschlechtervielfalt um 25 % besser ab als andere, bei ethnischer Vielfalt beläuft sich dieser Wert sogar auf 36 %.¹ Diversität in Unternehmen ist also von hohem Wert: Organisationen haben intelligente Leute nicht in ihren Teams, um einen Teil von ihnen zu ignorieren. 

Dieser Artikel gibt Führungskräften konkrete Schritte an die Hand, um inklusive Meetings zur Norm zu machen, so dass jeder Einzelne sein volles Potenzial einbringen kann.

Der Zusammenhang zwischen Meetings, Inklusion und Erfolg 

Bevor wir uns damit befassen, wie sich eine inklusive Kultur gestalten lässt, wollen wir uns kurz mit dem Zusammenhang zwischen Meetings und Inklusion befassen. Meetings sind der Ort, an dem Diversität in Unternehmen zum Ausdruck kommt – und laut Harvard Business Review "verfehlen Führungskräfte nach unseren Erkenntnissen oft das Ziel".²

Ebenso überschätzen Führungskräfte häufig ihre Fähigkeiten zur Leitung von Meetings und erkennen nicht, welchen Einfluss sie auf die Teilnehmenden und deren Engagement haben. Ohne dieses Verständnis gelingt es Führungskräften oft nicht, einen sicheren Raum für alle Beteiligten zu schaffen, so dass sie ihre Sitzungen nicht inklusiv gestalten können. 

Nach Angaben des Weltwirtschaftsforums "findet es fast die Hälfte (45 %) der weiblichen Führungskräfte in den USA schwierig, in virtuellen Meetings das Wort zu ergreifen". Da ein Großteil der Welt mittlerweile Remote- und Hybrid-Meetings als Standard betrachtet, sollte der Fokus umso mehr auf Inklusion und Diversität liegen.³ Verstärkt wird dies dadurch, dass es aus dem Homeoffice generell schwerer fällt, physische und soziale Signale zu deuten.

Auf diese Weise fallen Meetings bestenfalls reduktionistisch aus, da ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen in einer vitalen Mischung aus verschiedenen Persönlichkeiten liegt. Laut dem Professor und Meeting-Experten Dr. Steven Rogelberg sind gut umgesetzte Sitzungen "der Schlüssel zu Mitarbeiterengagement, Innovation, Produktivität und Teamarbeit. " 

Dagegen beeinträchtigt mangelnde Diversität in Unternehmen die Fähigkeit, gut informierte Entscheidungen zu treffen. Laut Christian Casal, ehemaliger Leiter von McKinsey & Co in der Schweiz, sollten in einer Sitzung unterschiedliche Stimmen vertreten sind. Wirklich wertvoll und zielführend seien Diskussionen erst, wenn wirklich unterschiedliche Ansichten zum Vorschein kommen. In anderen Worten: Mit Diversität in Sitzungen gelingt eine bessere Entscheidungsfindung. Meetings mit einem inklusiven Charakter schaffen gleiche Bedingungen für alle, wobei Führungskräfte auch Vertrauen in eher introvertierte Personen aufbauen, welche wiederum ihr Fachwissen besser einbringen können.

So werden inklusive Meetings zur Norm

Inklusive Meetings finden dann statt, wenn es sich jeder Teilnehmende zutraut, zu den Diskussionen hinlänglich beizutragen. Es obliegt Führungskräften, sich emotional intelligent zu zeigen und möglichst allen Beteiligten gute Bedingungen zu bieten. Hier finden Sie einige einfache Möglichkeiten, um inklusive Meetings und Diversität in Ihrer Organisation zur Norm zu machen:  

1. Stellen Sie Ihre Vorurteile infrage

Eine integrative Kultur beginnt bei einem selbst und möglichst frei von etwaigen Vorurteilen. Wer eher extroviert ist und sich ohne Schwierigkeiten in Sitzungen einbringt, kann zum Beispiel die Perspektive wechseln: Wie mag es sich wohl anfühlen, aus einer eher zurückhaltenden Kultur zu kommen oder mit weniger Selbstvertrauen ausgestattet zu sein? Mit verschiedenen Sichtweisen fällt es leichter, einen ausgewogeneren Ansatz für möglichst inklusive Meetings zu erarbeiten.  

2. Bereiten Sie Ihre Sitzungen gründlich vor

Der Erfolg eines Meetings hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab. Diese sollte möglichst alle Teilnehmenden individuell berücksichtigen. Es empfiehlt sich, die Agenda im Voraus zu erstellen und zu verteilen. So können alle Beteiligten vor Beginn asynchron ihre Beiträge leisten. Wer eher introvertiert ist und die eigenen Beiträge gerne im Voraus erarbeitet, profitiert besonders davon. Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen: 

• Wer kann voraussichtlich die besten Beiträge zu den einzelnen Agendapunkten leisten? 

• Wen sollten Sie aktiv nach der Meinung fragen? 

• Können Sie insbesondere introvertierte Teammitglieder bereits vor der Sitzung über beitrags-relevante Themen informieren? 

• Gibt es eine Brainstorming-Methode beziehungsweise eine Moderationstechnik wie Brainwriting , um diese Teilnehmenden stärker einzubeziehen? 

3. Schaffung eines Umfelds der psychologischen Sicherheit 

Wenn Sie Inklusivität und Diversität in Ihrem Unternehmen fördern möchten, sollten die Meeting-Teilnehmenden mit einem guten Gefühl das Wort ergreifen können. Psychologische Sicherheit ist also von entscheidender Bedeutung, damit möglichst alle Meinungen zum Ausdruck kommen. Andernfalls gehen Stimmen unter und Teams werden für schädliche Phänomene wie Gruppendenken anfällig. 

Es gibt unter anderem die folgenden Möglichkeiten, ein Gefühl der psychologischen Sicherheit zu vermitteln:

• eine herzliche Begrüßung für einen angenehmen Start

• Legen Sie die Meeting-Regeln zu Beginn klar fest. Laut “The Development Guild" hilft dies ungemein. Sinn hat zum Beispiel dies: sich nicht zu unterbrechen oder gleichzeitig zu reden; sich selbst stumm zu schalten, wenn man nicht spricht; alternativen Perspektiven den Vorzug zu geben.⁴ 

• Ermutigen Sie die Teilnehmenden zu Feedback, damit Sie sich als Leitender weiterentwickeln können. 

4. Moderieren! 

Eine wichtige Methode, Sitzungen inklusiver und diverser zu gestalten, besteht darin, sie aktiv zu moderieren. Dominieren bestimmte Personen die Diskussionen? Sprechen manche überhaupt nicht? Die Sitzungen sollten nicht aus dem Ruder laufen und Personen mit viel Fachwissen auf keinen Fall von lauteren Stimmen übertönt werden. Laut “TED Ideas” balanciert ein klar benannter Moderator die Zeit besser aus und bringt eine Reihe von Perspektiven hervor.⁵

Dies ist eine gute Gelegenheit, die Vorbereitung Revue passieren zu lassen und zu elaborieren, wer zu den einzelnen Agendapunkten am besten beitragen kann.

5. Rotieren Sie die Rollen bei jeder Sitzung

Es gibt einige Rollen , die bei jeder formellen Sitzung erfüllt sein sollten. Oft melden sich bestimmte Personen freiwillig, um diese Posten zu besetzen. Integrativer ist es jedoch, Personen zufällig Meeting-Rollen zuzuweisen. Dies ermöglicht eine inklusive Kultur, mehr Ideen und Abwechslung: Einige Personen kommen aus ihrer Komfortzone und für gewöhnlich sehr dominante Teammitglieder halten sich eher zurück – es entsteht eine bessere Balance.

6. Transparenz der Entscheidungen 

Für Führungskräfte empfiehlt es sich, Ihre Teams in Ihre Denkprozesse einzubeziehen. Mit genügend Offenheit können diese stärker am Entscheidungsprozess partizipieren und die Zustimmung fällt größer aus. So erfahren die Mitarbeitenden auch mehr Wertschätzung und deren Feedback kann direkt in den Entscheidungsprozess einfließen. 

Deshalb sollte eben dieser möglichst transparent sind, unter anderem mit diesen Informationen:

• die Beteiligten, die einbezogen werden

• die möglicherweise erforderlichen Genehmigungen

• der einzuhaltende Zeitplan

• die Kommunikation der Ergebnisse

Sie können auch in Erwägung ziehen, für komplexe Entscheidungen ein klar definiertes Framework zu verwenden. Dies erhöht die Transparenz und fördert eine integrative Kultur weiter. 

Inklusive Meetings: mehr als ein "nice to have" 

Fest steht: Meetings sind entweder der Anfang oder das Ende der Ideenvielfalt in Ihrer Organisation. Wenn Sie diese inklusiv gestalten, heißen Sie nicht nur alle Stimmen in der Diskussion willkommen, sondern vermeiden auch destruktive Phänomene wie Gruppendenken. 

Es bietet sich also an, Inklusivität in Meetings und damit auch Diversität im Unternehmen zu fördern. Oftmals reichen bereits kleine Schritte aus, um die Perspektive von Diskussionen vielfältiger zu gestalten, mehr und bessere Ideen zu generieren sowie zu fundierten Beschlüssen zu gelangen. Zudem begünstigen Faktoren wie psychologische Sicherheit, Mitarbeiterengagement und Wohlbefinden nicht nur eine inklusive Kultur, sondern steigern auch nachweisbar die Performance. 

Im Idealfall öffnen inklusive Meetings also das Tor zum gesamten Potenzial, das die Talente in einem Unternehmen zu bieten haben. So oder so bilden sie ein lohnenswertes Ziel und einen Türöffner für Diversität – auch im Hinblick auf Ideen und kreative Ansätze.

¹ “Diversity wins: How inclusion matters”, McKinsey & Company, 2020. 

² “How to Overcome Your Fear of Speaking Up in Meetings”, T. Besieux, A. C. Edmondson, and F. de Vries, HBR, 2021.
 
³ “Why women don’t speak up on Zoom calls - and why that’s a problem”, N. Merchant, World Economic Forum, 2021.
 
⁴ “How to lead inclusive meetings”, The Development Guild, 2022. 

⁵ “How to have more inclusive meetings over Zoom”, D. Chugh, TED Ideas, 2020. 

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.