Warum sollten Sie in eine Meeting-Management-Lösung investieren?

Die Welt der Software as a Service (SaaS) ist in den vergangenen zehn Jahren explodiert. Vor fünf Jahren nutzten Unternehmen im Durchschnitt 16 Cloud-Anwendungen – heute sind es bereits 110.¹ Viele verlassen sich auf mehrere Software für verschiedene Aufgaben. Jedoch wäre es aus Effizienz- und Übersichtsgründen sinnvoller, zu konsolidieren und sich auf weniger Lösungen zu verlassen.

Dabei stellt die Investition in eine Software immer eine wichtige Entscheidung dar: Jede organisatorische Veränderung kann eine Herausforderung sein. Unternehmen müssen sich an neue Tools zunächst adaptieren, was wiederum Kosten verursacht – sowohl menschliche als auch wirtschaftliche. 

Glücklicherweise überwiegen die Vorteile bei weitem die Probleme, wenn die entsprechende Lösung zielführend ist. So stellen beispielsweise die Effizienzgewinne im Meeting Management, welche sich durch Sherpany erzielen lassen, einen enormen Mehrwert für Unternehmen dar. 

Dieser Artikel geht der Frage auf dem Grund, warum Führungskräfte in Sherpany investieren sollten. Er gibt eine einfache, rationale Erklärung für die Vorteile und erleichtert Ihnen die Entscheidung für eine adäquate Lösung. 

Was ist Sherpany? 

Das Unternehmen Sherpany ist ein Anbieter von Meeting-Management-Lösungen und war ein Pionier bei der Etablierung von Meeting Management als Disziplin im Unternehmenskontext. 

Die gleichnamige Software unterstützt den gesamten Meeting-Prozess: Sie hilft Organisationen dabei, den Ablauf – von der Erstellung der Agenda bis zur Verteilung der Sitzungsprotokolle und der Erfassung des Meeting-Feedbacks – holistisch zu verwalten. Unser zentralisierter und dezidierter Ansatz für formelle Meetings ist revolutionär, denn lange Zeit waren Meetings für die meisten Führungskräfte ein blinder Fleck. Laut Professor Steven G. Rogelberg, einem der führenden Experten der Meeting-Wissenschaft, haben 75 % von ihnen keine formale Schulung zu Sitzungen und deren Leitung erhalten.²

Was sind die Vorteile der Nutzung von Sherpany? 

Lassen Sie uns die Vorteile von Sherpany in drei Schlüsselbereichen untersuchen:

1. Wirtschaftlicher Nutzen 

Meetings stellen eine enorme zeitliche und damit auch finanzielle Investition dar. Allein in Deutschland werden wurden laut einem Doodle-Report im Jahr 2019 mehr als 64 Milliarden € jährlich für schlecht organisierte Sitzungen verschwendet. Für die Schweiz beläuft sich dieser Wert auf mehr als 32 Milliarden CHF. In Deutschland wurden nahezu 5 Milliarden Stunden verschwendet und in der Schweiz immerhin 58,5 Millionen Stunden. 

Die Teilnahme von Mitarbeitenden, deren Anwesenheit nicht erforderlich ist, untergräbt nicht nur deren guten Engagement , sondern führt für das jeweilige Unternehmen auch verschwendete Gehaltskosten mit sich. 

Darüber hinaus verursachen Sitzungen, die ihre Ziele nicht erreichen – oder gar kein Ziel haben – Opportunitätskosten: Sie benötigen wertvolle Ressourcen, die zur Unterstützung echter, greifbarer Ergebnisse mit ROI eingesetzt hätten werden können. Schließlich stehen auch Sitzungen (oder Diskussionen in Sitzungen), die zu lange dauern oder vom gewählten Thema abweichen, für eine ineffizente Nutzung von Zeit. 

Sherpany basiert auf jahrzehntelanger Erfahrung und führenden Forschungsergebnissen auf dem Gebiet der Meeting-Wissenschaft. Unsere Software beinhaltet Funktionen, die sowohl die Effizienz als auch positive menschliche Verhaltensweisen fördern. Unsere Lösung geht diese Herausforderungen auf verschiedene Weise an: 

• Die Sitzungen haben einen klaren, kommunizierten Zweck.

• Die Teilnehmenden weisen in jeder Sitzung klare Rollen und Verantwortlichkeiten auf.

• Die Meetings sind in einzelne Agendapunkte mit einem individuellen Ziel, einem Leitenden und einer zugewiesenen Zeit aufgeteilt.

• Die Sitzungen sind ergebnisorientiert, d. h. die Diskussionen konzentrieren sich auf das, was erreicht werden soll. 

• Die Gestaltung verläuft dynamisch, d.h. die Teilnehmenden nehmen nur an den Agendapunkten teil, für die ihr Fachwissen oder ihr Beitrag erforderlich ist. 

• Das Meeting-Feedback ist in den Gesamtprozess integriert und hilft Ihnen, Meetings auf der Grundlage der Erfahrungen Ihrer Teams kontinuierlich zu verbessern. 

Auf diese Weise reduziert Sherpany verschwendete Sitzungszeit , da nur wirklich benötigte Personen an fokussierten Diskussionen beteiligt sind, welche wiederum klare, greifbare Ergebnisse liefern und den Unternehmenszielen dienen. Sacha Gerber, CFO der Calida Gruppe , erklärt, wie Sherpany dies erreicht: “Der konstante Austausch mit anderen Mitgliedern während der Vorbereitung ist sehr wichtig, um die Fragestellungen bereits zu kennen. Dieses Alignment schafft Raum für vertiefte Diskussionen im Meeting selber.”

Sherpany bietet auch wirtschaftliche Vorteile in Form von schnelleren Entscheidungen, wie Prof. Dr. Hanns-Peter Knaebel, ehemaliger CEO der Röchling-Gruppe , bestätigt: "[Mit Sherpany] Entscheidungen können viel schneller getroffen werden und müssen nicht verschoben werden, weil Informationen nicht zur Verfügung stehen."

Das Meeting Management ist klar, mit eindeutigen Zwecken verbunden und führt zu wirklichen Ergebnissen. 

Des Weiteren hat die Benutzerfreundlichkeit von Sherpany zur Folge, dass es kaum Schwierigkeiten bei der Implementierung gibt, wodurch einer der größten üblichen Kostenfaktoren eines neuen SaaS-Tool bereits hinfällig ist. Rainer Baumann, COO der Migros Gruppe , ging so weit zu sagen: "Für mich als Digital Native ist es [Sherpany] schon fast zu einfach [zu bedienen]." 

2. Vorteile für Sicherheit und Compliance 

Sicherheit ist ein wachsendes Anliegen von Führungskräften in aller Welt. Schließlich sind Daten angesichts des rasanten technologischen Wandels zum wertvollsten Gut der Welt geworden. Die Notwendigkeit, Informationen zu schützen, ist daher größer denn je. Dies wird durch Prognosen untermauert, wonach der globale Markt für Informationssicherheit bis Ende 2022 voraussichtlich 200 Mrd. USD pro Jahr übersteigen wird.

Da Meetings von einer höchst sozialen Natur sind, kommen in ihnen viele "menschliche" Aspekte des Unternehmenslebens zum Tragen. Dies ist aus der Perspektive der Sicherheit besorgniserregend, da 95 % der Verstöße gegen die Cybersecurity auf menschliches Versagen zurückzuführen sind. Hinzu kommt, dass formelle Meetings oft auf sensible Informationen angewiesen sind – wie Finanzprognosen für eine Vorstandssitzung. Wenn diese in die falschen Hände geraten, könnte das für die betroffene Organisation katastrophale Folgen haben. 

Bildlich gesprochen, ist Sherpany das Äquivalent zu einem Banktresor, wenn es um die Sicherheit und Compliance von Meeting-Informationen geht. Sherpany bietet eine durchgängig verschlüsselte und zentralisierte Speicherung von Meeting-Informationen mit geo-redundanten Servern in der Schweiz. Damit beseitigt unsere Software viele der menschlichen Fehler, die so kostspielig sein können. Außerdem sind Unternehmen durch Sherpany nicht mehr auf E-Mails und Kollaborationsplattformen angewiesen, um mitunter sensible Informationen und Daten zu teilen. 

Darüber hinaus gibt die lange Liste der Sicherheitszertifizierungen von Sherpany Führungskräften die Gewissheit, dass ihre wertvollsten Ressourcen in sicheren Händen sind. Zudem garantieren unsere regelmäßigen, unabhängigen Sicherheitsaudits und Penetrationstests, dass Sherpany durchgängig hohe Sicherheitsstandards garantiert. 

3. Nutzen für die Unternehmenskultur

Fest steht: Schlechte Meetings können eine schwer zu überwindende Toxizität erzeugen, welche die Produktivität, die Kreativität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden beeinträchtigt. Indem Sherpany Ihrem Unternehmen "gute Meetings" ermöglicht, trägt es also auch maßgeblich zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Dies kommt besonders bei hybriden Arbeitsweisen , wenn die Kultur oft am anfälligsten ist, zur Geltung. 

Laut unserem CEO, Tobias Häckermann, sind Meetings in dieser "neuen Normalität" der Ort, "an dem Ihre Unternehmenskultur lebt, wächst oder stirbt". Sherpany zielt darauf ab, die positiven menschlichen Verhaltensweisen zu unterstützen, von welchen Meeting-Erfolge und die Zufriedenheit der Teilnehmenden abhängen. Dadurch steigert sich die Produktivität und die Meeting-Kultur  wendet sich zum Positiven. 

Sherpany ermöglicht es Ihnen auch, Feedback in Ihre Meeting-Prozess einzubauen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeitenden ehrliche und anonyme Angaben zu den einzelnen Meetings machen. Dadurch wird ersichtlich, wie gut Ihre Organisation in den jeweiligen Meetings abschneidet. Dies kann besonders wirkungsvoll sein, da frühzeitige Korrekturmaßnahmen nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch kulturellen Aspekten zugute kommen. 

Investieren Sie in Ihre Meetings – lieber früher als später 

Meetings wurden viel zu lange vernachlässigt – dabei bilden sie einen entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg. Die Nutzung von Sherpany stellt daher eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens dar. Indem Sie zuvor ungenutzte Möglichkeiten aktivieren, verschaffen Sie sich einen entscheidenden Vorteil.

Wenn Sie also entschlossen handeln und eine speziell entwickelte Meeting-Management-Lösung einsetzen, können Sie das volle Potenzial Ihrer Meetings ausschöpfen und unzählige, weitreichende Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen. Die Frage sollte also lauten: Wann fangen auch Sie damit an, in Ihre Meetings zu investieren?

^{1 '}Average number of software as a service (SaaS) applications used by organizations worldwide from 2015 to 2021', L. S. Vailshery, Statista, 2022. 

²  'Why Your Meetings Stink – and What to Do About It', Steven G. Rogelberg, HBR, 2019.

³'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

⁴ 'Cyber Security Market Size, Share & Trends Analysis Report', Grandview Research, 2022.

⁵ '134 Cybersecurity Statistics and Trends for 2021', R. Sobers, Varonis, 2021.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.