KI im Meeting-Bereich: Was sie leisten kann – und was nicht

Angesichts des rasanten technologischen Fortschritts sind Führungskräfte ständig auf der Suche nach neuen und innovativen Möglichkeiten, um die Effizienz zu verbessern und Geschäftsabläufe zu rationalisieren. 

Künstliche Intelligenz (KI) zeigt sich da vielversprechend: Sie revolutioniert ganze Branchen, auch Meetings: Von der Terminierung und Planung über die Erstellung von Notizen bis hin zur Analyse – KI ist im Begriff, die Art und Weise, wie wir Meetings führen, zu verändern und sie effizienter als je zuvor zu gestalten. 

Auch wenn es Elemente eines Deus ex Machina gibt, wird künstliche Intelligenz die menschliche Natur von Meetings nicht vollständig ersetzen können. Vielmehr sollte sie die menschlichen Komponenten, die Meetings zugrunde liegen, verstärken – Gutes noch besser machen und dabei helfen, suboptimale Umstände auszuloten. Es geht darum, KI bewusst und selektiv einzusetzen und nicht einfach "auf den Zug aufzuspringen". 

In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten für KI in Meetings ein und geben Aufschluss darüber, welche Elemente des maschinellen Lernens sich effektiv nutzen lassen. Wir umreißen auch die menschliche Seite von Meetings, damit KI zielgerichtet zum Einsatz kommen kann.

Was ist maschinelles Lernen?

Maschinelles Lernen (ML) bezeichnet die künstliche Wissensgenerierung. Dabei lernt eine künstliche Intelligenz aus Beispielen, welche sie schließlich durch Deep Learning (DL) verallgemeinern kann. Es können mehrere Modelle, Techniken sowie Technologien und Informationen – inklusive Statistiken – zum Einsatz kommen. Darauf basierend erstellen Algorithmen schließlich Analyse-Modelle, die Trainings-und Testdaten gegenüberstellen.

Diese Meeting-Herausforderungen kann KI lösen

Meetings sind ein wesentlicher Aspekt moderner Unternehmen, aber sie bringen oft eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Von schlechter Organisation bis hin zu mangelnder Beteiligung – Meetings können eine Quelle der Frustration und Zeitverschwendung sein. KI-Tools haben das Potenzial, einige davon zu überwinden.

Hier sind die häufigsten Herausforderungen in Meetings, bei deren Bewältigung künstliche Intelligenz helfen kann:

1. Schlechte Organisation: Eine der größten Herausforderungen bei Meetings ist die Organisation. Oft gibt es keine klare Agenda , und die Teilnehmenden wissen nicht, worum es in dem Meeting geht oder was von ihnen erwartet wird. Künstliche Intelligenz kann bei Agenden, Meeting-Erinnerungen und sogar der Zuweisung von Aufgaben an Teilnehmende unterstützen.

2. Mangelndes Engagement: Viele Meetings leiden unter mangelndem Engagement , da die Teilnehmenden abschalten oder sich nicht an der Diskussion beteiligen. KI-gestützte Tools können dazu beitragen, das Engagement zu erhöhen, indem sie interaktive Elemente wie Echtzeit-Abfragen, Quizfragen und virtuelle Whiteboards bereitstellen. Diese Tools unterstützen dabei, dass sich die Teilnehmenden während des gesamten Meetings engagieren und konzentrieren.

3. Zeitmanagement: Meetings dauern häufig zu lange, was zu Frustration und Produktivitätsverlust führt. Künstliche Intelligenz kann funktionales Zeitmanagement  fördern, indem sie klare Anfangs- und Endzeiten für das Meeting festlegt und die für die einzelnen Agendapunkte aufgewendete Zeit erfasst. Dies kann helfen, das Meeting auf Kurs zu halten und zu garantieren, dass alle wichtigen Themen in der vorgesehenen Zeit behandelt werden.

4. Sprachbarrieren: In globalen Organisationen können Sprachbarrieren in Meetings eine große Herausforderung darstellen. KI-gestützte Tools stellen Echtzeit-Übersetzungsdienste für Teilnehmende, die verschiedene Sprachen sprechen, bereit. So lässt sich garantieren, dass alle in vollem Umfang an dem Meeting teilnehmen und ihre Ideen einbringen können.

5. Informationsüberflutung: Teilnehmenden haben häufig Mühe, mit der Menge – der in Meetings präsentierten – Informationen Schritt zu halten. Künstliche Intelligenz kann helfen, die Informationsflut  zu bewältigen, indem sie automatische Notizen  und Zusammenfassungen erstellt. So fällt es den Teilnehmenden leichter, die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting zu erfassen und zu verinnerlichen.

6. Vorurteile und Diskriminierung: Inklusive Meetings sind für den Erfolg jeder Organisation entscheidend, wobei unbewusste Vorurteile und Diskriminierung eine Herausforderung darstellen. KI-gestützte Tools können dazu beitragen, Vorurteile abzubauen, indem sie objektives Feedback und Analysen liefern. So können KI-Tools beispielsweise die im Meeting verwendete Sprache analysieren, um potenzielle Voreingenommenheiten zu erkennen oder diskriminierende Formulierungen aufzuzeigen.

7. Folgemaßnahmen und Verantwortlichkeit: Nach dem Meeting mangelt es oft an Folgemaßnahmen und Verantwortlichkeit, wobei Aufgaben unerledigt bleiben und kein klarer Plan für die nächsten Schritte vorliegt. Hier kann künstliche Intelligenz automatisch Aufgaben zuweisen und Fortschritte aufzeigen. So lässt sich garantieren, dass wichtige Aufgaben erledigt werden – und jeder um seine eigene Verantwortung weiß.

Wie KI bei Meetings konkret unterstützen kann

Der Aufstieg der Technologien des maschinellen Lernens ist kometenhaft: Die seit langem versprochene "vierte industrielle Revolution" scheint endlich da zu sein. Sie schließt die Möglichkeit ein, Aspekte der Arbeit zu automatisieren – vom Schreiben von E-Mails bis zum Lesen von Gesichtern für biometrische Sicherheit. 

Werfen wir einen Blick auf einige der Möglichkeiten, wie sich KI in Meetings einsetzen lässt:

Terminierung und Planung

Zu denen zeitaufwendigsten Aspekten eines Meetings gehören die Terminierung und Planung: Die Koordinierung von Terminen und Verfügbarkeiten kann eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem, wenn die Teilnehmenden in verschiedenen Zeitzonen leben oder sich überschneidende Verpflichtungen haben.

Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, diesen Prozess zu vereinfachen, indem sie die Terminplanung automatisiert. Tools wie x.ai und Clara nutzen natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um den Kontext von E-Mail-Konversationen zu verstehen: Sie können Meetings im Namen ihrer User planen. Das bedeutet, dass sie alle Teilnehmenden nahtlos zu einem Meeting hinzufügen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Darüber hinaus berücksichtigen KI-gestützte Tools die Verfügbarkeit und Präferenzen der einzelnen Teilnehmenden und schlagen Meeting-Zeiten vor, die allen passen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Terminkonflikten und Absagen in letzter Minute.

Notizen und Transkriptionstools

Weitere wichtige Aspekte bei Meetings bilden Notizen und Transkriptionen. Manuelle Notizen können jedoch zeitaufwändig sein, wobei ungenaue Aufzeichnungen und Transkriptionsfehler nicht auszuschließen sind.

KI-gestützte Transkriptionstools wie Otter.ai und Rev transkribieren Meetings automatisch und erstellen schriftliche Notizen, was die manuelle Erstellung von Notizen überflüssig macht. Diese Tools nutzen eine fortschrittliche Spracherkennungstechnologie, um jedes während des Meetings gesprochene Wort genau zu erfassen.

Darüber hinaus können KI-gestützte Transkriptionstools auch die Sprecher identifizieren, wodurch es einfacher wird, Kommentare und Ideen dem richtigen Teilnehmenden zuzuordnen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern garantiert auch, dass die Aufzeichnungen genau und zuverlässig sind.

Analyse- und Zusammenfasser-Tools

Nach einem Meeting beginnt die eigentliche Arbeit erst: Die Teilnehmenden müssen die Notizen durchsehen und Folgemaßnahmen zu den besprochenen Themen ergreifen. Notizen zu überprüfen und zu analysieren, ist jedoch häufig ein zeitaufwändiger Prozess.

KI-gestützte Analyse-Tools wie Workfit und Fireflies können Meeting-Notizen automatisch analysieren und wichtige Aktionspunkte sowie nächste Schritte identifizieren. Diese Tools nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache, um wichtige Themen sowie Schlüsselwörter zu identifizieren und dann eine Zusammenfassung zu erstellen.

Darüber hinaus können KI-gestützte Analyse-Tools auch Muster und Trends in Meeting-Notizen erkennen, z. B. wiederkehrende Probleme oder Themen. Dies unterstützt  Organisationen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung ihrer Meeting-Prozesse zu treffen.

Virtuelle Assistenten

KI-gestützte virtuelle Assistenten wie Amazon Alexa und Google Assistant werden ebenfalls eingesetzt, um Meeting-Prozesse zu optimieren. Diese Tools lassen sich nutzen, um Meetings zu planen, Erinnerungen zu versenden und sogar Notizen für User zu erstellen.

Virtuelle Assistenten können auch in andere KI-gesteuerte Tools – wie zur Transkription oder Analyse – integriert werden, um ein nahtloses und integriertes Meeting-Erlebnis zu ermöglichen. 

Die menschlichen Grundlagen von Meetings mit KI

Inmitten des technologischen Fortschritts darf die menschliche Komponente beim Einsatz künstlicher Intelligenz in Meetings nicht übersehen werden.

Als elementar erweist es sich, die von KI-Systemen gewonnenen Erkenntnisse zu interpretieren und adäquat anzuwenden. Künstliche Intelligenz kann riesige Datenmengen verarbeiten und wertvolle Empfehlungen geben, aber es liegt am Menschen, diese Informationen zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Menschliches Urteilsvermögen, Kreativität und kritisches Denken sind unerlässlich, um die von der KI generierten Erkenntnisse – im Kontext der Ziele und Werte des jeweiligen Unternehmens – zu interpretieren.

Zwischenmenschliche Beziehungen

Die menschliche Komponente spielt auch eine entscheidende Rolle, um sinnvolle Verbindungen zu fördern und Beziehungen zwischen Meeting-Teilnehmenden auszubauen. KI-Tools erleichtern zwar die Kommunikation und rationalisieren Prozesse, aber sie können die Nuancen der menschlichen Interaktion nicht ersetzen. Empathie, emotionale Intelligenz  und aktives Zuhören sind grundlegende menschliche Eigenschaften, die zu einer effektiven Kommunikation und zum Verständnis in Meetings beitragen.

Außerdem bleibt die Fähigkeit, sich in Meetings zurechtzufinden und die dortigen Dynamiken zu erkennen, eine Kernkompetenz für Führungskräfte.

Bewährte Meeting-Praktiken

Die menschliche Komponente ist dafür verantwortlich, die Agenda festzulegen, Ziele zu definieren und zu garantieren, dass die KI-Systeme auf den Zweck des jeweiligen Meetings abgestimmt sind. Während künstliche Intelligenz bestimmte Aufgaben automatisieren kann, müssen Menschen die strategische Richtung vorgeben und den Rahmen festlegen, innerhalb dessen die KI arbeitet. 

Wenn es nämlich Unzulänglichkeiten bei Meeting-Zielen, der Formulierung effektiver Agenden und der Meeting-Leitung  gibt, wird KI diese wahrscheinlich nur noch verschlimmern. Diese Bausteine müssen solide sein, bevor Sie sich für die Implementierung einer künstlichen Intelligenz für Meetings entscheiden.

KI in Meetings: Ergänzung und Hervorhebung für menschliche Fähigkeiten

Künstliche Intelligenz hat ein enormes Potenzial, Meetings zu optimieren. Wo die menschliche Komponente immer eine wichtige Rolle spielen muss, lässt sich das maschinelle Lernen dazu nutzen, repetitiv oder unnötig mühsame Prozesses zu optimieren. 

Indem wir gezielt Komponenten des KI-Universums in unsere Meetings einbeziehen, ist es möglich, mehr Raum für die Aspekte des Unternehmenslebens zu schaffen, die nicht automatisiert werden können: Menschliche Kreativität, emotionale Intelligenz, Beziehungen und Problemlösungen . Sie alle lassen sich durch den geschickten Einsatz von KI noch hervorheben. So bildet künstliche Intelligenz nicht etwa eine Alternative zu menschlichen Qualitäten, sondern kann diese gezielt unterstützen und komplementär zu ihnen wirken.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.