Meeting-Feedback: Nehmen Sie Ihren Erfolg (oder Misserfolg) unter die Lupe

In den letzten zehn Jahren sind unsere Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu messen und mit Hilfe dieser Daten zu optimieren, exponentiell gewachsen. Wir sind jetzt in der Lage, die Leistung verschiedener Initiativen, Kampagnen und Projekte auf eine Weise zu überprüfen, die wir uns nie hätten träumen lassen.

Die meisten unserer Geschäftsprozesse werden heute unter die Lupe genommen und rigoros untersucht, um die optimale Vorgehensweise zu finden und damit Gewinne zu steigern und Kosten zu reduzieren. Eine ausführliche Untersuchung der MIT Sloan Management Review hat ergeben, dass die Art und Weise, wie die Unternehmensleistung gemessen wird, “datengesteuerter, flexibler, kontinuierlicher und entwicklungsorientierter” ist und “den Schwerpunkt auf technologiegestützte, kontinuierliche Verbesserung legt”.¹ 

Leider bleiben Meetings oft aussen vor. Stattdessen werden Geschäftsmeetings als notwendiges Übel betrachtet, als etwas, das Führungskräfte einfach ertragen müssen. So bleibt die Meeting-Kultur und deren Leistung unbeachtet und unbewertet, was dazu beiträgt, dass ein blinder Fleck im Unternehmen entsteht oder weiter besteht. Das ist Wahnsinn, denn laut einer Studie halten sage und schreibe 79 % der Führungskräfte ihre Meetings für unproduktiv.² Damit Unternehmen in unserer zunehmend herausfordernden Welt gedeihen können, muss sich dies ändern, und Meeting-Feedback ist der Schlüssel dazu. 

In diesem Artikel werden wir uns mit dem Konzept des Meeting-Feedbacks und seiner Rolle befassen. Wir zeigen auf, wie Sie konstruktives Feedback geben, erhalten und nutzen können, um den ersten Schritt zur Optimierung Ihrer Meetings zu machen. 

Was ist Meeting-Feedback? 

Meetings sind das mächtigste Führungsinstrument einer Führungskraft. Darin werden Ideen und Wissen ausgetauscht und Projekte und Initiativen vorangetrieben. 

In diesem Zusammenhang ist das Meeting-Feedback wie eine Lupe. Es ermöglicht Führungskräften zu verstehen, in welchen Bereichen ihre Meetings gut laufen und wo Verbesserungen möglich sind. Das Meeting-Feedback liefert eine optimale Übersicht darüber, wo es in der Meeting-Kultur Risse gibt oder wo eine Änderung der Vorgehensweise notwendig sein könnte. Somit nimmt es in der Nachbereitung neben dem Ergebnisprotokoll eine entscheidende Rolle ein.

Im Wesentlichen ist Meeting-Feedback der Mechanismus, mit dem Führungskräfte beginnen, die Leistung ihrer Meetings anzuerkennen. Denn ansonsten bleibt diese unbemerkt. Aber wobei handelt es sich bei Meeting-Feedback genau? 

In einer idealen Welt sollte dieses Feedback anonym gegeben werden, damit die Teilnehmenden ihre Eindrücke so ehrlich wie möglich mitteilen können. Wenn es richtig gesammelt wird, sollte das Meeting-Feedback einen kristallklaren, detaillierten Überblick darüber geben, wie es ist, an einem Ihrer Meetings teilzunehmen. 

Nun mag dies ein wenig einschüchternd klingen – besonders für Organisationen, die es nicht gewohnt sind, die Leistung ihrer Meetings zu bewerten . Dennoch ist es absolut notwendig, um den Meeting-Wahnsinn in Ihrer Organisation zu beenden. Meeting-Feedback ist der erste mutige Schritt auf dem Weg zur erhöhten Meeting-Produktivität.

Warum ist Meeting-Feedback geben so wichtig? 

Nun, da wir wissen, was Meeting-Feedback ist, warum sollte es Sie interessieren? 

Das Sammeln von Meeting-Feedback ist die einzige Möglichkeit, die Produktivität Ihrer Meetings zu verbessern. Ohne Feedback könnte eine Führungskraft davon ausgehen, dass ihre Meetings erfolgreich sind, während sie in Wirklichkeit weniger gut abschneiden als gedacht. Viele Führungskräfte verlassen sich auf das blosse Augenmass, während eigentlich eine Lupe erforderlich wäre. Indem Sie Feedback von Ihren Meeting-Teilnehmenden einholen, können Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie Ihre Meetings ablaufen, anstatt sich auf Ihre eigene – wohl etwas voreingenommene – Wahrnehmung von Meetings zu verlassen. 

In einer Umfrage von 1300 amerikanischen Manager*innen gaben 79 % an, dass die von ihnen selbst initiierten Meetings äusserst oder sehr produktiv seien. Gleichzeitig sagten aber nur 56 % dasselbe über die von anderen organisierten und geleiteten Meetings. Dies ist ein klarer Beweis für eine “Ich bin nicht Teil des Problems”-Einstellung, die noch viel zu oft vorherrscht.

Das Meeting-Feedback gibt Ihnen ein Bild davon, wie die Dinge heute laufen. Und dient dann als Grundlage für eine Auseinandersetzung damit, wie Sie sich die Zukunft wünschen. Sie identifizieren die Lücken, die gefüllt werden müssen, oder die Probleme, die angegangen werden müssen, um das Ziel zu erreichen, das Sie im Auge haben. Dieses Ziel dürfte in diesem Fall “bessere” oder “produktivere” Meetings sein sowie – als Folge davon – eine beschleunigte und optimierte Entscheidungsfindung und letztendlich eine gesteigerte Unternehmensleistung. 

Lassen Sie uns nun überlegen, wie Sie Meeting-Feedback richtig sammeln. 

Sammeln von Meeting-Feedback 

Wie wir bereits erwähnt haben, sollte das Meeting-Feedback anonym gesammelt werden. Der Prozess sollte Ihren Meeting-Teilnehmenden hingegen genauestens erklärt werden, bevor diese ihre Eindrücke teilen. Der Prozess muss es erlauben, dass die Involvierten konstruktives, umsetzbares Feedback geben, das Ihre Teams dabei unterstützt, ihre Aufgaben effektiver zu erfüllen. 

Um dies zu erreichen, sollte Ihr Meeting-Feedback unter Berücksichtigung von zwei Grundsätzen gesammelt werden: 

1. Regelmässigkeit

Damit Ihr Meeting-Feedback so aussagekräftig wie möglich ist, sollte es regelmässig gegeben werden. Das bedeutet, dass Sie nach jedem Meeting ein Formular oder Fragebogen verteilen und die Antworten übersichtlich erfassen sollten. So sammeln Sie in relativ kurzer Zeit einen Datenschatz, der ein klares Bild erkennen lässt. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Ihre Lupe etwas weiter vom Untersuchungsgegenstand weg halten, um ihn klarer zu sehen. 

2. Struktur

Zweitens müssen Sie Ihr Meeting-Feedback auf strukturierte Weise sammeln. Investieren Sie etwas Zeit in die Entwicklung von Fragen, die Ihnen einen echten Überblick über den Ist-Zustand Ihrer Meetings geben. Und verwenden Sie jedes Mal die gleichen Fragen. Je öfter Sie die Fragen ändern, desto schwieriger werden allgemeine und relativ representative Schlussfolgerungen. 

Sobald Sie die Fragen und die Kadenz für das Meeting-Feedback festgelegt haben, müssen Sie entscheiden, welchen Mechanismus Sie für die Erhebung der Eindrücke Ihrer Meeting-Teilnehmenden verwenden wollen. 

Werden Sie zum Beispiel physisch ausgedruckte Formulare verwenden? Wahrscheinlich nicht, da dies etwas archaisch erscheint und es schwierig sein wird, die Anonymität wirklich zu wahren. Werden Sie daher eine Online-Lösung verwenden? Es gibt viele Online-Befragungstools, die diese Funktion erfüllen, Sie müssen nur sicher sein, dass die oben genannten Regeln des Meeting-Feedbacks eingehalten werden können. 

Es könnte auch eine gute Idee sein, eine externe Expertenmeinung in diesen Prozess einzubeziehen, um sich nicht nur auf die Echokammer Ihrer eigenen Organisation zu verlassen. 

Bei Sherpany haben wir festgestellt, dass es ein effektives Mittel ist, Meeting-Feedback standardmässig in den Meeting-Prozess einzubetten. Alle Teilnehmenden können am Ende eines wiederkehrenden Meetings automatisch eine Reihe von einfachen Fragen beantworten und können so ihr Feedback geben. 

Wir sind der festen Überzeugung, dass diese Fragen dazu beitragen werden, die Art und Weise, wie andere Organisationen Feedback sammeln, zu verbessern, und stellen anderen Unternehmen unser kostenloses Meeting-Assessment zur Verfügung.

Das Meeting-Feedback anwenden 

Was machen Sie nun mit dem Feedback der Teilnehmenden, nachdem Sie dieses gesammelt haben?

1. Speichern Sie die Daten auf effektiv Art und Weise

Zuallererst müssen Sie sicherstellen, dass die gesammelten Daten so gespeichert werden, dass sie leicht zu finden, übersichtlich präsentiert und gut interpretierbar sind. Das Sammeln von Daten ist nutzlos, wenn sie nicht einfach abgerufen, angesehen und analysiert werden können. 

2. Überprüfen Sie das Feedback regelmässig

Zweitens müssen Sie sicherstellen, dass Sie das gesammelte Feedback regelmässig überprüfen, und zwar auf Basis der einzelnen Meetings. Dies wird Ihnen helfen, den Trend Ihrer Meetings zu bestimmen. Werden sie besser? Verschlechtern sie sich? Müssen Sie sofort Maßnahmen ergreifen, wenn die Ergebnisse alarmierend sind? Meeting-Feedback sollte nicht für “irgendwann in der Zukunft” aufbewahrt werden. 

3. Messen Sie

Letztendlich wollen Sie Ihr Meeting-Feedback mit Blick auf Ihre gesetzten Zielsetzungen analysieren. In den meisten Fällen wird dies die Produktivität sein. Erreichen Ihre Meetings das, was Sie sich vorgenommen haben, und werden sie optimal vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet? Niemand sitzt gerne in Meetings, die wenig (oder gar nichts!) erreichen. Sie möchten sichergehen, dass Sie beim Blick auf das gesammelte Feedback stets die zuvor festgelegte Messlatte im Kopf haben. 

4. Handeln, handeln, handeln

Welchen Sinn hat es, Feedback zu geben, zu sammeln, zu interpretieren und abzulegen, wenn Sie nichts damit anfangen? Es ist wichtig, dass Sie alle angesprochenen Themen zeitnah angehen und künftige Rückmeldungen daraufhin überprüfen, ob die Probleme in den Augen Ihrer Teilnehmenden gelöst wurden oder ob Sie noch mehr tun müssen. 

5. Hören Sie nicht auf

Sobald Sie Ihre Meeting-Produktivität verbessert haben (oder vielleicht feststellen, dass Sie ziemlich gut darin waren), ist die Versuchung gross, sich auf den Lorbeeren auszuruhen und den Fuss vom Gas zu nehmen. Dies ist ein grundlegender Fehler. Nur weil Sie positives Feedback zu Ihren Meetings erhalten haben und Ihr Ziel der produktiven Meetings erreicht haben, heisst das nicht, dass Sie nun einfach stehen bleiben sollten. Es ist wichtig, Ihre Meetings weiterhin zu evaluieren, und Meeting-Feedback ist der beste Weg, dies zu tun. 

Meeting-Feedback geben: Grundlegend für den Organisationserfolg

Das Meeting-Feedback spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Produktivität Ihrer Meetings. Dies ist für den gesamten Organisationserfolg von zentraler Bedeutung. Das Feedback vermittelt ein klares Bild von der Realität Ihrer Meetings und verdeutlicht die Bereiche, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. 

Allzu oft bleiben Meetings bei der Bewertung der Unternehmensleistung auf der Strecke, und dieser Trend kann nicht länger anhalten. Es ist wichtig, dass Sie noch heute mit dem Sammeln von Meeting-Feedback beginnen, damit Sie schon morgen mit der Verbesserung Ihrer Meetings beginnen können. Sich auf das ungeschulte Auge zu verlassen, wenn eigentlich eine spezifische Lupe nötig ist, ist ein Rezept für Misserfolg.

¹ ‘Performance Management's Digital Shift’, M. Schrage, D. Kiron, B. Hancock, und R. Breschi, MIT Sloan Management Review, 2019. 

² ‘Why Your Meetings Stink - and What to Do About It’, S. Rogelberg, HBR, 2019.

³ ‘Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, by D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.