Übersicht zu Meeting-Tools – von der Videokonferenz- bis zur Meeting-Management-Lösung

Der Bedarf an effektiver Führung ist immens: Führungskräfte müssen Situationen fortlaufend überprüfen, verschiedene Handlungsoptionen evaluieren, strategische Entscheidungen treffen und umsetzen sowie regelmäßig Bilanz ziehen.

Aber aus unerklärlichen Gründen bleiben Meetings und Meeting-Tools bei dieser Produktivitätsüberprüfung oft auf der Strecke. Und dies, obwohl die in unproduktiven Geschäftsmeetings verschwendeten Gehaltskosten enorm sind: Doodle¹ schätzt die versunkenen Meeting-Kosten  in Deutschland auf 65 Milliarden Euro pro Jahr, das Beratungsunternehmen Bain & Company² gar auf 20 % der Wirtschaftsleistung, also etwa 800 Milliarden Euro.

Und die Auswirkungen gehen noch viel weiter: Die deutsche Meeting-Wissenschaftlerin Nale Lehmann-Willenbrock zeigt auf, dass die Meeting-Kultur der Spiegel für den Unternehmenserfolg ist. Meetings sind ein zentraler Treiber der Teamproduktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit. Nur scheitern viele Unternehmen daran, eine zielführende Meeting-Kultur zu installieren.

Diese Zahlen und Fakten sind erschütternd: Sie wirken angesichts der schier endlosen Anzahl an Meeting-Tools, die für die Produktivitätssteigerung von Team-Meetings zur Verfügung stehen, schon fast ironisch. Einen Grund für den oben beschriebenen Status quo bildet ein fehlendes Bewusstsein über das Problem und mögliche Lösungen. 

Dieser Artikel soll Führungskräften dabei helfen, digitale Tools und ihr wichtigstes Führungsinstrument – Meetings – erfolgreich zu nutzen.

Was sind Meeting-Tools?

Unter (Online-)Meeting-Tools lässt sich eine ganze Reihe an Meeting-bezogenen Plattformen und Diensten zusammenfassen. Im täglichen Sprachgebrauch handelt es sich dabei zumeist um Videokonferenz-Tools. Des Weiteren fallen Kommunikations-Tools, KI-gestützte Tools, Dokumenten-Management-Lösungen, auf Teilaspekte spezialisierte Tools bis hin zu holistischen Meeting-Management-Softwares unter Meeting-Tools.

Meeting-Tools: Diese Möglichkeiten gibt es

Produktive und sinnvoll gestaltete Online-Meetings sind erfolgsentscheidend, unter anderem aus diesen Gründen:

1. Krisensituationen und die vielfach verbreitete räumliche Distanz erfordern eine effektive Abstimmung und Koordination.
2. Mitwirkende zu inspirieren und sie zur aktiven Teilnahme anzuregen, wirkt sich unmittelbar auf die Arbeitsergebnisse aus.
3. Den ganzen Tag in virtuellen Meetings zu verbringen, ist ermüdend (Stichwort “ Zoom-Fatigue ”). Umso wichtiger sind durchgeplante, ausführlich vorbereitete und kürzere Meetings.
4. Die Situationen, in denen positive Führungseinflüsse genommen werden können, sind rar gesät, so dass Meetings dafür ein wichtiges Forum darstellen.

Das mobile Arbeiten und die bereits zuvor bestehenden Meeting-Herausforderungen zwingen Führungskräfte und Unternehmen also zu einem Umdenken beim Thema Meetings. Moderne Arbeitsweisen und Meeting-Tools sind dabei eine wichtige Stütze, wenn sie denn richtig eingesetzt werden.

Zu diesen Meeting-Tools gehören – im weiteren Sinne: 

1. Videokonferenz- und Kommunikations-Tools

Die vielleicht bekannteste Komponente des Ökosystems der Meeting-Tools sind Videokonferenz-Tools. Zu den bekanntesten Anbietern gehören:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Cisco WebEx
• Skype for Business
• GoToMeeting
• Google Meet

Neben der eigentlichen Konferenzlösung bieten diese Anbieter zusätzlich oft Bildschirmfreigabe, Chat und eine Aufnahmefunktion an. Ebenso gibt es zahlreiche Filter und Add-ons, die über den Anbieter selber oder über Drittanbietern hinzugefügt werden können. Es drängen auch neue Anbieter auf den Markt, die virtuelle Team-Meeting-Räume anbieten, Virtual-Reality-Technologie nutzen oder Video-Avatare in eine auswählbare Landschaft einbauen.

Videokonferenz-Tools erlauben die eigentliche Durchführung von Online-Meetings, spielen aber bei der wichtigen  Vorbereitung – die laut der Meeting-Wissenschaft rund 80 Prozent des Meeting-Erfolgs ausmacht³ – und Nachbereitung von Meetings keine Rolle. Zudem haben einige dieser Lösungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz große Bedenken ausgelöst. Videokonferenz-Tools werden oft fälschlicherweise als die einzigen Meeting-Tools angesehen.

Für Kommunikations-Tools sind Slack und Microsoft Teams die größten Anbieter. Diese Tools ermöglichen es Teams, offen in Foren und direkt über Sofortnachrichten zu kommunizieren. Zudem bieten sie Videokonferenz-Funktionen, die sich oft am besten für Einzelgespräche oder kleinere Gruppen eignen. Solche Tools sind von zentraler Bedeutung für die Förderung einer transparenten Unternehmenskultur  und einer effektiven Kommunikation über alle geografischen Grenzen und Zeitzonen hinweg. Im Meeting-Prozess können über solche Kommunikations-Tools offene Fragen asynchron geklärt werden und Diskussionen auch schon vor dem Meeting angestoßen werden.

2. Tools für das Dokumenten-Management

Tools wie Google Docs oder Microsoft Office 365 ermöglichen es Teams, an Dokumenten zusammenzuarbeiten, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden. Dies erleichtert sowohl die Versionskontrolle als auch die asynchrone Zusammenarbeit , wobei letztere für effektive Meetings zentral ist. 

Diese Produkte sind zwar nicht speziell für Meetings konzipiert, werden aber von Teams zur Zusammenarbeit während des gesamten Meeting-Prozesses verwendet. So werden zum Beispiel Agenden in Google Docs erstellt, während des Meetings eine Power-Point-Präsentation per Screensharing geteilt oder zugeteilte Folgemaßnahmen in einer Excel-Tabelle an alle Involvierten kommuniziert. 

Wenn ein Meeting-Prozess zu stark von solchen Dokumenten abhängig ist, besteht die Gefahr, dass viel Zeit damit verschwendet wird, diese Dokumente in komplizierten Ordnerstrukturen wiederzufinden. Es werden falsche Links herumgeschickt und Informationen aus früheren Meetings sind plötzlich nicht mehr oder nur mühselig auffindbar. Zudem kommt hinzu, dass Dokumenten-Management-Tools oft die Best Practices rund um Meetings nicht genügend gut unterstützen, da sie ja nicht per se für Meetings konzipiert wurden.

3. Auf Teilaspekte spezialisierte Meeting-Tools

In den vergangenen Jahren sind immer mehr Meeting-Tools auf den Markt gekommen, die sich auf einen Teilaspekt des Meeting-Prozesses (z. B. Feedback) oder nur auf eine spezielle Art von Meetings (z. B. One-on-One-Meetings) spezialisieren. Wir haben ein paar dieser Kategorien für Sie zusammengetragen: 

• Terminplanung: Diese Tools helfen dabei, einen gemeinsamen Termin zu finden, der allen Mitwirkenden passt.
• Analytik und Ratings: Diese Tools sammeln Daten über die Qualität von Meetings und liefern Führungskräften die Grundlage zur Verbesserung künftiger Meetings.
• Befragungen und Abstimmungen: Mit diesen Tools können Teilnehmende mit der Meeting-Leitung  interagieren, die Resultate und Meinungen können in Echtzeit ins Meeting eingebaut werden.
• Virtuelle Zusammenarbeit: Diese Kategorie von Meeting-Tools unterstützen die gemeinsame Zusammenarbeit im Meeting, zum Beispiel mit Online-Notizzetteln und Whiteboards fürs Brainstorming.
• KI-gesteuerte Sitzungsprotokolle und Analytik: Solche Tools nutzen künstliche Intelligenz (z. B. Sprachverarbeitung, Stimmungsanalyse), um aus Audioaufzeichnungen Protokolle zu erstellen, Gesprächscoaching in Echtzeit anzubieten und Meetings zu analysieren. 

4. Holistische Meeting-Management-Softwares 

Meeting-Management-Softwares  kommt beim Lösen der eingangs erläuterten Herausforderungen eine Schlüsselrolle zu. Wieso? Weil sie den gesamten Meeting-Prozess strukturieren und optimieren sowie die Beteiligten nahtlos durch die Phasen vor, während und nach dem Meeting führen. Eine gute Meeting-Management-Software unterstützt einen auf Best Practices beruhenden Prozess und gibt Beteiligten den Anstoss, sich produktive Verhaltensweisen anzueignen.

Hier stellen wir kurz die wichtigsten Funktionalitäten einer Meeting-Management-Software vor:

Sitzungsvorbereitung

• Modul für die einfache und detailgetreue Planung einer Meeting-Agenda
• Hinzufügen von Unterlagen zu jedem Agendapunkt
• Persönliche Notizen zur Vorbereitung
• Kommentare, um offene Punkte zu klären und Diskussionen anzustoßen
• Rechtskräftige Abstimmung per digitalem Umlaufbeschluss  bzw. Zirkularbeschluss

Durchführung

• Unterstützung bei der Umsetzung der Meeting-Agenda (z. B. Präsentiermodus, Zugriff auf Agenda und Unterlagen)
• Mit Agendapunkten vorausgefüllte Protokolle
• Zuweisung von Aufgaben
• Abgabe von Meeting-Feedback

Nachbereitung

• Verteilung und Genehmigung des Protokolls
• Überblick über alle Aufgaben (inklusive Notifikationen)
• Erkenntnisse zur Meeting-Performance
• Revisionssichere Archivierung aller Informationen

Durch die holistische Herangehensweise werden Meetings nicht nur effektiver, Nutzende können auch viele manuelle Aufgaben automatisieren und Zeit sparen. Das deutsche Unternehmen Röchling-Gruppe schätzt die Optimierungen in Effektivität und Effizienz dank Sherpany auf 20 %. Der CEO der Zuger Kantonalbank spart 6 Stunden pro Woche beim Meeting Management ein.

Meeting-Tools: Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Meetings

Meetings sind die lenkende Kraft eines Unternehmens und daher von entscheidender Bedeutung für den Wissensaustausch, die Entscheidungsfindung und die Zusammenarbeit. Da unsere Welt immer dezentraler und gleichzeitig vernetzter wird, steigt der Bedarf an produktiven Meetings noch mehr. 

Doch leider sind Meetings allzu oft ein blinder Fleck in Organisationen und werden bei Produktivitäts-Überprüfungen einfach übersehen. Dies muss sich ändern. Wir bei Sherpany verfolgen die Vision einer Welt, in der jedes Meeting zählt. Im Zeitalter der digitalen Transformation nehmen innovative und effektive Meeting-Tools eine zentrale Rolle ein. 

Daher sollten Meeting-Management-Tools ganz oben auf der Liste der digitalen Tools stehen, die Führungskräfte einsetzen sollten. Denn schließlich liegt es sowohl in ihrer Verantwortung als auch in ihrem Interesse, das Beste aus ihren Meetings und ihrer Zeit herauszuholen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sherpany mehr als 300 Unternehmen dabei unterstützt, das volle Potenzial ihrer Meetings zu entfalten, dann wenden Sie sich bitte an uns. 

¹ 'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

² 'Meetings kosten die Wirtschaft Milliarden', WirtschaftsWoche, Juni 2017.

³ 'Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings', by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2011.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.