Meeting-Moderation: Erfolgreiche Führung leben

Bei der Moderation handelt es sich um eine essenzielle Aufgabe – sie stellt die wichtigste Bedingung für den Erfolg in Meetings dar. Zu moderieren heißt nichts anderes als zu führen. Kurzum: Es braucht zwingend Moderationsfähigkeiten, um Besprechungen zu leiten. Die Wichtigkeit dessen wird vor dem Hintergrund, dass es sich bei Meetings um das meistgenutzte Führungsinstrument handelt, besonders deutlich. 

Bei der Moderation geht es darum, der höchst sozialen Natur eines Meetings gerecht zu werden. Dies bedeutet, dass Menschen im Mittelpunkt stehen. Schließlich handelt es sich bei einer Sitzung um eine Zusammenkunft von Individuen, die gemeinsam ein bestimmtes Ziel erreichen möchten. Ergo kommt es darauf an, eine Sensibilität zu entwickeln und verschiedene Moderationstechniken situativ passend einzusetzen.

Wer für die Meeting-Moderation verantwortlich ist, steht einigen Herausforderungen gegenüber: Denn kaum jemand hat es gelernt, Besprechungen erfolgreich zu moderieren. Umso wertvoller sind Tipps, mit Hilfe derer sich Sitzungen produktiv, angenehm und möglichst effizient gestalten lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben zur Meeting-Moderation gehören, welche Moderationstechniken es gibt und wie ein Meeting schließlich zum Erfolg wird.

Drei Phasen zum Erfolg: Die Aufgaben des Moderierenden

Fest steht: Bei der Meeting-Moderation geht es darum, zahlreiche Aufgaben miteinander zu vereinen. Folglich sind eine gute Intuition, aber auch ein äußerst strukturiertes Vorgehen gefragt: Ein Moderierender muss ganz klar die Führung übernehmen und die Teilnehmenden abholen sowie mitreißen – schließlich lebt ein Meeting von der Interaktion und einem fruchtbaren Austausch. So bildet auch  Empathie  eine Schlüsselkompetenz. Mit anderen Worten: Der oder die Moderierende muss sich in die Teilnehmenden hineinversetzen, die Geschehnisse im (virtuellen) Raum registrieren und angemessen darauf reagieren. 

Zur erfolgreichen Moderation gehört jedoch mehr als nur das Meeting selbst. Wir unterscheiden drei Phasen:

• Pre-Meeting (Vorbereitung)
• In-Meeting (Durchführung)
• Post-Meeting (Nachbereitung)

In allen drei Phasen muss der Moderierende präsent sein, ein aktives Monitoring betreiben und ein Gefühl für Dynamiken und die Bedürfnisse der Teilnehmenden haben. Für ein produktives Meeting Management und eine effiziente Entscheidungsfindung müssen wir auch immer die gelebte Meeting-Kultur im Auge haben.

Pre-Meeting: Eine Frage der Organisation

Die Meeting-Moderation fängt bereits mit der Auswahl der Teilnehmenden an – eine häufig unterschätzte Aufgabe. Es geht darum, zu evaluieren, wessen Teilnahme tatsächlich notwendig ist und wer sinnvolle Beiträge zur Besprechung liefern kann. Schnell laufen wir Gefahr, zu viele Personen zu einer Sitzung einzuladen. Eine sehr plakative Maßgabe kommt von Amazon-Gründer Jeff Bezos: Die Zwei-Pizza-Regel besagt, dass jedes Meeting auf einen Personenkreis, der von zwei Pizzen satt wird (acht bis zwölf Personen), begrenzt sein sollte. Als sinnvoll erweisen sich zumeist noch weniger Teilnehmende, so können zum Beispiel sechs Personen fokussiert miteinander diskutieren. Ferner ist für die Auswahl der Teilnehmenden maßgeblich, ob die betreffende Person sinnvolle Beiträge leisten kann. Die Größe hängt auch immer von der Art des jeweiligen Meetings ab. 

Außerdem geht es in dieser Phase um folgende Punkte:

• die Erstellung einer strukturierten Agenda mit klar definierten Zielen
• das Sammeln und Verteilen von relevanten Informationen
• die Leitung der asynchronen Kommunikation

In-Meeting: Den richtigen Spirit und Fokus umsetzen

Mit der Durchführung kommen wir zur Kernaufgabe eines Moderierenden, die sich sehr eng auf die Meeting-Vorbereitung stützt. So gelingt es zum Beispiel nur dann, eine Besprechung erfolgreich zu moderieren, wenn eine relevante Agenda – möglichst in Fragen formuliert – vorliegt. Eine irrelevante Agenda lässt sich kaum in ein gutes Meeting umwandeln.

Zusätzlich geht es darum, eine positive und lösungsorientierte Atmosphäre entstehen zu lassen, Negativ-Spiralen zu unterbinden sowie die Teilnehmenden für die aktive Partizipation am Meeting zu begeistern. Im Sinne eines produktiven Miteinanders spielt psychologische Sicherheit eine häufig unterschätzte Rolle. 

Schließlich bildet es auch eine zentrale Herausforderung, Gruppendynamiken zu erkennen, die Diskussionen auf Kurs zu halten und sie nicht einseitig verlaufen zu lassen: Ein guter Moderierender muss den Mut haben, Diskussionen abzuschneiden und andererseits Personen, die zu wenig zu Wort kommen wie beispielsweise Introvertierte, zu involvieren und zu befähigen.

Dies steht im Mittelpunkt:

• pünktlicher Beginn und pünktliches Ende
• das Erreichen der Sitzungsziele durch eine konstruktive Zusammenarbeit
• die Formulierung und Zuordnung von notwendigen Aufgaben
• die Einleitung eines effizienten Entscheidungsprozesses
• die Protokollierung der Sitzung unterstützen

Post-Meeting: Die Rolle der Nachbereitung

Nach dem Meeting fängt die eigentliche Arbeit erst an. Schließlich sollen die vereinbarten Ziele auch erreicht werden. Für die Meeting-Moderation bedeutet dies, dass die Aufgaben kommuniziert und zugewiesen werden müssen. Ist es gelungen, die Sitzungsziele effizient zu erreichen, so stehen nun die durchzuführenden Aktionen im Vordergrund.

Des Weiteren kommt es darauf an, das Sitzungsprotokoll fertigzustellen sowie zu verteilen. Insbesondere mit Blick auf kommende Meetings ist dies von unschätzbarem Wert.

Zusätzlich dazu ist Feedback gefragt: Nur mit Hilfe von Rückmeldungen der Teilnehmenden und einer funktionalen Retrospektive gelingt es, sich mit Blick auf künftige Sitzungen zu verbessern und noch effizienter zu arbeiten. 

Moderationstechniken: So erhöhen Sie Ihre Meeting-Leistung

Sind nun die grundlegenden Aufgaben bei der Meeting-Moderation geklärt, können wir zu den einzelnen Moderationstechniken übergehen.

Die verschiedenen Rollen bei der Meeting-Moderation

Wichtig zu erkennen, ist dabei zunächst, dass ein Moderierender gleich eine Vielzahl von Rollen einnimmt. Er fungiert auch als:

• Organisator (sofern nicht anderweitig übertragen)
• Vermittler
• Motivator
• Kommunikator

Hintergrund: Insgesamt weist die Rolle des Moderierenden viele Parallelen zur Meeting-Leitung auf, ist aber nicht deckungsgleich damit. So leitet in einigen Fällen eine andere Person – formal – das Meetings, insbesondere dann, wenn ein externer Moderierender zum Einsatz kommt.

Definition: Das verstehen wir unter Moderationstechniken

Bei Moderationstechniken handelt es sich um Methoden, um effizient durch Meetings zu führen. Als wichtige Stütze helfen sie den Moderierenden dabei, produktive Gespräche sowie Diskussionen zu ermöglichen.

Ein wichtiger Faktor liegt darin, das jeweilige Meeting inklusiv zu gestalten und alle Teilnehmenden gleichermaßen in den Dialog einzubeziehen. Wesentliche Ziele sind die Schaffung einer positiven Atmosphäre, die möglichst gleichmäßige Verteilung von Redeanteilen und die Entschärfung von möglichen Konflikten.

Welche Moderationstechniken gibt es?

Einem Moderierenden steht eine Reihe an Techniken zur Verfügung, um Meetings produktiver sowie kreativer zu gestalten und klar zu Resultaten zu führen. Dabei ist zwischen Moderationstechniken für den Einstieg, das Meeting selbst und das Ende zu unterscheiden.

Ebenso bildet die Form der jeweiligen Sitzung – vor Ort, hybrid oder digital – ein wichtiges Merkmal: So spielen zum Beispiel in Online-Meetings Eisbrecher und Check-in-Fragen eine herausragende Rolle, um eine adäquate Gesprächsatmosphäre entstehen zu lassen. Bei hybriden Meetings geht es vermehrt darum, alle Teilnehmenden gleichberechtigt zu beachten.

Beispiele: Moderationstechniken für den Einstieg 

Einen guten Einstieg in ein Meeting zu finden, kann sich schnell einmal als schwierig erweisen. Um das Eis zu brechen sowie schnell und angenehm in eine Interaktion zu gelangen, muss es an dieser Stelle nicht allzu administrativ zugehen. Es empfiehlt sich ein lockerer Einstieg, mit dem sich die Teilnehmenden möglichst wohlfühlen und der Fokus auf die Sitzung gelenkt wird.

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einige Beispiele für Moderationstechniken zum Einstieg:

• Eisbrecher- bzw. Check-in-Frage: Hier stellt die Meeting-Leitung den Teilnehmenden eine kurze Frage, die sie der Reihe nach beantworten. Ganz typisch geht es hier um die Erwartungen an das Meeting. Doch muss die Frage nicht zwangsläufig etwas mit der Besprechung selbst zu tun haben: So können Sie zum Beispiel auch nach dem Lieblingsbuch, dem Lieblingsfilm oder spannenden Erlebnissen fragen.
• Stimmungsbarometer: Ein Stimmungsbarometer bietet für Teilnehmende nicht nur eine gute Möglichkeit, sich gehört zu fühlen, sondern gibt dem Moderierenden auch wertvolle Eindrücke zur Atmosphäre im (virtuellen) Raum. Durch eine einfache Skala – zum Beispiel von 1 bis 10 – entsteht ein schneller Eindruck zur allgemeinen und individuellen Gefühlslage der Beteiligten. Fällt das Stimmungsbild zu negativ aus, sollte sich der Moderierende zunächst darauf konzentrieren, Empathie zu zeigen sowie sensibel zu agieren und die Stimmung im weiteren Verlauf möglichst zu verbessern.
• Fitnessübungen: Diese Moderationstechnik ist recht unorthodox, kann jedoch in vielen Fällen zielführend sein. Es gibt zahlreiche kleine Übungen, die sich auch im Büro-Kontext wunderbar umsetzen lassen. Dank dieser erhöht sich die Aufmerksamkeit, wobei kleine sportliche Einlagen auch das Konzentrationsvermögen steigern. Zum Beispiel wirken bereits einige kurze Yoga-Übungen sehr wohltuend.
• Blitzlicht-Runde: Bezogen auf die Themen des Meetings, kann hier jeder Teilnehmende kurz die eigenen Erwartungen und Gefühle mitteilen. Auf diese Weise fühlt sich gleich jeder involviert und kann eine Stellungnahme abgeben, ohne dass es gleich Diskussionen darüber gibt. 
• Kennenlern-Techniken und Selbstpräsentation: Sind sich die Teilnehmenden eines Meetings noch nicht alle gegenseitig bekannt, empfehlen sich Techniken zum Kennenlernen wie zum Beispiel Selbstpräsentationen in einigen prägnanten Worten, Paar-Interviews, Steckbriefe oder eine Kennenlern-Matrix.
• Gewichtung von Themengebieten: Zur Meeting-Moderation gehören eine gute Organisation und die Einhaltung des Zeitplans. Trotzdem lassen sich – insbesondere bei vielen Themen auf der Agenda – nicht immer alle Bereiche gleichmäßig umsetzen, eine Gewichtung muss her. Hier können Sie sich Hilfe holen, indem Sie den Ablauf und den Zeitplan gemeinsam mit den Teilnehmenden erarbeiten. Die Agenda mit den Tagesordnungspunkten sollten Sie einhalten, doch die zeitliche Gewichtung und die Reihenfolge lassen sich modifizieren. Ist die Agenda in Fragen formuliert, lässt sich eine Gewichtung noch einfacher vornehmen: So bilden die am dringendsten zu beantwortenden Fragen die höchste Priorität. 
   

In jedem Fall kommt es zu Beginn eines Meetings auf die Schaffung einer harmonischen Atmosphäre an, in der sich jeder Teilnehmende wohlfühlen kann.

Beispiele: Moderationstechniken für das Meeting selbst

Ist der Anfang erst einmal gemacht und das Eis hoffentlich gebrochen, bestehen die Aufgaben des Moderierenden darin, die Diskussion aufrechtzuerhalten, möglichst alle gleichmäßig in das Gespräch einzubeziehen und einen produktiven Rahmen aufrechtzuerhalten beziehungsweise entstehen zu lassen. 

Wichtig ist es hier, Situationen richtig einschätzen zu können und den Mut zu besitzen, bei etwaigen Problemen oder einer Abschweifung des Dialogs frühzeitig zu intervenieren. 

Hier finden Sie einige Beispiele für Moderationstechniken:

• Brainstorming : Auch wenn es etwas trivial anmutet, ist ein Brainstorming immer noch ein guter Weg, um neue Ideen zu entwickeln oder bestehende Prozesse zu evaluieren und schließlich zu verbessern. Gleichzeitig aktivieren Sie mit dieser Methode die Kreativität der Teilnehmenden und beziehen auch potenziell Zurückhaltende beziehungsweise Introvertierte in die Diskussion ein. Es existiert eine Vielzahl von Brainstorming-Konzeptionen, von einfachen Zurufen bis hin zu Themen-Clustern, zu denen die Teilnehmenden in Stichworten Ideen notieren. Bei Online-Meetings bietet sich der Einsatz digitaler Whiteboards an, um möglichst kreative und gut dokumentierte Lösungen zu entwickeln.
• Brainwriting : Manchmal bietet es sich auch an, unkonventionelle Methoden wie Stille einzubinden. Dies kann Blockaden bei der Produktivität und einem geringen Engagement Einzelner während eines Meetings entgegenwirken. Dabei bildet Brainwriting eine wirkungsvolle Alternative zum Brainstorming: Hier schreiben die Teilnehmenden ihre Gedanken still auf Papier, ehe diese im Plenum diskutiert werden. Daran lässt sich eine bedeutungsvolle Diskussion anknüpfen. Die Idee dahinter ist, dass durch eine stille Ausarbeitung von Ideen mehr und besserer Outcome entsteht: Indem jeder für sich nachdenkt, kommen auch Ansätze zustande, die während eines kollektiven Brainstormings möglicherweise unterschlagen werden.¹ 
• Brain-Stomping: Diese Methode ist dem Brainwriting recht ähnlich und bildet ebenso eine Alternative zum typischen Brainstorming: Alle Teilnehmenden bekommen einige Karteikarten und einen Stift zur Hand. Zu motivierender Musik steht die Gruppe auf, bewegt sich durch den Raum und notiert – ohne dabei zu reden – je Karte immer genau eine Idee. Dabei wird jede Karte offen auf einen Tisch gelegt, damit alle Teilnehmenden sie sehen können. Auf diese Weise sind wichtige Anreize da, so dass die Konzepte aufeinander aufbauen und voneinander profitieren – es entstehen immer mehr neue Ideen.
• Word Clouds erstellen: Es gibt zahlreiche digitale Möglichkeiten, um unkompliziert Word Clouds zu erstellen. Diese eignen sich für das effiziente Sammeln von neuen Ideen und Ansätzen, für die gemeinsame Erarbeitung von Lösungen oder auch für die genaue Definierung eines spezifischen Problems.
• Ein-Punkt-Frage: Diese Moderationstechnik eignet sich gut, um zu diskutierende Maßnahmen spontan einzuschätzen. Auf diese Weise lassen sich schnell Wichtigkeiten evaluieren. Zum Beispiel präsentiert der Moderierende auf einem Whiteboard oder auf einem Flipchart mehrere Optionen. Mithilfe eines Klebepunktes gewichten die Teilnehmenden diese, ehe der Moderierende mit Nachfragen darauf eingeht. Für virtuelle Meetings lässt sich diese Methode auch schnell und einfach digital umsetzen.
• Mehr-Punkt-Frage: Wie es der Name bereits sagt, hat jeder Teilnehmende mehrere Klebepunkte zur Verfügung. Diese Moderationstechnik für Meetings eignet sich besonders gut, um Schwerpunkte zu bestimmen und zu gewichten. Indem die Teilnehmenden gleich mehrere Punkte auf eine Option vergeben können, lässt sich den jeweiligen Auswahlen mehr Gewicht verleihen.
• Karten-Abfrage: Das Prinzip hier ist simpel: Der Moderierende stellt eine Frage und die Teilnehmenden schreiben jeweils eine kurze Antwort dazu auf eine Karte. Darauf werden alle Karten – gut sichtbar – an einer Pinnwand gesammelt. Anschließend können alle Beteiligten die Punkte diskutieren.
• Metaplan-Technik: Diese Moderationstechnik eignet sich, um Zusammenhänge sichtbar zu machen und Abläufe zu strukturieren beziehungsweise zu priorisieren. Im Prinzip handelt es sich hier um eine Erweiterung der Karten-Abfrage: Der Moderierende bittet die Teilnehmenden per Zuruf oder einer Karte um Ideen, Anregungen und Themen. Anschließend erklärt jeder diese und bringt sie in Zusammenhang mit den Ansätzen anderer Teilnehmender. Auf diese Weise werden Strukturen sichtbar, wobei sich die Ansätze auch durch Klebepunkte bewerten lassen. 
   

Insgesamt bildet es das A und O, die Teilnehmenden mitzunehmen, Empathie zu zeigen und Situationen richtig einschätzen zu können. Das Ziel der Meeting-Moderation liegt in einer aktiven Partizipation und nicht in der bloßen passiven Teilnahme der Anwesenden. 

Beispiele: Moderationstechniken für das Sitzungsende

Am Ende eines Meetings steht es im Vordergrund, das Erreichte zu rekapitulieren und die Ergebnisse kurz zusammenzufassen. Übrigens sollte auch nach jedem Agendapunkt eine Zusammenfassung erfolgen, damit Klarheit darüber besteht, dass dieser abgeschlossen ist. 

Das  Sitzungsende ist nicht zu unterschätzen, da ohne es die vorherigen Diskussionen unter Umständen wertlos werden. Um nichts ad absurdum zu führen, ist hier also noch einmal Konzentration gefragt. 

Hier finden Sie drei Beispiele für Moderationstechniken zum Ausklang:

• Ergebnisse bündeln: Hier handelt es sich um eine Schlüsselrolle für erfolgreiche Meetings. Denn am Ende sollen Ergebnisse feststehen. Selbstverständlich sollten das Schreiben und die anschließende Weiterreichung eines Sitzungsprotokolls sein. Außerdem gehört es dazu, die Ereignisse eines Meetings am Ende zu rekapitulieren. Fasst ein Moderierender die Ergebnisse kurz zusammen, verfestigen sie sich, so dass die weiteren Schritte erfolgversprechender werden. Gibt es Widersprüche, ist zu überlegen, ob die Diskussion kurz wieder aufgenommen werden sollte.
• ein kurzes Quiz veranstalten: Meeting-Inhalte sollten sich möglichst festsetzen. Dies lässt sich am besten spielerisch erreichen: Indem die Teilnehmenden sich in einem kurzen Quiz messen, sind deren Aufmerksamkeit und die Interaktivität hoch. Vor allem digital lässt sich hervorragend ein Quiz veranstalten. Wenn Sie Punkte für richtige und schnelle Antworten vergeben und am Ende einen Sieger küren, steigen der Wettbewerbsgeist und der Spaß.
• Umfragen erstellen: Diese bieten sich – vor allem in digitalen Meetings – zu vielen Zwecken an. Es kann zum Beispiel darum gehen, Meinungsbilder zu erfassen, Inhalte zu rekapitulieren oder einen möglichen Klärungsbedarf festzustellen. Mit kurzen, prägnanten Umfragen fühlen sich Teilnehmende nicht nur gehört, sondern es lassen sich auch wichtige Aspekte sichern und gegebenenfalls später nochmals aufgreifen.
• Danke sagen: Ein “Danke” gehört zu einem Meeting dazu – diese einfache Geste kann sehr viel bewirken. Dabei sollten Sie vorsichtig mit Floskeln sein. Eine authentische und ehrlich gemeinte Danksagung ist deutlich mehr wert als ein steifes “Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit”.
• Gute Gefühle vermitteln: Es birgt große Vorteile, wenn das Ende eines Meetings mit Erfolg beziehungsweise etwas Positivem verbunden ist. Auf diese Weise verlassen die Teilnehmenden das Meeting mit einem guten Gefühl. Somit gilt es in dieser Phase, das Erreichte in den Vordergrund zu stellen und Anerkennung zu zollen. 
• Um Feedback bitten: Wir alle benötigen Rückmeldungen, um uns langfristig zu verbessern und uns als Moderierender weiterzuentwickeln. So erweist es sich für Meetings als essentiell, Feedback-Schleifen zu etablieren. Als Moderationstechnik funktioniert dies zum Beispiel, indem die Meeting-Leitung um ein kurzes Feedback am Ende der jeweiligen Sitzung bittet. Noch effektiver ist es, ein –idealerweise anonymes – Feedback-Formular mit drei bis fünf Fragen zur Meeting-Moderation zu teilen. Auf diese Weise sind die Beurteilungen fundierter, ehrlicher und archivierbar.

Fazit: Eine persönliche Angelegenheit

Wir haben gesehen, dass Meetings – das meistgenutzte Führungsinstrument – von einer gelingenden Moderation leben. Wer erfolgreich Teams führen möchte, sollte auf diesem Gebiet also zumindest einige Kenntnisse aufweisen. Wo Meetings einen höchst sozialen Charakter aufweisen, steht es im Vordergrund, Stimmungen und Situationen richtig einzuschätzen.

Insgesamt betrachtet, kreieren Sie kein erfolgreiches Meeting, indem Sie einfach Punkte von einer Liste abhaken. Aber einige nützliche Tipps helfen enorm weiter, um Besprechungen schließlich erfolgreich zu moderieren. In diesem Sinne gibt es auch keinen ultimativen Leitfaden für die Meeting-Moderation. Stattdessen sollten Sie nützliche Moderationstechniken kennen und diese bei Bedarf anwenden. Dabei steht es stets im Fokus, Synergieeffekte wirkungsvoll zu nutzen: Das Ganze sollte mehr beitragen können als die Summe seiner Teile. Sprich: Ein Meeting muss produktiv gestaltet und die Zeit der Teilnehmenden Wert sein. 

Auch bei Meetings verhält es sich ganz nach einem Zitat von Kampfkunst-Legende Bruce Lee: „Nimm an, was nützlich ist. Lass weg, was unnütz ist. Und füge das hinzu, was dein eigenes ist.“ Folglich kommt es darauf an, bewährtes Wissen anzunehmen, es von unnötigen Informationen zu filtern und auf Basis dessen einen persönlichen Stil zu entwickeln. So leben die Bereiche Führung und Moderation von Charisma und dem Vorleben eines gewissen Spirits. Wer dies schafft, hat bereits viel gewonnen.

¹ ‘The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead your Team to Peak Performance’, Steven G. Rogelberg, 2019.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.