Protokoll-Vorlage: Instrument für höhere Mehrwerte in Meetings

Meetings bieten Führungskräften viele Möglichkeiten: Entscheidungen treffen, Mitarbeitende motivieren oder Projekte gemeinsam vorantreiben . Die Liste könnte noch beliebig erweitert werden. Sie erzeugen allerdings auch viel Frustration. In einer von Sherpany in Auftrag gegebenen Studie von Forrester Consulting gaben 37 % der befragten Führungskräfte zu, dass ihnen ein klarer Überblick über vergangene Entscheidungen und Fristen fehlt. 21 % räumten sogar ein, dass es in ihrem Unternehmen keinen festen Ablauf für die Verfolgung von Entscheidungen gibt.

Sitzungsprotokolle spielen in diesem Zusammenhang eine große Rolle. 15 % der Führungskräfte gaben zu verstehen, dass die wenig prägnanten Protokolle die Produktivität von Meetings deutlich schmälern.

Protokoll schreiben dient verschiedenen Zielen. Einerseits geht es darum, Diskussionen und Entscheidungen für rechtliche Zwecke aufzuzeichnen. Andererseits soll Verantwortlichkeit für die vereinbarten Ziele geschaffen werden. Somit tragen sowohl Ergebnisprotokolle als auch Verlaufsprotokolle  maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Protokoll-Vorlagen bringen Struktur und Ergebnisorientierung

Dabei stellen sie sicher, dass Sitzungen einen wahren Nutzen aufweisen. Sie bringen Ernsthaftigkeit, Verantwortlichkeit und Struktur mit – dank Sitzungsprotokollen bekommen Diskussionen mehr Gewicht und Nachhaltigkeit. Eine Protokoll-Vorlage für Meetings ist also wichtig, um in Ihren Teams einheitlich und ergebnisorientiert zu handeln.

Aus diesem Grund haben wir eine nützliche Protokoll-Vorlage entwickelt, die sozusagen als Zwilling zu unserer Agenda-Vorlage passt. So ist die Vorlage für ein Protokoll – bei einer effizienten Arbeitsweise – eng mit der Agenda verknüpft. Mit anderen Worten: Aus einer zielführenden Agenda ergibt sich das Protokoll, so dass die Protokoll-Vorlage direkt aus der Agenda entsteht und im Idealfall nur noch durch Notizen ergänzt werden muss. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Sitzungen Sie wirklich weiterbringen. 

In diesem Artikel gehen wir näher auf die Bedeutung von Sitzungsprotokollen ein. Darüber hinaus erkunden wir, wie Sie eine eigene Protokoll-Vorlage erstellen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Vorlage eines Meeting-Protokolls kostenlos zur Verfügung.

Was sind Meeting-Protokolle?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei einem Meeting-Protokoll um ein Dokument, das die Diskussionen, Aktionen und Abstimmungen einer formellen Sitzung aufzeichnet. Während Notizen eher Details behandeln und für den individuellen Nutzen gedacht sind, bringen Protokolle Übersichtlichkeit für möglichst viele direkt oder indirekt Beteiligte. Da sie in vielen regulierten Branchen gesetzlich vorgeschrieben sind, ist es wichtig, Protokolle konsequent und überprüfbar aufzubewahren.

Einerseits behalten Sie mithilfe von Protokollen den Überblick über Vereinbarungen und Maßnahmen. Andererseits skizzieren Sie mit ihnen klar, welche Aktionen nötig sind und – vielleicht am wichtigsten – wer für diese bis wann verantwortlich ist. Protokolle sind das Mittel, mit dem Sie die Ergebnisse von Meetings kommunizieren und verbreiten. Die Fertigstellung eines Meeting-Protokolls markiert den Zeitpunkt, an dem die Entscheidungen und Aktionspunkte offiziell werden.

Protokoll-Vorlage: Mehr Übersicht und Effizienz

Indem Sie Diskussionen festhalten, schaffen Sie Verantwortlichkeiten für weitere Schritte und vermeiden doppelte Arbeit. Es hat viele Vorteile, wenn die Inhalte der vorherigen Sitzungen leicht zugänglich sind.

Oft führen Unternehmen Protokolle aber uneinheitlich, anstatt sie effizient für produktivere Meetings einzusetzen. Allerdings führt auch hier der Weg zum Erfolg nur über Konsequenz: Wenn Unternehmen es versäumen, Protokoll zu führen, kann dies weitreichende Folgen haben. Denn Meeting-Protokolle entfalten Potenziale und sichern den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. 

Mit einer gut gestalteten Protokoll-Vorlage gelingt genau dies: eine konsequente und hervorragend umsetzbare Aufzeichnung. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie eine Protokoll-Vorlage erstellen, mit der Sie genau dies erreichen.

Wozu braucht es eine Protokoll-Vorlage?

Fest steht: Protokolle sichern Ergebnisse, sie schaffen Verbindlichkeiten und Klarheit. Durch sie halten wir Diskussionen sowie Beschlüsse fest, schaffen Transparenz und halten die Beteiligten informiert. Nicht umsonst handelt es sich bei der Nachverfolgung von Entscheidungen um einen wichtigen Faktor. Außerdem geht es darum, möglichst schnell und fundiert zu einem konkreten Aktionsplan überzugehen. 

Eine Protokoll-Vorlage wirkt hier unterstützend und beschleunigend: Durch sie vereinfacht sich nicht nur die Erstellung von Sitzungsprotokollen, sondern der gesamte Prozess geht auch schneller vonstatten und das Protokoll erfährt mehr Nutzen. Denn durch eine adäquate Vorlage vereinheitlichen sich die Protokolle. Dies schafft Übersichtlichkeit, eine hohe Vergleichbarkeit und einen im Allgemeinen leichteren Umgang mit Aufzeichnungen. 

Protokoll-Vorlage: Fundament für die Umsetzung von Zielen

Durch eine gute Protokoll-Vorlage errichten wir also das Fundament zu einer funktionalen Sitzungsnachbereitung. Dies erfährt eine elementare Bedeutung, wenn man bedenkt, dass Protokolle die in Meetings erreichten Ziele am Leben erhalten.

Dabei ermöglicht es die Arbeit mit einer adäquaten Protokoll-Vorlage, möglichst schnell Beschlüsse umsetzen zu können und gleich eine gute Basis für das nächste Meeting zu legen (bei wiederkehrenden Sitzungen). Sie schafft Orientierung, Verbindlichkeit und Sicherheit: Sind zum Beispiele für Aufsichtsräte Protokolle fest vorgeschrieben und rechtsgültige Dokumente, kommt es umso mehr auf eine geeignete Vorlage an. 

Wie schreibt man ein gutes Protokoll – auf Basis einer Vorlage?

Bei der Erstellung von Meeting-Protokollen ist es wichtig, so viele Hindernisse wie möglich aus dem Weg zu räumen. Die Verwendung einer bewährten Vorlage für ein Meeting-Protokoll ist ein guter Weg, um Konsistenz zu gewährleisten und sich auf die wichtigsten Aspekte des Meetings zu konzentrieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie selbst eine Vorlage erstellen können:

1. Die Grundlagen einer Protokoll-Vorlage

Obwohl Sitzungsprotokolle etwas mühevoll und administrativ anmuten, muss das nicht zwingend der Fall sein. Ganz im Gegenteil: Mit einer dedizierten Meeting-Management-Lösung sowie einigen einfachen Richtlinien erstellen Sie schnell und unkompliziert eine Protokoll-Vorlage (Muster), die sich für jede Ihrer formellen Sitzungen einsetzen lässt.

Was schreibt man ein Meeting-Protokoll?

Es ist wichtig, zunächst die Grundlagen zu beachten. Dazu gehören: 

Meeting-Titel  

Alle großen Werke benötigen einen Namen – bei Meetings verhält sich das nicht anders. Damit sich ein Protokoll schnell finden und eindeutig identifizieren lässt, sollte Ihre Protokoll-Vorlage ein Feld für den Meeting-Titel enthalten. Um die Sache nicht unnötig kompliziert zu gestalten, empfiehlt sich bei der Namensgebung ein einheitliches Vorgehen. Ein Meeting-Titel könnte zum Beispiel "Management Update – Dezember 2022" lauten.

Standort 

Auch wenn viele Angestellte heutzutage aus dem Homeoffice beziehungsweise hybrid arbeiten, ist der Ort der Sitzung wichtig. Ihre Protokoll-Vorlage sollte den nötigen Platz dafür aufweisen – egal, ob das Meeting virtuell, persönlich oder hybrid  war.

Datum und Uhrzeit 

Damit Ihr Protokoll auch hilfreich ist, müssen Sie den genauen Zeitpunkt des Meetings notieren. Das Datum und die Uhrzeit lassen sich entweder in einem eigenen Feld oder im Titel erfassen.

Teilnehmende

Bei der Auswahl der Teilnehmenden handelt es sich um eine knifflige Angelegenheit. Sicher ist jedoch: Wer schließlich teilgenommen hat, muss auch im Protokoll namentlich erwähnt sein. Ergo sollte Ihre Protokoll-Vorlage einen Platz dafür bereit halten. So bewahren Sie den Überblick darüber, wer welche Rolle gespielt hat. Ebenso sollten Sie diejenigen erwähnen, die nicht teilnehmen konnten.

Ziel der Sitzung(en) 

Das Ziel des jeweiligen Meetings ist für jede Protokoll-Vorlage wichtig. Es verleiht dem Protokoll einen klaren Kontext, dank dem die Überprüfung der Fortschritte in Zukunft leichter fällt.

Sitzungsdokumente 

Im Verlauf einer Sitzung verweisen die Teilnehmenden auf eine Vielzahl von Dokumenten und Ressourcen. Um vergangene Meetings nachzuvollziehen, sollten Sie Links zu allen relevanten Dokumenten in Ihr Sitzungsprotokoll aufnehmen. In der Vorlage macht sich der nötige Platz dafür also bezahlt.

2. Die Details einer Protokoll-Vorlage 

Sind die Grundlagen geklärt, können Sie zu den Details der einzelnen Agendapunkte übergehen. Im Großen und Ganzen sollte Ihre Protokoll-Vorlage sich an der Agenda-Vorlage orientieren. Für die folgenden Punkte sind Felder sinnvoll:

Meeting-Leitung

Wer ist die allgemeine Meeting-Leitung ? Diese Informationen ist wichtig, denn sollten im Nachhinein noch Unklarheiten bestehen, stellt genau diese Personen den besten Ansprechpartner dar. Ein Feld Ihrer Protokoll-Vorlage sollte für den Namen der jeweiligen Person vorgesehen sein, welche die Besprechung leitet . 

Ebenso muss die Vorlage Felder dafür vorsehen, wer die einzelnen Agendapunkte leitet. Diese Personen verfügen für spezifische Fragen über das meiste (Fach-)Wissen und fungieren als Experten. Bei Klärungsbedarf sind genau sie die ersten Ansprechpartner und können unter anderem mit benötigten Unterlagen und weitergehenden Informationen aushelfen.

Art des Agendapunktes 

Grob zusammengefasst, fällt ein Agendapunkt in eine von drei Kategorien: 

• Information 
• Diskussion
• Abstimmung/Genehmigung 

Ist die Art jedes Agendapunktes festgehalten, sind die Informationen klar geordnet. Um Zeit zu sparen, lässt sich dies bereits vor der Sitzung erledigen. 

Zielvorgaben

Verfolgen Sie mit der Sitzung als Ganzes ein übergeordnetes Ziel, so verhält sich dies bei jedem Agendapunkt nicht anders. Klare Ziele gestalten die Diskussionen fokussierter und lenken die Aufmerksamkeit zu den Ergebnissen. Das Ziel jedes Agendapunktes sollte daher im Protokoll vermerkt sein. Auf diese Weise können Sie später eindeutig nachvollziehen, ob Sie es auch erreicht haben.

Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen

Ein Meeting-Protokoll dient in erster Linie dazu, Geschehnisse aufzuzeichnen. Somit sollten die Diskussionen, die getroffenen Entscheidungen und daraus resultierende Maßnahmen klar notiert sein. Dies schafft Verantwortlichkeit und gestaltet Meetings transparenter.

Abstimmungsergebnisse

Formelle Meetings sollen zu Entscheidungen führen; für diese wichtige Funktion sind Abstimmungen überaus wichtig. Deren Ergebnisse gehören somit in Ihr Sitzungsprotokoll – und damit in die entsprechende Vorlage. 

3. Die Verwendung von Meeting-Protokollen

Protokolle sichern die Ergebnisse, die Sitzungen erbringen sollen. Um wirklich etwas zu erreichen, müssen Sie die vereinbarten Aufgaben und Ziele im Blick behalten.

Ihre Protokoll-Vorlage sollte die folgenden beiden Abschnitte enthalten: 

Übersicht zu Aufgaben und Entscheidungen

Sind alle relevanten Informationen am Ende des Meeting-Protokolls aufgeführt, hat dies große Vorteile für alle Beteiligten. Sieht die Protokoll-Vorlage eine Zusammenfassung der Entscheidungen und Aufgaben vor, fördert dies die Transparenz und die Verantwortlichkeit – ein schneller Überblick erleichtert die Arbeit ungemein. Er macht Fortschritte überprüfbar und Fristen kommunizierbar. Darüber hinaus ist die Verwendung einer Lösung, die ein übersichtliches Entscheidungsprotokoll liefert, wichtig, um Ihre Meeting-Protokolle zu greifbaren Ergebnissen zu führen.

Datum der nächsten Sitzung  

Viele formelle Meetings gehören zu einer Reihe, das kann zum Beispiel eine vierteljährliche Vorstandssitzung oder ein wöchentliches Management-Update sein. Daher sollten Sie den nächsten Sitzungstermin in Ihrem Protokoll angeben. Dadurch bekommen die Teilnehmenden ausreichend Zeit, um den nächsten Termin einzuplanen. Außerdem fällt so die Vorbereitung deutlich leichter.

Verwenden Sie eine bewährte Protokoll-Vorlage

Sitzungsprotokolle haben eine Menge zu leisten. Fest steht: Ohne sie geht vieles verloren. Mit einer Protokoll-Vorlage erreichen Ihre Mitarbeitenden die vereinbarten Ziele deutlich leichter. Zudem festigen Protokolle die Ergebnisse, die Ihre Sitzungen schaffen.

Mit der Anleitung aus diesem Artikel erstellen Sie eine Protokoll-Vorlage, die mehr Einheitlichkeit, Verbindlichkeit und Verantwortlichkeit in Ihre Meetings bringt. 

Wenn das nach zu viel Arbeit klingt, probieren Sie doch einfach unsere bewährte Protokoll-Vorlage – kostenlos und sofort einsatzbereit – aus. Wir haben mehr als ein Jahrzehnt damit verbracht, Führungskräfte beim Meeting Management zu unterstützen und Ressourcen zu entwickeln, die auf unserer langjährigen Erfahrung und den neuesten Erkenntnissen der Meeting-Wissenschaft basieren.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.