Verlaufsprotokoll: Transparenz und Klarheit für Sitzungen

Um einen gebührenden Nutzen aus Meetings zu ziehen, spielt die Protokollierung eine Schlüsselrolle. Genießen Sitzungen den Status als meistgenutztes Führungsinstrument, so bildet es eine zentrale Aufgabe, die darin hervorgebrachten Diskussionen, Beschlüsse oder auch Abstimmungen aufzuzeichnen. Das Protokoll dient hier vorwiegend dazu, Besprechungen nachverfolgbar zu gestalten – ein wichtiger Faktor bei der Entscheidungsfindung – , Ergebnisse zu sichern und Folgemaßnahmen beschließen zu können.

Bedenkt man, wie viel Zeit Führungskräfte in Sitzungen verbringen, leuchtet es schnell ein, dass sich ein adäquater Aufwand für die Protokollierung schnell bezahlt macht. Darüber hinaus sind sie für einige Meetings sogar rechtlich verpflichtend.

Als Alternativen bietet sich – je nach dem erdachten Zweck und Typ des jeweiligen Meetings – entweder das Verlaufs- oder das Ergebnisprotokoll an. Beide Formen weisen eine entscheidende Funktion auf und sind wichtig, um Erträge aus Sitzungen zu erzielen.

Verlaufsprotokoll schreiben: Die Definition

Beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls handelt es sich um eine Form der Protokollführung, die Abläufe ins Visier nimmt. Anders als beim Ergebnisprotokoll geht es also nicht vordergründig um die Aufzeichnung von Beschlüssen, sondern mehr um dokumentarische Zwecke. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass ganze Redebeiträge von Diskussionen aufgezeichnet und nicht allein Ergebnisse festgehalten werden.

Dabei geht es darum, ein Verlaufsprotokoll in chronologischer Reihenfolge zu schreiben und die Inhalte der jeweiligen Sitzung möglichst genau wiederzugeben. Der Protokollant gibt die Ereignisse beziehungsweise Diskussionsbeiträge in indirekter Rede wieder. Als Zeitform ist zumeist das Präsens die bevorzugte Wahl, wobei sich jedoch auch das Präteritum verwenden lässt. 

Erfüllt das Verlaufsprotokoll also anders das Ergebnisprotokoll eine sehr dokumentarische Funktion, so liegt der Unterschied zum Wortprotokoll darin, dass die Beiträge sinngemäß, aber nicht wörtlich aufgezeichnet werden. 

Außerdem spielt im Zusammenhang mit dem Verlaufsprotokoll der sogenannte Verdichtungsfaktor eine gewisse Rolle. Dieser gibt an, wie sehr das jeweilige Protokoll verdichtet beziehungsweise verkürzt ist. Ein Beispiel: Fasst der Protokollierende eine einstündige Sitzung in einem Text zusammen, der eine Gesamtdauer von 15 Minuten abdeckt, so beträgt der Verdichtungsfaktor 4. Bei einer Entsprechung von 10 Minuten läge dieser bei 6.

Der Nutzen eines Verlaufsprotokolls

Muten das Schreiben eines Verlaufsprotokolls oft ziemlich administrativ und aufwendig an, so ist ihr Nutzen doch klar ersichtlich: Im Zentrum steht es, die Gesprächsverläufe einer Sitzung nachverfolgen und den Weg zu Entscheidungen nachvollziehen zu können. Auf diese Weise erhalten Personen, die nicht direkt am Meeting beteiligt waren, einen detaillierten Überblick und können erkennen, aus welchen Gründen bestimmte Beschlüsse getroffen und Maßnahmen beschlossen wurden.

Ebenso können Teilnehmende so ihre Erinnerungen festigen und Beiträge sowie Entscheidungen verinnerlichen. Das Verlaufsprotokoll macht die Inhalte von Sitzungen also unmittelbar nutzbar und lässt weitere Diskussionen sowie Maßnahmen daran anschließen.

Im Allgemeinen stehen diese Faktoren als Nutzen hervor: 

• Die Teilnehmenden können die jeweilige Sitzung adäquat rekapitulieren
• Auch Unbeteiligte können involviert werden und erhalten einen umfassenden Überblick
• Das Protokoll dient als Kontrollmechanismus und Vergewisserung für das Nachgehen von Aufgaben
• Es lassen sich Prozesse analysieren und auch mitunter schlechte Entscheidungen genau nachverfolgen, so dass Verbesserungen und Iterationen entwickelt werden können
• Es stehen Verantwortliche fest und Aussagen sowie Beschlüsse lassen sich klar zuordnen
• Compliance-Maßgaben sehen sich erfüllt.

Verlaufsprotokoll schreiben: Ein Beispiel für zufriedenstellende Ergebnisse

Ein Verlaufsprotokoll zu schreiben, ist eine genauso wichtige wie verantwortungsvolle und teils sehr aufwendige Aufgabe. Umso mehr kommt es also darauf an, mit System und einem guten Plan vorzugehen. Als sehr hilfreich und ein gutes Beispiel für das Schreiben eines Verlaufsprotokolls erweist sich vor diesem Hintergrund auch die Arbeit mit einer Protokoll-Vorlage , die Sherpany kostenlos für Sie zur Verfügung stellt. Auf Basis dessen können Sie auch Ihre eigene, individuell an Ihre Bedürfnisse angepasste Vorlage für ein Verlaufsprotokoll erstellen. Somit gestaltet sich die Protokollierung einheitlicher, zeitsparender sowie übersichtlicher.

Außerdem empfiehlt es sich, agenda-basiert zu arbeiten. So liefert eine zielführende und vielsagende Agenda , die im Idealfall in Fragen formuliert ist, nicht nur als hervorragender Meeting-Leitfaden, sondern auch als eine hilfreiche Protokollvorlage. Da das Verlaufsprotokoll die Chronologie berücksichtigt, empfiehlt sich – als ein gutes Beispiel – eine enge Verknüpfung mit der Agenda im besonderen Maß. 

Aufbau eines Verlaufsprotokolls: Diese Punkte sind wichtig

Zunächst einmal: Auch wenn beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls einige formale Gesichtspunkte durchaus entscheidend sind, liegt ein dahingehendes Patentrezept doch recht fern. In anderen Worten: Es existieren gute Beispiele für ein Verlaufsprotokoll, doch liegt die endgültige Gestaltung – sofern keine rechtlichen Vorschriften zu erfüllen sind – im unternehmensinternen beziehungsweise individuellen Ermessen.

Hier nun einige übergeordnete Punkte als gute Beispiele für die Inhalte eines Verlaufsprotokolls:

• der Protokollkopf: Infos wie der Titel, der Ort, das Datum, die Dauer, die Aufzählung der Teilnehmenden und der Name des Protokollierenden finden hier Platz
• die Agendapunkte: Da die Agenda für den Ablauf und die Inhalte eines Meetings ist, gehört eine Aufzählung der einzelnen Punkte unbedingt in das Verlaufsprotokoll
• Darstellung der Beschlüsse: Anders als beim Ergebnisprotokoll stehen hier nicht nur die Beschlüsse selbst, sondern auch deren Entstehungen im Fokus
• Abstimmungen: Gibt es Abstimmungen, so gehören deren Ergebnisse unbedingt in das Protokoll
• Verantwortliche benennen: Hier geht es – je nach Organisation des jeweiligen Meetings – sowohl um die Verantwortlichkeit für einzelne Agendapunkte als auch um die Ausführung von mit der Sitzung verbundenen Aufgaben
• Unterschriften: Je nach Vorschriftenlage paraphieren sowohl der Protokollierende als auch der Leitende
• Anlagen: Gibt es Dokumente, die einen Bezug zur Sitzung aufweisen, sollten diese im Protokoll vermerkt sein. Bei Online-Quellen spielen ebenfalls die Zugangsdaten eine Rolle.

Tipps zur Gestaltung eines Verlaufsprotokolls

Struktur, Übersichtlichkeit und eine einfache Nachvollziehbarkeit des Protokolls stehen im Vordergrund. Insofern macht sich die Arbeit mit einer entsprechenden Vorlage gleich mehrfach bezahlt. 

Da ein Verlaufsprotokoll von hoher dokumentarischer Natur ist, sollten Sie es außerdem eingehend auf subjektive Färbungen und Interpretationen prüfen. Die Erstellung in indirekter Rede zahlt auf diesen Faktor ein. Zusätzlich sollte der Protokollierende zumindest selbst die notierten Aussagen eingehend prüfen und bei Bedarf Informationen von Zuständigkeiten verifizieren lassen. Ebenso empfiehlt es sich, neben dem Protokollierenden eine weitere Person mit entsprechender Expertise für das inhaltliche und sprachliche Korrekturlesen zu beauftragen.

Hier einige zusätzliche inhaltliche Punkte, auf die beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls zu achten ist:

1. Die Wiedergabe sollte möglichst in kurzen, einfachen Sätzen erfolgen.
2. Die Gedankenführung sollte klar sein und eine hohe Verständlichkeit aufweisen.
3. Aufgrund der dokumentarischen Natur kommt es verstärkt auf Wahrheitstreue und die Vollständigkeit der wiedergegebenen Informationen an.
4. Auch wenn das Verlaufsprotokoll einen Anspruch auf Vollständigkeit stellt, sollte es dennoch nicht überfrachtet sind. Insbesondere auf Randinformationen, die keine wirkliche Relevanz für die Nachbereitung aufweisen, kann verzichtet werden.
5. Inhaltliche Gesichtspunkte sind entscheidend, doch auch auf Orthographie, Interpunktion und Grammatik kommt es an. Stimmen diese Punkte durchgehend, ist das Protokoll nicht nur vorzeigbar, sondern es werden auch etwaige Missverständnisse vermieden.

Die Auswahl: Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll zu erstellen, empfiehlt sich dann besonders, wenn die betreffende Sitzung einen recht hohen Grad an Formalität aufweist: In diesem Fall – und mit steigender Bedeutung des jeweiligen Meetings – empfiehlt es sich, ein Verlaufsprotokoll zu erstellen. Auf diese Weise lässt sich die Entstehung von Beschlüssen am effektivsten nachvollziehen. Doch auch ein Ergebnisprotokoll kann durch seine Prägnanz die richtige Wahl sein.

Steht im Vorfeld noch nicht fest, auf welche Art von Protokoll die Wahl fallen soll, muss während des jeweiligen Meetings eine Abwägung stattfinden. Tauschen die Teilnehmenden zum Beispiel viele kontroverse Argumente und besteht die Notwendigkeit, Diskussionen in einer späteren Sitzung wieder aufzunehmen, erscheint die Erstellung eines Verlaufsprotokolls sehr sinnvoll. Auf Basis dessen lässt sich in die asynchrone Kommunikation einsteigen, um wichtige Grundsteine für kommende Beschlüsse zu legen. Somit entfalten Verlaufsprotokolle vor allem für wiederkehrende Sitzungen eine hohe Wirkung.

Wenn allerdings die Diskussionen in sich abgeschlossen sind und auf der Enstehung der jeweiligen Beschlüsse kein allzu großer Fokus liegt, reicht allerdings ein Ergebnisprotokoll vollkommen aus. Bei Videokonferenzen besteht dabei eine praktikable Lösung darin, die Sitzung aufzuzeichnen und zusätzlich ein kurzes, prägnantes Ergebnisprotokoll anzufertigen.

Verlaufsprotokoll: Prozesse holistisch betrachten

Wie wir gesehen haben, kann es einen hohen Nutzen entfalten, ein Verlaufsprotokoll zu schreiben. Insbesondere für umfangreiche Prozesse, wichtige Entscheidungen und wiederkehrende Sitzungen bietet sich diese Form der Protokollierung an. Durch ein Verlaufsprotokoll lässt sich die Entstehung von Beschlüssen am besten nachvollziehen, was in einigen Fällen auch eine hohe rechtliche Relevanz aufweist. Auch für die Rechtfertigung von Entscheidungen bietet sich ein Verlaufsprotokoll an.

Sollten für das Schreiben eines Verlaufsprotokolls einige formale Gesichtspunkte geklärt sein, so kommt es im Endeffekt auf den damit bereitgestellten Mehrwert an. Verlaufsprotokolle beleuchten die Abläuft in Meetings umfassend, so dass dem Leser klar ersichtlich wird, auf welche Weise Maßnahmen wie wichtige Entscheidungen entstanden sind.

Sind Verlaufsprotokolle für einige bestimmte Sitzungen vorgeschrieben, handelt es sich vielfach um eine Abwägungssache, inwiefern es oder doch eher ein Ergebnisprotokoll erstellt werden soll. Entfaltet es in einigen Fällen einen hohen Nutzen, so übersteigt häufig auch – insbesondere bei in sich abgeschlossenen und weniger relevanten Vorgängen – der Aufwand den Ertrag.

Achten Sie auf eine wichtige Maßgaben bei der Gestaltung – hier empfiehlt sich die Arbeit mit einer Vorlage –, kann es sich sehr bezahlt machen, ein Verlaufsprotokoll zu schreiben. Somit empfiehlt es sich, einen hinreichenden Aufwand zu investieren, um es in konkrete Aktionen und Erfolge umzuwandeln.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.