Tipps für bessere Online-Meetings: So stellt sich Erfolg statt Frust ein

Online-Meetings haben sich seit den Pandemie-Zeiten ungemein etabliert. Längst zählt die Fähigkeit, produktive Videokonferenzen abzuhalten, zu den wesentlichen Eigenschaften, die insbesondere Führungskräfte mitbringen sollten. Schließlich manifestiert sich in ihnen die Unternehmenskultur, wobei sie vor allem bei Remote-Arbeit eine entscheidende Interaktionsmöglichkeit darstellen.

Dabei geht es bei Online-Meetings um mehr, als sie nur souverän zu führen: Sie sollten unbedingt zielführend zum Einsatz kommen, Teams und Kollaborierende weiterbringen, klare Fortschritte erkennen lassen. Um sie also tatsächlich erfolgreich zu gestalten, braucht es die richtigen Mittel und Techniken. Schließlich gibt es heutzutage immens viele Online-Sitzungen, die leider immer noch häufig als Zeitverschwendung wahrgenommen werden.

In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Online-Meetings effektiv werden, klar zur Zielerreichung beitragen und Teams voranbringen, anstatt sie von ihrer operativen Arbeit abzuhalten. Die hier aufgezeigten Tipps sollen zu positiveren Erlebnissen in Videokonferenzen beitragen.

Was ist ein Online-Meeting?

Bei einem Online-Meeting (auch: Webkonferenz, Videokonferenz oder virtuelle Sitzung) handelt es sich um eine über das Internet organisierte Sitzung mehrerer Teilnehmer zu einem bestimmten Thema mit einem zuvor definierten Datum und Zeitraum. Bei formalen Online-Meetings sind eine Agenda und eine Dokumentierung – wie zum Beispiel anhand eines Protokolls – zwingend erforderlich.

Online-Meetings: Was sind die größten Herausforderungen im Vergleich zu herkömmlichen Sitzungen?

Eine Videokonferenz unterscheidet sich in einigen Hinsichten eindeutig von einem Meeting vor Ort, was zu spezifischen Herausforderungen führt. Hier sind drei dieser Herausforderungen:

Das richtige Tool für Ihr Online-Meeting wählen

Microsoft Teams, Zoom, Hangouts und GoToMeeting sind nur einige Beispiele für geeignete Videokonferenz-Softwares. Stellen Sie bei der Auswahl potenzieller Tools sicher, dass alle wichtigen Funktionen – dazu zählt zumeist auch die Möglichkeit einer Aufzeichnung – erfüllt sind. Achten Sie auch auf die Bereiche Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

Offene Zusammenarbeit und Kommunikation sicherstellen

Physisch nicht im selben Raum zu sein, kann die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren. Doch es gibt geeignete Mittel, um diese Nachteile abzufedern: Kreative Einstiege wie persönliche Check-ins dienen als Eisbrecher und durch den Einsatz nonverbaler Signale sowie einiger kreativer Ideen lassen sich Missverständnisse vermeiden. 

Wie können Sie also in einem Online-Meeting sicherstellen, dass eine Gruppe effektiv kommuniziert? Ein Schlüssel ist es, offene Zusammenarbeit, inklusive Erlebnisse und psychologische Sicherheit zu gewährleisten. Dies begünstigt nicht nur die Kommunikation und die gelebte Meeting-Kultur, sondern auch die Qualität Ihrer Team-Entscheidungen.

Den Fokus behalten und Ergebnisse erzielen

Es ist ein häufig beobachteter psychologischer Fakt: Teilnehmende fühlen sich in Online-Meetings weniger verantwortlich für das Gelingen eines Meetings als vor Ort. Multitasking bleibt eher unbeachtet und die Teilnehmenden sind tendenziell weniger involviert. Aus diesem Grund ermutigen wir die Menschen, in Online-Meetings ihre Webcam zu aktivieren, damit sie sich eher engagieren und zu positiver Zusammenarbeit beitragen. Ebenso zentral ist eine – idealerweise in Fragen ausgearbeitete – Meeting-Agenda mit klaren Zielen, damit alle Teilnehmenden wissen, was erreicht werden soll. Dies stärkt den Fokus und führt in die Richtung handfester Resultate sowie klarer Entscheidungen.

Online- vs. Präsenz-Meetings: Beides gilt es zu optimieren

Trotz einiger besonderer Herausforderungen von Online-Meetings sind wir der Meinung, dass die Standortfrage für den Erfolg einer Sitzung nicht zentral ist. Wenn Sie also am Wert Ihrer Online-Meetings zweifeln, ist das eigentliche Problem höchstwahrscheinlich, wie Sie Ihre Sitzungen insgesamt gestalten – ob nun in Präsenz oder virtuell. 

In der Tat sind unproduktive Geschäftsmeetings in der heutigen Unternehmenswelt ein großes Problem. Zu viel Zeit wird in schlechten Meetings verschwendet. Dies hat schwerwiegende Konsequenzen: Eine unproduktive Sitzungskultur verlangsamt die Entscheidungsfindung, wirkt sich negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus und verursacht im Endeffekt immens hohe Kosten . 

Insbesondere Online-Meetings sind entscheidend für Teams

Richtig umgesetzt, stellen Meetings jedoch leistungsstarke Instrumente dar, die essentiell für das Überleben und den Erfolg von Unternehmen sind: Sie haben das Potenzial, das Engagement, die Koordination, die Innovation, die Produktivität und die Teamarbeit der Mitarbeitenden zu optimieren. Bestimmte Faktoren von Sitzungen sind besonders wichtig für virtuelle Teams: Da sich ihre Mitglieder nicht persönlich sehen, sind sie noch mehr auf gute Team-Meetings angewiesen – insbesondere für die Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls und eine bessere Koordination. Auch drohen die Gefahren, sich isoliert und demotiviert zu fühlen.

Schritt für Schritt zu besseren Online-Meetings

Die gute Nachricht ist, dass Meetings verbessert werden können. Während die meisten der folgenden Tipps sowohl für Online- als auch für Präsenz-Meetings gelten, haben wir auch spezifische Ratschläge für Videokonferenzen beachtet. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung  folgt den drei Hauptphasen des Meeting Managements: vor, während und nach der Sitzung.

Die Vorbereitung: Grundstein für spätere Erfolge

Fragen Sie sich: Meeting oder kein Meeting?

Stellen Sie sich ein paar Fragen, bevor Sie das nächste Meeting planen. Eine zentrale Frage ist, ob eine Sitzung tatsächlich notwendig ist. Insbesondere Online-Meetings werden ganz einfach mit einem Klick geplant und verursachen auf den ersten Blick keine direkten Kosten. Das sogenannte “Meeting by default” –die Tatsache, dass viele Meetings ohne weitere Überlegungen anberaumt werden – trägt zu einer unproduktiven Meeting-Kultur bei. 

Aus diesem Grund sollten Sie strategisch vorgehen und die nächsten notwendigen Schritte identifizieren, um mit Ihrem Projekt fortzufahren. Bedenken Sie, dass Meetings nicht das einzige verfügbare Instrument sind, um ein Thema voranzubringen. Dank vielfältiger Technologien können wir heute dynamisch und zeitsparend arbeiten: Die Herausforderung ist es, die zur Verfügung stehenden Mittel dediziert einzusetzen.

Wie sieht eine gute Agenda für Ihr digitales Meeting aus? 

Eine klare Meeting-Agenda ist der wichtigste Faktor für die Effektivität eines Meetings. Teilen Sie Ihre Agenda in eigenständige Punkte mit jeweils klaren Ziele auf. Wenn Sie konkrete Agendapunkte definieren und diesen eine Zeit zuweisen, können Sie die Sitzung bewusst planen. Klare Ziele legen eine genaue Richtung für den gesamten Prozess fest und fördern somit den Fokus auf deren Erreichung. Bei Videokonferenzen ist es besonders schwierig, den Fokus zu behalten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für jedes Online-Meeting eine strukturierte Agenda haben.

Bestimmen Sie die Teilnehmenden und deren Rollen

Bestimmen Sie für jeden Agendapunkt eine verantwortliche Person. Diese Person identifiziert die relevantesten Teilnehmenden und Entscheidungstragenden. Die Idee der beitragsorientierten Teilnahme ist, dass die Teilnehmenden nur an jenen Agendapunkten beteiligt sind, zu denen sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. Infolgedessen verschwenden Mitarbeitende weniger Zeit in Sitzungen und das Online-Meeting selbst wird fruchtbarer und dynamischer.

Die Meeting-Wissenschaft zeigt, dass Sitzungen mit weniger Teilnehmern tendenziell produktiver sind. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat dazu die sogenannte Zwei-Pizza-Regel erfunden: An einem Meeting sollen nur so viele Personen teilnehmen, dass sie von maximal zwei Pizzen satt werden.

Diese spezifischen Rollen können oder sollten – abhängig von der Art der Sitzung – zugewiesen werden:

• Organisierender

• Meeting-Leitung

• Agendapunkt-Leitung

• Protokollant

• Teilnehmender

Was sind passende Regeln für Online-Meetings?

Um eine produktive Sitzung zu haben, müssen die Teilnehmenden bestimmte Regeln befolgen. Obwohl einige davon einfach nur logisch scheinen, ist es sinnvoll, sie vor der Sitzung zu definieren und mit allen zu teilen. Die Regeln legen den Grundstein dafür, wie sich Ihr Team im virtuellen Meeting-Raum verhält und zusammenarbeitet.

Hier sind die zehn Grundregeln für Online-Meetings, anhand derer Sie die Richtlinien Ihres Teams erstellen können:

• Wir starten unsere Online-Meetings pünktlich.
• Wir stellen vor der Videokonferenz sicher, dass unsere Technologie (Video / Audio / Wi-Fi) funktioniert.

• Wir schalten die Video-Funktion ein, um einander zu sehen und das allgemeine Engagement zu erhöhen.

• Wir stellen alle Geräte, die wir nicht wirklich benötigen, aus oder auf stumm.

• Wir folgen der Agenda und beachten die vorgegebenen Zeiträume.

• Wir betreiben kein Multitasking.
• Wir ermutigen alle Teilnehmenden, sich aktiv zu beteiligen, damit alle Meinungen gehört werden.
• Wir sorgen dafür, dass jeweils nur eine Person spricht.
• Wir drücken Positivität aus und vermeiden destruktive Kommentare.
• Wir greifen ein, wenn eine Diskussion vom Thema abkommt.

Wie sieht eine adäquate Vorbereitung auf Online-Sitzungen aus?

Sammeln Sie alle relevanten Sitzungsinformationen im Voraus und teilen Sie sie mit allen Teilnehmenden. Kommunizieren Sie, welche Ansprüche es bei der Vorbereitung gibt, und weisen Sie Aufgaben mit klaren Fristen zu. Stellen Sie sicher, dass Sie gut vorbereitet zur Sitzung kommen und persönliche, digitale Anmerkungen auf den Sitzungsdokumenten machen. Eine gründliche Meeting-Vorbereitung erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Videokonferenz.

Bringen Sie Themen bereits vor dem Meeting voran

Verwenden Sie Technologie, um sich asynchron über Agendapunkte auszutauschen. Bitten Sie um Klärung der Agenda und besprechen Sie kontroverse Themen mit den entsprechenden Teilnehmenden. Indem Sie Themen bereits vor Beginn der Videokonferenz vorantreiben, erreicht Ihr Team ein gemeinsames Verständnis der wichtigsten zu bewältigenden Herausforderungen. Auf diese Weise können Sie sich während der Online-Videokonferenz besser konzentrieren.

Während des Meetings: effektive Führung im Remote-Kontext

Eisbrecher: Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmenden wohl fühlen

Wenn Teammitglieder im selben Büro arbeiten, führen sie informelle Gespräche untereinander und erhöhen so das gegenseitige Vertrauen und die Offenheit. Meeting-Teilnehmende fühlen sich daher eher wohl und teilen ihre Meinungen mit - auch zu kontroversen Themen. Bei virtuellen Teams ist diese Möglichkeit beschränkt. Was können diese Teams also tun?

Seien Sie proaktiv und schaffen Sie Möglichkeiten, damit sich die Menschen wohl fühlen,  offen miteinander zu kommunizieren. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Online-Meetings ein paar Minuten Zeit (und reservieren Sie diese Zeit in der Agenda), damit sich das jeweilige Team untereinander näher kommt. Jedes Teammitglied spricht zum Beispiel kurz über etwas Erlebtes in seinem beruflichen oder persönlichen Umfeld, Sie führen offenen Smalltalk oder jemand stellt eine lustige Frage an alle. Sie werden bald ein Gefühl dafür bekommen, was für Ihr Team am besten funktioniert.

Erinnern Sie die Teilnehmenden auch an zuvor vereinbarte Videokonferenz-Regeln.

Steigern Sie das Engagement und stellen Sie produktive Zusammenarbeit sicher

Engagierte Meeting-Teilnehmende sind das A und O eines erfolgreichen Meetings. Sie zu motivieren, ist aber eine besonders schwierige Herausforderung in Online-Meetings. Wie können Sie also virtuell Teilnehmende zur aktiven Partizipation motivieren? Stellen Sie einer auserwählten Person aktiv eine bestimmte Frage und fordern Sie die Menschen proaktiv dazu auf, ihre Meinung mitzuteilen. Diese aktive und adressierte Kommunikation hat drei Hauptvorteile im digitalen Kontext:

1. Teilnehmende folgen dem Meeting aufmerksamer, da sie jederzeit um einen Beitrag gebeten werden können.
2. Auch Introvertierte beteiligen sich am Gespräch und teilen aktiv ihre Meinung.
3. Sie vermeiden, dass mehrere Personen gleichzeitig antworten (bei unadressierten Fragen herrscht oft Stille, kurz darauf antworten viele gleichzeitig).

Fördern Sie gezielt produktive Interaktionen

Für eine produktive Zusammenarbeit sollten alle Teilnehmenden durch “Handheben” im jeweiligen digitalen Tool auf sich aufmerksam machen, bevor sie zu sprechen beginnen. Machen Sie auch genügend Pausen und sprechen Sie nicht zu schnell. Sie können auch den Chat im digitalen Meeting benutzen, um sich zu Wort zu melden oder offene Fragen zu sammeln.

Eine andere Taktik, um Leute zu motivieren, besteht darin, ihnen verschiedene Aufgaben zu geben – und diese von Meeting zu Meeting zu rotieren: Protokollantin, Zeitnehmer, Organisatorin der Einführungsrunde oder Hüter der Grundregeln (diese Person greift ein,  wenn die Regeln missachtet werden). Seien Sie kreativ. Je mehr Teilnehmende miteinander interagieren, desto besser wird Ihre Meeting-Produktivität. Sie möchten passive Zuhörer in Ihrer virtuellen Teambesprechung vermeiden.

Konzentrieren Sie sich auf die Zielerreichung

Halten Sie sich an die Agenda und konzentrieren Sie sich stets auf zuvor festgelegte Sitzungsziele. Sie müssen das richtige Gleichgewicht zwischen der Erfüllung der Agenda und der flexiblen Berücksichtigung von Fragen, Bedenken und Randnotizen finden. Intervenieren Sie, wenn zu viel Zeit für irrelevante Themen aufgewendet wird, und stoppen Sie destruktive Kommentare.

Definieren Sie Aktionspunkte und führen Sie Protokoll

Schließen Sie jeden Agendapunkt mit der Definition und Zuordnung klarer Aktionspunkte ab.

Schreiben Sie ein effektives Sitzungsprotokoll – und vergessen Sie nicht die definierten Aktionselemente miteinzubeziehen. 

Nach dem Meeting: Rasche Folgemaßnahmen und kontinuierliche Verbesserung der Meeting-Kultur

Verteilen Sie das Sitzungsprotokoll sofort

Veröffentlichen Sie das Sitzungsprotokoll und die Aktionspunkte unmittelbar nach der Sitzung ( genehmigen Sie es bei Bedarf). Stellen Sie das Protokoll allen Beteiligten zur Verfügung. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden Entscheidungen und Vereinbarungen, die während des Online-Meetings getroffen wurden, einhalten. Das Protokoll ist daher ein wichtiges Instrument, um zeitnahe und erfolgreiche Folgemaßnahmen sicherzustellen.

Geben Sie Feedback 

Sammeln und geben Sie Feedback zum Online-Meeting, um eine Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung zu schaffen. Was ist gut gelaufen? Was hätte besser sein können? Die Informationen fließen in regelmäßige Retrospektiven ein, in denen Teams Fokuspunkte definieren, um ihre Meetings bis zum nächsten Rückblick zu verbessern. 

Bewerten Sie regelmäßig Ihre Online-Meetings, mit Blick auf die drei Dimensionen der Teamproduktivität:

• Menschen: Wie können wir das gegenseitige Vertrauen und den Respekt in unserem Team erhöhen? Benötigen wir Schulungen, um unsere Online-Meetings zu optimieren?
• Prozesse: Sind die Praktiken, die wir anwenden, zielführend? Gibt es Prozesse, mit denen wir unsere Meetings noch verbessern können?
• Technologie: Wie setzen wir Technologie in unseren Meeting-Prozessen ein? Wie können wir das volle Potenzial der Technologie ausschöpfen?

Führen Sie erfolgreiche Online-Meetings

Virtuelle Arbeitsteams stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Lösung dafür liegt in erfolgreichen Meetings: Sie verbessern nicht nur die Kommunikation, sondern steigern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. 

Der Schlüssel zu einer gelingenden Remote-Arbeit und produktiven hybriden Arbeit liegt also im Wissen, Online-Meetings zu optimieren – für bessere Zusammenarbeit, mehr Effizienz und echte Resultate. Wer diesen Schritt geht, leistet eine Menge im Sinne produktiver Arbeit, Kosteneffizienz und einer positiv gelebten Unternehmenskultur.

Da immer mehr Teams remote arbeiten, ist mehr Wissen darüber erforderlich, wie effektive Online-Meetings durchgeführt werden können. Die Tipps in diesem Artikel bilden eine gute Grundlage, um in diese Richtung zu gehen: Jede Online-Sitzung, die anstatt als unproduktiv als zielführend wahrgenommen wird, ist bereits ein Erfolg.

Simon Städeli

Über den Autor

Sein Hintergrund als Journalist und Unternehmer dient Simon als Grundlage für seinen erstklassigen Content rund um die Themen digitale Transformation, Meeting Manegement und agile Führung.