Die rechtlichen Grundlagen von Zirkularbeschlüssen in der Schweiz
Was sind die rechtlichen Grundlagen für Zirkularbeschlüsse in der Schweiz? Der renommierte Anwalt und Präsident des Verwaltungsrats der Postfinance, Rolf Watter, erklärt, was bei digitalen Beschlüssen beachtet werden muss.
Die Sherpany Software erlaubt den digitalen Zirkularbeschluss (dCR). Mit diesem Feature können Unternehmen ihre Beschlüsse auf Distanz und zeitlich versetzt fassen. Die dCR-App ist die perfekte Lösung für digitale Beschlussfassungen. Sie verhindert auch, dass für jeden einzelnen Entscheid ein Meeting oder eine Online-Videokonferenz einberufen werden muss, vor allem dann, wenn es sich um keinen strittigen Punkt handelt.
Um mehr über den digitalen Zirkularbeschluss (dCR) und seine Nutzung in der Schweiz zu erfahren, haben wir renommierte Anwält*innen darum gebeten, ihre Erfahrungen im Umgang mit dCR mit uns zu teilen. In diesem Interview spricht Prof. Dr. iur. Rolf Watter über die rechtlichen Grundlagen von Zirkularbeschlüssen in der Schweiz. Er zählt zu den einflussreichsten Schweizer Rechtsanwälten, ist als Partner bei der bekannten Schweizer Anwaltskanzlei Bär & Karrer tätig und amtet auch als Verwaltungsratspräsident der PostFinance AG.
Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Zirkularbeschluss in der Schweiz (Gesetz, Statuten, Reglement)?
Rolf Watter: Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in Art. 713 Abs. 2 OR. Manchmal präzisiert das Organisationsreglement, dass der Beschluss schon gültig ist, wenn bis zum Zeitpunkt X keine mündliche Beratung verlangt wird und bis dahin schon mehr als die Hälfte der Mitglieder zugestimmt hat.
Was muss in den Statuten und/oder dem Reglement in Bezug auf den zirkularen Beschluss definiert sein, damit dieser zulässig ist?
Rolf Watter: An sich ist der Zirkularbeschluss von Gesetzes wegen gültig und es muss nichts gemacht werden. Man kann die Beschlussfassung aber beschleunigen (vgl. Antwort auf Frage 1) oder z. B. präzisieren, dass eine Zustimmung auch per E-Mail möglich ist. Das Gesetz selbst schreibt Schriftlichkeit vor.
Wie weit verbreitet sind Zirkularbeschlüsse in der Schweiz?
Rolf Watter: Die durchschnittliche Gesellschaft dürfte etwa 5 - 10 Zirkularbeschlüsse pro Jahr fällen.
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Auf welchem Weg werden Zirkularbeschlüsse in der Schweiz in der Regel gefällt (Post, E-Mail, Fax, digital, anderes)?
Rolf Watter: Klassischerweise per Fax (da dies als "schriftlich" gilt). Heute erlauben Reglemente immer öfter auch E-Mail oder ein anderes digitales Vorgehen.
Gibt es Regelungen in Bezug auf den digitalen Zirkularbeschluss, insbesondere bei Verwendung elektronischer Medien?
Rolf Watter: Es gibt eine gesetzliche Lösung, die allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Wie schon gesagt, können die Reglemente aber auch Vereinfachungen einsetzen.
Wann ist die Beschlussfähigkeit gegeben, respektive was ist Ihre konkrete Empfehlung?
Rolf Watter: Es müssen alle Mitglieder angeschrieben werden, da jedes Mitglied mündliche Behandlung verlangen kann. Nach den meisten Reglementen genügt dann für den eigentlichen Beschluss eine Mehrheit aller Mitglieder.
Sind digitale Zirkularbeschlüsse Ihrer Meinung nach rechtlich zulässig?
Rolf Watter: Ja, weil sie einem Fax überlegen sind und letztlich mehr Sicherheit bieten, dass alle Mitglieder erreicht werden und auch die richtige Person antwortet.
Wann ist ein Zirkularbeschluss nichtig beziehungsweise anfechtbar? Durch wen kann er angefochten werden?
Rolf Watter: Nichtigkeit sollte dann nicht resultieren, wenn alle Mitglieder kontaktiert werden. Beschlüsse des Verwaltungsrats können auch nicht angefochten werden.
Gibt es in der Schweiz eine Best Practice für den Zirkularbeschluss? Falls ja, was beinhaltet diese?
Rolf Watter: Vgl. die Antworten zu den obigen Fragen – Best Practice ist, dass nur innert einer Frist eine mündliche Beratung verlangt werden kann.
Muss in der Schweiz ein (digitaler) Zirkularbeschluss in der physischen Folgesitzung bestätigt werden? Was ist Ihre Empfehlung diesbezüglich?
Rolf Watter: Das wird häufig gemacht, weil Art. 713 Abs 3 OR verlangt, dass auch über solche Beschlüsse ein Sitzungsprotokoll erstellt wird. Praktisch wird aber nur gesagt, dass seit der letzten Sitzung noch X Zirkularbeschlüsse gefällt wurden – manchmal wird dann der Beschlusstext ins Protokoll aufgenommen.
Wie wird in den Unternehmen das Ergebnis des Zirkularbeschlusses in der Regel ausgewiesen? (alle namentlich? / Anzahl ja vs. Anzahl nein? Nur Ergebnis? Gegenüber den Abstimmenden? / Gegenüber Behörden?)
Rolf Watter: In der Regel wird das Ergebnis gegenüber den Abstimmenden in der Form eines Bestätigungsmails ausgewiesen. Gegenüber Behörden muss der Beschluss nur dann gezeigt werden, wenn handelsregisterliche Anmeldungen zu machen sind. Hier ist noch offen, wie die Ämter reagieren werden.
Welche Inhalte beziehungsweise Art von Beschlüssen kommen in den Unternehmen in der Regel in einen Zirkularbeschluss?
Rolf Watter: Meistens dringliche und manchmal eher technische Fragen, wie etwa die Erteilung einer definitiven Zustimmung zu einem Geschäft, das schon vorbesprochen wurde.
Zum digitalen Zirkularbeschluss in Sherpany
Die Meeting Management Software Sherpany erlaubt den digitalen Zirkularbeschluss (dCR). Der dCR auf Sherpany eignet sich optimal, um bereits gefasste Beschlüsse formell zu bestätigen, wobei die Benutzer*innen remote und zeitlich asynchron abstimmen resp. bei Bedarf erneut eine Diskussion verlangen können. Typischerweise wird ein dCR verwendet, um Zeichnungsberechtigte zu nominieren, formell über Ernennungen/Beförderungen zu befinden (Vertragsdetails wurden zuvor bereits besprochen) oder eine Investition abzusegnen, deren Kennzahlen bekannt sind und wofür keine weitere Diskussion nötig ist.
