Die richtigen Teilnehmenden auswählen: die Zwei-Pizza-Regel und weitere Meeting-Tipps

An Meetings teilzunehmen, bildet keinen Selbstzweck: Die Teilnahme jedes Einzelnen sollte möglichst viel Sinn ergeben und sich in relevanten Ergebnissen niederschlagen. Wer ein Meeting organisiert, hat also eine verantwortungsvolle Aufgabe – die Auswahl der Teilnehmenden und deren spezifische Rollen müssen wohlüberlegt sein und dürfen auf keinen Fall zu Zeitverschwendung führen. 

Dies ist zentral, um eine gründliche Vorbereitung , ein aktives Engagement und eine gewisse Eigenverantwortung für den Sitzungserfolg zu gewährleisten. So kann die Produktivität der Sitzungen insgesamt gesteigert werden. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel erstellt – und auch die Meeting-Wissenschaft warnt vor Meetings mit zu vielen Anwesenden.

In diesem Artikel zeigen wir auf, was Sie bei der Auswahl von Teilnehmenden und der Zuweisung von Rollen beachten sollten. Dank unserer Best Practices können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmenden Ihrer künftigen Sitzungen engagiert sind und volle Verantwortung für ein gelungenes Meeting übernehmen.

Zwei-Pizza-Regel und beitragsorientierte Teilnahme: die richtigen Teammitglieder auswählen

Was ist die Zwei-Pizza-Regel? 

Die Zwei-Pizza-Regel besagt, dass an einem Meeting nur so viele Personen teilnehmen sollten, wie von zwei großen Pizzen satt werden – fünf bis maximal acht Teilnehmende. Sie geht auf Amazon-Gründer Jeff Bezos zurück, der durch sie eine effektivere Nutzung von Sitzungszeit erwirkt hat. Sie stimmt ziemlich genau mit den Ergebnissen der Meeting-Forschung überein, die von sieben Teilnehmenden (plus/minus zwei) als einen idealen Ansatz ausgeht.

In vielen Fällen ist es ein Trugschluss, dass die Zusammenarbeit umso besser sein wird, je mehr Personen an einer Sitzung teilnehmen. Gemäß Paul Axtell, einem führenden Experten für Meetings, haben die produktivsten Sitzungen weniger als acht Teilnehmende.¹ Daher sollte Ihre Teilnehmerliste kürzer sein, als Sie vielleicht denken. 

Was ist das Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme?

Bei Sherpany befolgen wir das Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme. Die Idee dahinter ist, Meetings nicht obligatorisch zu machen, sondern strikt nach möglichen Beiträgen und der Relevanz im Entscheidungsprozess zu gehen. Die beitragsorientierte Teilnahme kann so weit gehen, dass Teilnehmende die Sitzung verlassen, wenn sie zu den darauf folgenden Agendapunkten nichts mehr beitragen können. 

Wie wählen wir nun genau die Teilnehmenden aus, die für eine Sitzung auch nützlich sind – ganz ohne jemandes Zeit zu verschwenden ? Zu Beginn sollten Sie sich die folgenden vier Fragen stellen: 

1. Was sind die Ziele der Sitzung? 

Bevor Sie Ihre Teilnehmenden auswählen, müssen Sie sich über die Ziele im Klaren sein, um ergebnisorientiert und fokussiert vorgehen zu können. Auf keinen Fall sollte eine Sitzung zum Selbstzweck verkommen. 

2. Wer kann beim Erreichen dieser Ziele helfen?

Es ist wichtig, die Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen der Persönlichkeiten zu berücksichtigen, die Sie zu Ihrer Sitzung einladen. Diese sollten dazu in der Lage sein, sich aktiv zu beteiligen und klar zum Erfolg beizutragen.

3. Wer ist vom Ausgang des Meetings betroffen?

Bei der Auswahl von Teilnehmenden muss berücksichtigt werden, wer von den Ergebnissen einer Sitzung betroffen sein wird – oder im entsprechenden Entscheidungsprozess konsultiert werden muss. Denken Sie dabei auch an die Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen. Spezielle Meeting-Tools und asynchrone Kommunikation erlauben es heutzutage, Personen im Prozess zu involvieren, ohne dass sie während einer Sitzung anwesend sein müssen.

4. Wer sind die wichtigsten Entscheider in jedem Bereich?

Berücksichtigen Sie, wer in Ihrer Organisation den Einfluss hat, Prozesse in Gang zu bringen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Abteilungsleitungen, die danach alle Beteiligten für eine Veränderung mobilisieren sollen, oder um Fachleute handeln. Dieser Schritt ist nicht zu unterschätzen, um Sitzungsziele auch in die Tat umzusetzen.

Welche Rollen sind wichtig – und welchen Nutzen bringen sie? 

Nachdem Sie die Teilnehmenden ausgewählt haben, müssen Sie nun klare Sitzungsrollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Dabei sollten die Rollen auch den Fähigkeiten der jeweiligen Personen entsprechen. 

Als Minimum für formelle Sitzungen lassen sich folgende Rollen daher nehmen: 

• Organisation der Sitzung (Vorbereitung und Nachbereitung inklusive)

• Agendapunkt-Leitung

• Protokollführung

Es kann sein, dass eine Person mehr als eine Rolle in Ihrer Sitzung einnimmt, oder dass dieselbe Person die gesamte Sitzung leitet. Hier herrscht ein gewisses Maß an Flexibilität und die Freiheit, genau die Personen auszuwählen, welche die jeweiligen Rollen am effektivsten ausfüllen können. 

Hier die verschiedenen Meeting-Rollen im Einzelnen:

Sitzungsleitung

Jede Sitzung braucht eine Sitzungsleitung . Zu den Aufgaben dieser Person gehört es, die Meeting-Regeln festzulegen, die Sitzung pünktlich anzufangen, das Engagement der Teilnehmenden sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle einen sinnvollen Beitrag leisten können.  

Agendapunkt-Leitung

Unabhängig von der Sitzungsleitung benötigt jeder Agendapunkt eine verantwortliche Person, am besten eine Fachkraft auf diesem Gebiet. Deren Aufgabe besteht darin, das gesetzte Ziel eines Agendapunktes zu erreichen – durch effektive Diskussionen, genügend Engagement und Fokus. Diese Person muss sicherstellen, dass die Diskussionen nicht zu lange dauern und möglichst jede Person die Gelegenheit bekommt, sich einzubringen. 

Protokollführung

Die Erstellung von  Sitzungsprotokollen ist ein wesentlicher Bestandteil formeller Sitzungen – insbesondere, wenn es um geschäftsrelevante Management-Meetings geht. Je nach Unternehmen und Meeting-Art nehmen dedizierte Protokollführende an der Sitzung teil oder “normale” Teilnehmende übernehmen diese Aufgabe – möglicherweise nach einem Rotationsprinzip. 

Die Sitzungsprotokolle spielen auch eine rechtliche Rolle, indem sie eine prüfbare Aufzeichnung der Diskussionen, Abstimmungen und Entscheidungen liefern. Sie erfüllen auch einen wichtigen administrativen Zweck, da sie es den Führungskräften ermöglichen, sich kurz und knapp über vergangene Sitzungen zu informieren. Eine Protokoll-Vorlage kann die Protokollführung wesentlich vereinfachen.

Sitzungsorganisation

Die Sitzungsorganisation ist mit der gesamten Organisation, Logistik und Nachbereitung einer Sitzung beauftragt. Sie koordiniert die Kalender, entwirft die Meeting-Agenda , verteilt die Unterlagen und organisiert die Folgekommunikation. Bei formellen Gremiensitzungen der obersten Führungsetage kümmert sich oft die Assistenz der Geschäftsführung  oder das Sekretariat der Sitzungsleitung um die Organisation.

Teilnehmender

Wie bereits erwähnt, sollten die Teilnehmenden einen Beitrag zur Sitzung als Ganzes – oder zu einem bestimmten Agendapunkt – leisten können. Sie sollten sich gründlich vorbereiten und bereits vor der Sitzung asynchron mit anderen zusammenarbeiten. Ganz nach dem Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme sollten Teilnehmende ein Meeting verlassen, wenn sie keinen wichtigen Beitrag mehr leisten können und sie die besprochenen Themen nicht tangieren.

Manchmal kann es auch hilfreich sein, für Ihre Sitzungen weniger formelle Rollen zu definieren, um so das Engagement zu fördern. Dies kann für Team-Meetings besonders effektiv sein. Nützlich kann es zum Beispiel sein, eine Person zu bestimmen, die aus Kundensicht agiert und deren Interessen ins Bewusstsein ruft.

Zwei-Pizza-Regel, beitragsorientierte Teilnahme und Rollen: jedes Meeting ist einzigartig

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Teilnehmenden die Relevanz der Sitzung für die einzelnen Personen sowie den Beitrag, den sie leisten können. Die Erkenntnisse aus diesem Artikel – beispielsweise die Zwei-Pizza-Regel oder die beitragsorientierte Teilnahme – sollten Sie dabei im Hinterkopf behalten.

Halten Sie die Anzahl Teilnehmenden der Sitzungen möglichst klein – in den unsterblichen Worten von Dieter Rams: “Weniger, aber besser”.²  Qualität vor Quantität ist auch im Meeting-Kontext wesentlich, da zu viele Personen an Konzentration kosten und den Fokus senken. 

Bei der Rollen-Zuweisung gibt es keine “Einheitslösung”. Jede Sitzung ist einzigartig und die Sitzungsrollen sollten klar auf die Sitzungsziele abgestimmt werden. Während einige Sitzungsrollen (z. B. Protokollführung) insbesondere bei formellen Sitzungen standardisiert sind, können Sie andere Rollen und Aufgaben maßgeschneidert anwenden – je nach Ziel, Bedarf und gelebter Kultur .

¹ ‘The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People’, P. Axtell, HBR, 2018. 

² ‘Less, But Better’, D. Rams, 1995.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.