AAS : leur parcours vers l’excellence en réunion
Problèmes
Les réunions étaient trop fréquentes et les participants trop nombreux, ce qui impactait la préparation individuelle et générait frustration et manque de pertinence.
La solution Sherpany
AAS a pu réduire de moitié le temps consacré aux réunions, ainsi que le nombre de participants. La satisfaction et le bien-être des employés ont augmenté.
Pour de nombreuses entreprises, les réunions représentent encore un périple sans réelle finalité : les structures sont trop limitatives, les processus inefficaces et les capacités techniques ne sont pas utilisé(e)s. La préparation fait défaut et de nombreux participants ont l'impression de manquer de pertinence.
Airline Assistance Suisse (AAS) connaît bien ces difficultés. "Il y avait généralement trop de réunions, et les participants n'étaient pas les bonnes personnes", se souvient Dieter Streuli, PDG d'AAS. "Ceux qui étaient en mesure d'apporter une contribution étaient généralement bien préparés, ce qui n'était pas le cas des autres." En conséquence, dit-il, les sujets n'étaient pas pertinents pour de nombreux participants. Une situation qui conduit inévitablement à des frustrations.
Le processus passe avant tout
Dans ce contexte, Dieter Streuli a identifié un besoin aigu d'action et s'est mis à la recherche de la bonne solution. Outre un système centralisé doté d'une bonne structure, la création de résolutions circulaires numériques et une conformité optimale étaient également très importantes.
Après avoir décidé de mettre en place la solution de gestion des réunions Sherpany, le PDG d'AAS en est très satisfait.
La solution fonctionne de manière très structurée, les résolutions sont claires et la question de la conformité est très bien traitée.
Cependant, Dieter Streuli sait aussi que la mise en œuvre d'une solution logicielle ne représente que la moitié de la tâche. "[Les logiciels] doivent soutenir un processus, mais pas le commander". Le défi central, dit-il, est de façonner ce processus - le chemin vers des réunions efficaces.
22 étapes vers d'excellentes réunions
Le cadre de cette démarche s'appelle l'Excellent Meeting Journey : 22 points d'action, définis par Sherpany, que les entreprises peuvent utiliser pour optimiser en permanence leurs réunions.
Le coach d'entreprise Christian Bless a aidé l’AAS à repenser son approche de la collaboration. "Il a fait un travail formidable en nous mettant en relation avec Sherpany". Essentiellement, dit-il, Christian Bless a aidé l'AAS à tirer le meilleur parti de Sherpany. "C'était très précieux parce qu'il nous connaît bien, nous et Sherpany".
Aujourd'hui, l'AAS est très orienté vers l'Excellent Meeting Journey - étape par étape. Cela prend un certain temps : selon Dieter Streuli, il ne suffit pas de deux ateliers pour changer une culture organisationnelle. Cependant, l'AAS constate déjà des changements positifs, comme le souligne M. Streuli : "Nous montons progressivement en puissance". Un objectif clair a été défini : une culture de réunion exemplaire.
Pas le temps de lire ? Enregistrez-le pour plus tard.
Les bons outils pour construire une maison
Dieter Streuli compare l'ensemble du processus à la construction d'une maison. "Nous avons maintenant développé une idée et savons à quoi ressemble cette maison - et Sherpany est la boîte à outils qui nous sert à la construire." Le PDG sait déjà où il veut aller. "Je veux que Sherpany - tôt ou tard - devienne notre plateforme centrale d'information, de décision et de discussion." En conséquence, l’AAS a déjà augmenté le nombre d'utilisateurs de Sherpany.
Je n'accepte plus de réunions non organisées dans Sherpany.
Le “permis de tuer” : un gain de temps considérable
Le périple se poursuit, mais les étapes franchies sont déjà significatives. Dieter Streuli souligne notamment l'énorme gain de temps : en divisant par deux le nombre de participants, le temps consacré aux réunions a également été divisé par deux. Dans ce contexte, le PDG évoque également le "permis de tuer " : les réunions superflues - sans bénéfice concret - sont systématiquement annulées. En outre, toute personne qui estime n'avoir rien à apporter est autorisée à quitter la salle immédiatement.
Plus de motivation et une culture de réunion plus saine
Ce gain de temps crée également de la motivation et une culture globalement plus saine. "Les collaborateurs ne sont plus assis quelque part, à s'ennuyer et à se sentir épuisés à la fin de la journée". Au lieu de cela, ils peuvent bénéficier d'avoir plus de temps libre à leur disposition. Cela, à son tour, augmente une plus grande satisfaction et améliore le bien-être des employés."
Sherpany est clairement présent au sein de l'AAS. Dieter Streuli n'a aucun mal à donner le ton : "Je n'accepte plus de réunions non organisées dans Sherpany". Et leur voyage vers d'excellentes réunions se poursuit.
Pour en savoir plus sur l'AAS et les excellentes réunions, visionnez notre vidéo.
Faites-vous face aux mêmes défis dans votre entreprise? Nous pouvons aider
À propos de l'AAS
Airline Assistance Switzerland (AAS) fournit des services d'assistance au sol dans les aéroports. Cela va des services aux passagers aux services de rampe et de tri des bagages, en passant par le contrôle des gares et du chargement. En peu de temps, AAS s'est développée en ouvrant de nouveaux aéroports dans toute l'Europe et est fière de la diversité et de la motivation de ses 1 000 employés.
Nous tenons à remercier Dieter R. Streuli, PDG d'Airline Assistance Switzerland, pour cette conversation ouverte et honnête.
