Ascom : Organiser des réunions de direction formelles avec un outil sécurisé

L'organisation d'une réunion formelle comporte de nombreuses étapes qui ne sont pas évidentes à gérer de manière optimale. La planification d'un ordre du jour efficace, la distribution des documents d'appui et la gestion des procès-verbaux n'en sont que quelques exemples. Bien que de plus en plus d'organisations prennent conscience du potentiel de la technologie pour organiser des réunions efficaces, il existe encore de nombreuses failles dans la manière dont les réunions formelles sont gérées. Certaines organisations dépendent encore largement de documents de réunion imprimés, tandis que d'autres utilisent un ensemble de solutions numériques différentes qui ne sont pas spécifiquement conçues pour les réunions.  

Daniel Lack, membre exécutif et secrétaire général de la société cotée en bourse Ascom Holding AG, a lui-même connu ces problèmes de réunion. Lorsqu'il a débuté ses fonctions de secrétaire général de la société en 2001, les documents de réunion étaient imprimés et envoyés dans des dossiers aux membres du conseil d'administration. Plus tard, Ascom est passé au courrier électronique comme principale solution de partage des documents de réunion. Pourtant, gérer les réunions de cette manière  compromet la productivité des équipes de direction ainsi que la sécurité des données. Cette étude de cas approfondit ces problèmes relatifs à la conduite de réunion et illustre la manière dont Sherpany aide les organisations à les résoudre.

Renforcer les processus de conduite de réunions formelles

Ne disposant pas d'un outil centralisé pour consulter et stocker tous les documents de réunion, les membres du conseil d'administration d'Ascom perdaient du temps à chercher des informations dans leurs documents imprimés et leurs messageries électroniques. Beaucoup ont également conservé leurs archives individuelles. De plus, la mise à jour des documents imprimés prenait beaucoup de temps tandis que les différentes versions contenues dans les e-mails étaient source de confusion.

Aujourd'hui, Ascom organise les réunions de ses administrateurs avec Sherpany, notre logiciel de gestion de réunions formelles destiné à toutes les équipes dirigeantes. «Sherpany nous a aidés à structurer davantage notre processus de gestion de réunions», nous a expliqué M. Lack. Il souligne que la gestion des documents de réunion est devenue beaucoup plus pratique. Les membres du conseil d'administration peuvent facilement y accéder à tout moment sur la plateforme. Et ils sont capables de faire des annotations sur leurs iPads et appareils mobiles lors de leurs déplacements, ce que M. Lack qualifie de «très pratique».

Pour lui, en tant qu'organisateur de réunions, Sherpany offre des avantages particuliers : « Je gagne du temps lors de l'organisation des réunions ». En outre, les documents peuvent être mis à jour sans confusion et tous les directeurs du conseil d'administration ont toujours les informations nécessaires à portée de main.

Assurer l'efficacité des réunions formelles avec un ordre du jour bien articulé

Les outils qui ne sont pas spécifiquement conçus pour les réunions, tels que les échanges d’e-mails ou encore les outils de gestion de données et d’équipes, ont l'inconvénient de ne pas apporter un soutien adéquat à des processus de réunions efficaces. Particulièrement dans le cas de l'établissement de l'ordre du jour des réunions. La documentation sur les réunions indique qu'un ordre du jour clair est sans doute la caractéristique la plus importante de la gestion de réunions. Néanmoins, l'ordre du jour des réunions formelles est encore trop souvent très basique et traité, par exemple, en tant que note dans Outlook.

En tant qu'organisateur de réunions expérimenté, M. Lack est conscient de l'importance d'un ordre du jour clair et bien structuré. C'est pourquoi il collabore avec le PDG et le président du conseil d'administration de l’entreprise pour mettre en un ordre du jour efficace lors de chaque réunion formelle. Sherpany, nous dit-il, facilite cette étape en permettant aux utilisateurs de définir le type (par exemple, partage d'informations, discussion, décision) et le temps prévu pour chaque point de l'ordre du jour. Et les participants à la réunion peuvent facilement accéder aux documents disponibles pour chaque point de l'ordre du jour, ce qui les aide à mieux se préparer.

Pendant la réunion, les membres du conseil d'administration ouvrent les documents à examiner dans l'application Sherpany et suivent l'ordre du jour, avec généralement, l’utilisation simultanée d’un projecteur. « Sherpany nous aide à être toujours sur la même longueur d'onde », a affirmé M. Lack.

Protéger les données confidentielles avec les normes de sécurité les plus strictes

Selon M. Lack, la sécurité des données a été l'un des aspects centraux de la mise en place de Sherpany par Ascom. Les documents de réunion contiennent des informations hautement confidentielles et les mettre entre de mauvaises mains pourrait être très préjudiciable. S'appuyer sur des documents imprimés augmente les risques de perte de documents. Et le courrier électronique, ainsi que d'autres outils non dédiés à la gestion des réunions formelles, sont sujets des atteintes diverses en matière de cybersécurité.

Le logiciel de gestion de réunions formelles Sherpany, quant à lui, garantit les normes de sécurité et de conformité suisses et européennes les plus élevées en matière de protection des données confidentielles. Plusieurs certifications de sécurité en sont la preuve. Sherpany est également conforme à la GDPR, et n'est pas concernée par la loi américaine CLOUD Act.

Cette étude de cas a montré les avantages d'un outil sécurisé pour organiser des réunions formelles efficaces. Les organisations peuvent désormais laisser derrière elles leurs processus de gestion de réunions rigides et fastidieux utilisés dans le passé. Daniel Lack, secrétaire général et membre exécutif de la société Ascom, souligne les points forts de cette étude de cas : « Nous sommes très satisfaits de Sherpany. Le logiciel est particulièrement facile à utiliser et a apporté plus de structure dans nos processus de réunion ».

Ascom évaluera bientôt s'il convient de déployer en interne l’utilisation du logiciel également pour ses réunions de direction. Car toutes les équipes dirigeantes peuvent bénéficier de réunions formelles plus efficaces.