Améliorer les processus de réunion : comment Sherpany est devenu l'outil de choix du Comex d'Axpo

« Sherpany est le logiciel que j'utilise le plus, environ 2 à 3 heures par jour », explique Martin Schwab. Lors de notre entretien, il s'est même qualifié de « vrai fan » de notre logiciel de gestion de réunions. Qu'est-ce qui rend Sherpany si indispensable pour M. Schwab ? 

En tant que membre du comité exécutif du Groupe Axpo, deuxième fournisseur d'électricité de Suisse et CEO de sa filiale CKW, M.Schwab passe beaucoup de temps en réunion. Lorsqu'on lui demande la durée moyenne de ses réunions hebdomadaires, il sourit et dit « peut-être un peu trop », puis estime qu'il consacre 20 à 30 heures par semaine. De plus, sa préparation aux réunions prend 5 heures supplémentaires par semaine.

Le temps considérable consacré aux réunions a conduit les dirigeants du Groupe Axpo à repenser leurs processus actuels de gestion des réunions. A l'époque, M. Schwab était directeur financier du Groupe Axpo et sponsor de ce projet. Voyons maintenant pourquoi la compagnie a choisi Sherpany et comment M. Schwab est devenu un fervent partisan de Sherpany.

Les processus obsolètes accaparaient beaucoup de temps

Avant de faire appel à Sherpany, les réunions de direction du Groupe Axpo se déroulaient selon un processus plutôt archaïque. Les documents de réunion étaient imprimés et distribués manuellement aux membres des différentes personnes morales. Cela prenait beaucoup de temps : Pour chaque réunion de direction, l'adjointe administrative consacrait « environ une demi-journée » pour l'impression de tous les documents et leur classement dans des dossiers. Le recours massif à des documents imprimés compliquait également la préparation des réunions des membres de l'exécutif. La préparation avec des porte-documents, surtout en voyage, était encombrante. « Réduire la surcharge de papier est devenu l'un de nos principaux objectifs », déclare M. Schwab.

L'équipe de projet a fait des recherches sur différents logiciels de gestion de réunions. Sherpany était l'une des trois solutions numériques testées qui promettaient des processus plus efficaces. Selon M. Schwab, la convivialité et la fonctionnalité ont été dès le départ les principaux facteurs de différenciation : « Sherpany se distingue par son interface utilisateur extrêmement intuitive et son excellent accompagnement tout au long du processus de réunion. » Les dirigeants du Groupe Axpo ont testé Sherpany sur leur iPad et ont constaté que le logiciel pouvait « être utilisé de facto sans formation préalable » . Pour lui, en tant que Directeur financier, le prix semblait « raisonnable et l'analyse de rentabilisation positive », déclare M. Schwab. Certains de ses pairs étaient encore très attachés au papier, « mais ils se sont étonnamment vite habitués à la solution numérique », se souvient le dirigeant Suisse.

Un logiciel dédié facilite la préparation des réunions

Lors de notre rencontre avec M. Schwab, il nous a surtout parlé des avantages de Sherpany lors de la préparation individuelle de réunion. « Aujourd'hui, l'ensemble de la gestion de mes réunions est totalement dématérialisé, car je dispose également d'une salle de réunion Sherpany réservée à moi seul, où mon assistant charge tous les documents qui doivent être lus pour les réunions bilatérales ou les informations générales. J'utilise Sherpany pour toutes activités liées aux réunions. » Une salle dans Sherpany est un espace virtuel où une personne trouve toutes les informations et le matériel pour les réunions auxquelles elle participe.

Le plus grand avantage pour M. Schwab est d'avoir tous ses documents, même ceux des réunions précédentes, toujours disponibles sur son iPad. Lorsqu'il doit attendre, par exemple, dans les transports en commun, il peut lire brièvement les documents pour la prochaine réunion. Il fait des annotations personnelles et les retrouve facilement par la suite. Même avec des prélectures et des rapports de plus de 100 pages, l'exécutif peut sauter d'une note à l'autre sans perdre de temps. Il utilise Sherpany pour les réunions de plusieurs organes de direction et dit :

Bien qu'il trouve difficile de quantifier le gain de temps personnel, M. Schwab estime gagner au moins une heure par semaine. Il souligne que plus les gens consacrent de temps à la gestion des réunions, plus l'impact de Sherpany sera important. « Je recommande Sherpany à tous ceux qui passent beaucoup de temps en réunion Ils ne le regretteront pas. »

Plus de 150 dirigeants du Groupe Axpo utilisent régulièrement Sherpany

Lorsque nous avons interrogé M. Schwab sur l'impact global de Sherpany sur le Groupe Axpo, il a souligné trois résultats principaux qui sont résumés dans le graphique suivant.

Le nombre d'utilisateurs de Sherpany au sein du Groupe Axpo a ainsi progressivement augmenté au fil des ans pour atteindre 169 utilisateurs aujourd'hui. Le Groupe Axpo fait appel à Sherpany non seulement pour son comité de direction, mais aussi pour des équipes de direction plus larges et pour le conseil d'administration. M. Schwab conclut : « Sherpany fait de solides arguments commerciaux pour un leadership efficace. »