Du conseil d'administration au comité exécutif : une coopération croissante entre BancaStato et Sherpany

 

L'histoire du partenariat entre BancaStato et Sherpany a commencé il y a cinq ans : en 2017. Auparavant, l'organisation des réunions du conseil d'administration (CA) de BancaStato était confiée à un outil développé ad hoc en fonction des besoins de la banque. Cependant, cette solution commençait à montrer ses limites et nécessitait une mise à jour majeure. Ce n'est pas un hasard si l'urgence de changer de rythme et de passer à une solution dédiée a commencé par le conseil d'administration, représentant le cœur battant de l’entreprise.

C'est à ce niveau supérieur que, dans un premier temps, BancaStato et Sherpany ont signé leur alliance, la réputation de Sherpany étant un point de référence pour les autres grandes banques en Suisse. Cette première expérience a immédiatement été particulièrement positive et a conduit BancaStato à utiliser également Sherpany pour les réunions de son comité exécutif.

Par la suite, en 2021, BancaStato a décidé d'étendre encore l'utilisation de Sherpany, en l'étendant à d’autres comités internes. La force de ce partenariat croissant réside dans l'amélioration d'un facteur organisationnel capable de rendre les réunions du top management vraiment excellentes : une gestion efficace, fluide, sécurisée et confidentielle des documents de réunions. Et ce, avant, pendant et après la réunion.

Une alliance renforcée au nom d'une bonne gestion des documents

À partir de 2017, BancaStato s'est concentrée sur une exigence prioritaire : la gestion efficace des différents aspects organisationnels des réunions formelles. Particulièrement en termes de sécurité, de professionnalisme et de confidentialité du traitement des documents impliqués dans le processus de réunion.

La gestion des documents représentait donc le premier défi fondamental que Sherpany a aidé à résoudre. Dans un premier temps, BancaStato a essayé Sherpany lors des réunions du conseil d'administration. C'est ce que rappelle Laiza Facchini, assistante du président du conseil d'administration de BancaStato :

Mme Facchini poursuit : "Il fallait une solution qui permette de résoudre certains des problèmes critiques rencontrés, notamment en ce qui concerne la gestion des documents. Les documents et les processus devaient être gérés plus efficacement tout au long du "cycle de vie" des réunions, c'est-à-dire avant, pendant et après, ce qui permettait de télécharger les documents dans un endroit centralisé et sécurisé".

Les défis rencontrés avant l'adoption de Sherpany étaient principalement :

• Le traitement efficace et sécurisé des documents officiels avant et après la réunion ;
• La possibilité de partager des documents sensibles liés à des réunions de direction sans recourir au courrier électronique, à un acheminement improvisé et à un risque d'erreur élevé ;
• L'urgence d'offrir aux membres du conseil et aux participant(e)s la possibilité de se préparer rapidement, efficacement et de manière appropriée sur les différents points de l'ordre du jour, sans risquer de consulter des versions périmées de documents officiels ;
• Veillez à ce que l'ordre du jour soit clair en tous points, avec des informations associées pour chaque point abordé, ainsi que des délais ;
• Permettre un suivi, un contrôle et un archivage efficaces et de haut niveau de la documentation des réunions (y compris les procès-verbaux), durables dans le temps ;
• Réduire l'utilisation du papier grâce à une solution numérique dédiée et centralisée.

Les avantages apportés par Sherpany ne se sont pas fait attendre, ce qui a incité BancaStato à étendre progressivement son usage à d'autres groupes, facilitant ainsi le travail des dirigeant(e)s qui participent aux réunions. 

En effet, Sherpany permet de gérer - et de résoudre avec succès - certains aspects cruciaux liés à la gestion des documents. Et ce n'est pas seulement "dans le feu de l'action" lors des réunions. Mais aussi avant, et après. L'ensemble du processus de réunion en sort renforcé.

Stéphane Pellegrini, directeur adjoint et responsable du support et de la communication de BancaStato, confirme le bénéfice observé, premier moteur de l'extension de l'utilisation de l'outil : 

"Sherpany permet de faire converger tout ce qui est nécessaire dans un lieu centralisé et sécurisé, ce qui aide les participant(e)s à se préparer à la réunion. Cet outil permet de gérer rapidement et efficacement les documents qui doivent être corrigés ou mis à jour, en évitant le recours au courrier électronique et la multiplication conséquente des différentes versions des documents. Le système permet de visualiser les documents dans leur forme finale, sans avoir à transmettre et à recevoir des courriels de mise à jour. Le résultat est un ordre du jour plus ordonné et plus accessible. Et cela profite aussi bien à celles et ceux qui s'occupent des aspects administratifs qu'à celles et ceux qui participent effectivement aux réunions".

La décision d'étendre l'utilisation de Sherpany a donc été prise sur la base d'un certain nombre d'avantages objectifs. Stéphane Pellegrini décrit la gestion des documents comme "drastiquement améliorée" au vu des aspects suivants :

• L'accès facilité aux documents facilite la préparation des réunions et réduit la consommation de papier. “Pour le seul Comité des risques du Conseil d'administration, il n'est plus nécessaire d'imprimer environ 800 pages pour chaque réunion.”

• Après l'extension, non seulement les membres du conseil d'administration, mais aussi les membres du comité exécutif ont plus de temps pour préparer leurs réunions. Sherpany permet de télécharger des documents en fonction de calendriers et de délais précis. Cela simplifie le travail du secrétariat. Et cela permet aux membres du conseil d'administration et du comité exécutif d'être au courant du sujet bien avant le début de la réunion.

• Les informations sont mises à disposition sous forme numérique, ce qui rend le processus uniforme pour toutes et tous. Pendant la réunion, les participant(e)s peuvent voir le même document, dans la même version et au même moment. Il est possible de prendre des notes et de mettre en évidence les passages significatifs.

• Pour chaque point de l'ordre du jour, un échéancier dédié peut être attribué, afin d'éviter les retards, les tergiversations et le déraillement des points en discussion.

• Grâce à l'optimisation de la phase préparatoire, pendant la réunion, on va droit au but et aucun préambule n'est nécessaire pour aligner les participant(e)s sur les points de l'ordre du jour. Le résultat est une prise de décision plus rapide et plus efficace. "Une bonne préparation permet de traiter directement les points abordés lors de la réunion et de prendre des décisions plus rapidement. Le gain de temps varie selon le type de sujet, mais il est indiscutable."

• La gestion post-réunion est fluide et efficace. Tous les documents sont conservés en un seul endroit : procès-verbaux inclus. De cette façon, les informations restent disponibles pour des références et des utilisations futures, avec un accès contrôlé et sélectif à des fins de confidentialité.

• L'archivage numérique rend les documents traçables et faciles à suivre. Procès-verbal inclus. “Les documents relatifs aux réunions peuvent être trouvés en quelques clics, et archivés de manière sûre et structurée. Chaque participant(e) est capable de retrouver un document ou de reconstituer l'historique d'une discussion même après un certain temps.”

Finalement, il convient de mentionner l'assurance que Sherpany offre en matière de "sécurité", une priorité absolue pour toute entreprise dans le contexte actuel. Avant même que l'utilisation de Sherpany ne soit étendue à la direction générale, le haut degré de sécurité du système a été validé par le personnel interne spécialisé de BancaStato. Ce processus est renouvelé chaque année, également grâce aux mises à jour continues que Sherpany fournit en matière de cybersécurité. 

Stéphane Pellegrini conclut :

“Dans certaines réunions, les employé(e)s qui sont des expert(e)s dans des sujets spécifiques à l'ordre du jour sont invité(e)s, mais ne doivent pas avoir accès à d'autres informations confidentielles. Sherpany nous permet d'établir un accès granulaire et flexible, ce qui simplifie encore le travail du secrétariat. Résultat ? Les réactions des participant(e)s sont plus que positives.”

En résumé, grâce à la décision d'étendre Sherpany, un plus grand nombre de dirigeant(e)s peuvent bénéficier d'une meilleure gestion des documents, ce qui se traduit par une nette amélioration des processus de réunion. Le haut niveau de sécurité des processus conféré par un outil professionnel et dédié rassure la direction, et favorise la fluidité et l'efficacité de son travail très important.
 
Le partenariat entre BancaStato et Sherpany représente donc l'histoire d'une collaboration vertueuse destinée à durer.

À propos de BancaStato

BancaStato a été créée en 1915 dans le but de promouvoir le développement économique du canton du Tessin et d'offrir aux Tessinois(es) la possibilité de placer leurs économies de manière sûre et rentable. En 2010, la reprise d'Axion SWISS Bank a marqué la naissance du "Groupe BancaStato". Le groupe offre tous les services et produits d'une banque universelle grâce à 499 collaborateurs et collaboratrices réparti(e)s dans 4 succursales et 16 agences dans tout le canton, ainsi que chez Axion SWISS Bank. 
 
Pour la rédaction de ce récit d'expansion, nous tenons à remercier Stéphane Pellegrini, directeur adjoint et responsable du support et de la communication de BancaStato, et Laiza Facchini, assistante du président du conseil d'administration de BancaStato, pour leur précieuse collaboration.