De l'ordre du jour au procès-verbal : comment Belimo a digitalisé ses réunions

Toute personne chargée d'organiser des réunions peut rapidement se sentir dépassée par le volume colossal de temps et d'efforts à fournir. Quand tout doit être fait en temps et en heure, l'efficacité est primordiale. Dans une telle situation, les dirigeants ont désespérément besoin de soutien.

Conny Oberholzer, assistante du conseil d'administration de Belimo Holding AG, ne le sait que trop bien. Elle organise les réunions du conseil d'administration (CA), y compris les réunions des comités du CA du groupe. Une partie importante de son travail consiste à établir l'ordre du jour et à rédiger le procès-verbal des réunions. Dans le passé, le traitement d'un grand nombre de documents confidentiels a entraîné des montagnes de dossiers et une lourde charge de travail.

Le besoin d'une solution plus rapide, plus efficace et plus structurée était évident, ce qui ouvrait la voie à un changement de rythme dans la gestion des réunions : c'est là que Sherpany est intervenu. Outre le gain de temps dans la création et la distribution des procès-verbaux de réunion, Belimo a également choisi Sherpany pour des raisons de sécurité.

La bibliothèque centralise la gestion des documents

Voyons ce que l'implémentation de notre solution a apporté à Belimo : "Nous ne partageons plus de documents confidentiels par e-mail, mais nous utilisons la bibliothèque de documents de Sherpany", rapporte Conny Oberholzer. Cela présente donc des avantages considérables puisque tous les documents se trouvent au même endroit dans notre solution de gestion des réunions hautement sécurisée.

En ce qui concerne les résolutions circulaires, dont une douzaine résultent d'au moins 20 réunions par an, Conny Oberholzer constate de nombreuses améliorations. Grâce à Sherpany, des résolutions circulaires numériques juridiquement contraignantes peuvent être émises en un seul clic par participant - avant, pendant ou après une réunion.

Des procès-verbaux de réunion plus simples et plus efficaces

Conny Oberholzer identifie trois avantages clés de l'utilisation de Sherpany :

1. La préparation se fait de manière structurée, ce qui augmente la productivité.
2. Les documents de réunion et les informations stratégiques du management sont disponibles à tout moment dans la bibliothèque.
3. Le processus de rédaction des procès-verbaux s'est standardisé. Auparavant, il fallait y consacrer trop de temps, notamment dans leur mise en forme.

C'est pourquoi Mme Oberholzer est particulièrement enthousiaste à l'égard du processus de rédaction des procès-verbaux des réunions :

J'ai l'ordre du jour comme modèle, nous pouvons ensuite ajouter des commentaires, et avoir une ébauche de procès-verbal préparée immédiatement après la réunion - c'est fantastique.

Conny Oberholzer

Assistante du conseil d'administration de Belimo Holding

En outre, Sherpany a apporté de la cohérence dans la manière dont Belimo crée et distribue les procès-verbaux des réunions, donnant aux participants un aperçu clair et global. Il n'y a plus besoin de formatage, et les fichiers Microsoft Word et Excel sont complètement éliminés ; tout fonctionne directement dans Sherpany. Les procès-verbaux peuvent être modifiés et approuvés immédiatement après la réunion - les signatures numériques contribuent à rendre cette opération transparente. Compte tenu des gains en efficacité, ces processus simplifiés ont été adoptés très rapidement par toutes les personnes concernées..

Gestion efficace de l'ordre du jour : le moteur des discussions fructueuses

Belimo tient un calendrier annuel précis afin que les réunions, et toutes les informations qui s'y rapportent, puissent être trouvées rapidement grâce à la fonction de recherche de Sherpany. "Le PDG et le président du conseil d'administration établissent ensemble l'ordre du jour", explique Mme Oberholzer. "Je transfère ensuite tout dans Sherpany".

Avant Sherpany, le processus de préparation des réunions nécessitait un effort considérable en raison du grand nombre de documents qu'il fallait compiler à partir de sources et de logiciels divers. Le téléchargement rapide et rationalisé des documents simplifie considérablement la préparation des réunions. Les participants sont en mesure de se préparer individuellement avant chaque réunion.

Désormais, Belimo exploite tous les bénéfices de la préparation asynchrone dans Sherpany : à partir de l'ordre du jour, les participants se préparent individuellement à la réunion, lisent les documents téléchargés et clarifient les questions ouvertes. Ainsi, les réunions remplissent leur objectif : permettre des discussions approfondies et aboutir à des résultats tangibles.

Les dossiers physiques de documents appartiennent au passé  

Avant de mettre en œuvre Sherpany, Conny Oberholzer affirme que la charge administrative liée à l'organisation des réunions était bien plus importante. "J'avais l'habitude d'imprimer sept à huit classeurs physiques avant les réunions", dit-elle. Cela représente un énorme volume de documentation physique sur une année.

Avec Sherpany, les documents imprimés, qui étaient coûteux et prenaient beaucoup de temps, appartiennent au passé. "Nous pouvons désormais nous concentrer pleinement sur le contenu". Ainsi, toutes les personnes concernées peuvent retrouver toutes les informations sans devoir gérer leur archivage individuellement - un gain d'efficacité important. "Nous avons toujours les derniers documents en circulation et la fonction “drag and drop” fonctionne parfaitement."

Excellente compatibilité entre Sherpany et MS Teams

À la suite de la pandémie de COVID-19, comme de nombreuses entreprises, Belimo est passée aux réunions à distance presque du jour au lendemain. Selon Conny Oberholzer, Belimo a très bien géré cette situation. L'entreprise combine MS Teams et Sherpany pour améliorer la gestion des réunions et la collaboration dans un contexte distant. Cela leur permet de combiner une préparation minutieuse, un suivi efficace et une vue d'ensemble des réunions avec des fonctionnalités de vidéoconférence et de chat instantané in-app. Sherpany est un fier partenaire de Microsoft et s'engage à aider ses clients à tirer le meilleur parti des fonctionnalités combinées.

En outre, Conny Oberholzer apprécie la simplicité d'utilisation de Sherpany . "J'ai été étonnée de la rapidité avec laquelle je me suis familiarisée avec la solution". Elle est également extrêmement satisfaite du support client. "Ils donnent des réponses très rapides et précises". Si quelque chose n'est pas clair, elle reçoit immédiatement une réponse de l'équipe Customer Success de Sherpany par le biais d'un chat instantané. Conny Oberholzer a également beaucoup apprécié la participation directe de l'un des Customer Success Managers de Sherpany à l'une des sessions d'onboarding numérique de Belimo, au cours de laquelle ils ont reçu de précieux conseils.

Pour l'avenir, Belimo envisage maintenant d'utiliser le mode de présentation de Sherpany et, en perspective, l'intégration de MS Office.