CA, comités et assistants : comment EHL a optimisé ses réunions avec Sherpany

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le succès des organisations. Elles permettent aux individus de se regrouper pour collaborer et prendre des décisions en temps réel. Mais pour que les réunions soient efficaces, il est fondamental de définir au préalable des processus solides. 

Dans cette optique, il était crucial pour le groupe EHL, leader mondial de l'éducation, des solutions d'entreprise et de l'innovation dans le domaine de l'hospitalité, de redéfinir ses processus de gestion des réunions et de trouver une solution technologique adéquate. La sécurité et la confidentialité des documents constituaient une priorité dans cette démarche.

Dans cette étude de cas, le Dr. Carole Ackermann, présidente du conseil d'administration du groupe EHL, nous explique comment Sherpany a répondu aux besoins de cette organisation en matière de réunions efficaces. 

La préparation des réunions était un réel défi

Avant le déploiement de Sherpany, les réunions du conseil d'administration de l'EHL reposaient sur un portail du conseil d'administration. Les documents devaient être téléchargés dans un format PDF compressé, et les commentaires ne pouvaient pas être ajoutés au sein de la même solution. Il fallait donc que les participants à la réunion téléchargent une version PDF des documents et de l'ordre du jour de la réunion et ajoutent manuellement des commentaires. Les mises à jour n'étaient pas accessibles aux autres avant la réunion elle-même, ce qui rendait la préparation difficile.

"Il n'était pas facile de modifier les points de l'ordre du jour ou de commenter les documents", a déclaré le Dr Ackermann. 

Ces défis étaient multipliés dans le cas de changements de dernière minute : lorsque les documents de réunion étaient publiés, le Dr Ackermann était contactée par téléphone pour les relire. Elle devait donc télécharger tous les documents et les vérifier individuellement. Une seule erreur signifiait que tous les documents devraient être téléchargés à nouveau et que ses notes seraient perdues. Les changements inattendus entraînaient donc des pertes d’informations et une perte de temps considérable. 

Le besoin d’amélioration de cette phase de préparation a donc été l'élément déclencheur pour le groupe EHL dans le travail sur ses réunions. Parmi les autres exigences figuraient la sécurité et la confidentialité des informations. Les documents devaient rester sécurisés une fois téléchargés dans la solution et les données devaient être stockées localement et non, par exemple, dans des centres de données américains, comme c'était le cas pour leur solution précédente. En outre, la possibilité de définir des niveaux d'accès utilisateurs au sein des différentes filiales du groupe EHL était une exigence clé. Leur solution précédente n'offrait que deux types d'accès : l’accès administrateur, qui permettait de créer des réunions et d’accéder à tous les documents et réunions du groupe, et l’accès membre qui ne permettait que de consulter les documents. 

Une solution intuitive et un déploiement fluide

La mise en œuvre de Sherpany a été très facile. Selon Carole Ackermann, la solution est "extrêmement intuitive, et nous n'avons rencontré aucun problème lorsque nous avons commencé à l'utiliser. Elle est très facile à comprendre et à utiliser, que l'on soit féru de technologie ou habitué à des processus plus traditionnels". L'organisation a donc renoncé à l'onboarding personnalisé que Sherpany propose et a commencé à utiliser notre solution immédiatement.

La refonte des processus de gestion des réunions avec Sherpany

Le passage à Sherpany a permis une organisation plus rapide des réunions : "Tout est beaucoup plus pratique maintenant, et il faut un quart d'heure pour organiser une réunion, alors qu'avant nous mettions beaucoup plus de temps." 

La préparation individuelle aux réunions et la collaboration entre les participants ont également été facilitées. Grâce à Sherpany, ils peuvent désormais publier facilement l'ordre du jour et les documents au format numérique et les annoter directement au sein de la solution, ce qui est beaucoup plus rapide et donne une plus grande flexibilité au Dr Ackermann lors de la révision avant chaque réunion. "Je peux consulter les ordres du jour et les documents sur tous mes appareils, en ligne ou hors ligne, préparer la réunion et lire les différentes mises à jour et commentaires. De plus, les participants sont toujours informés, même lorsque des modifications sont apportées à la dernière minute", a-t-elle commenté. 

Travailler avec Sherpany a simplifié la façon dont les informations sont échangées, en offrant une solution de gestion de réunion tout-en-un, permettant au groupe EHL d'arrêter de télécharger des documents de réunion et de devoir utiliser emails et appels téléphoniques pour pouvoir collaborer.
 

Maintenant, l'agenda est bien plus qu'un système de stockage.

Dr. Carole Ackermann

Présidente du conseil d'administration du groupe EHL

La digitalisation des processus de réunion du groupe EHL concerne également la phase de suivi des réunions : les participants peuvent accéder aux documents et aux décisions des réunions précédentes, ce qui constitue un "avantage majeur" pour le succès de leurs réunions, selon le Dr Ackermann.  Elle utilise elle-même souvent Sherpany lors de ses déplacements dans le train et peut y accéder depuis tous ses appareils. "Cela me rassure vraiment. J'ai tout avec moi à portée de main et je suis sûre que c'est fiable. C'est un énorme avantage", a-t-elle déclaré. 

La nécessité d'une solution sécurisée et confidentielle

En matière de sécurité, le groupe EHL a trouvé en Sherpany les normes élevées de sécurité des données qu'il recherchait. L'authentification sécurisée à deux facteurs n'en est qu'un exemple. Le Dr Ackermann l'a confirmé en déclarant : "Je sais que nos documents sont en sécurité, et je suis en confiance grâce à la façon dont ils sont téléchargés et à la façon dont il faut s'authentifier pour se connecter à Sherpany." 

La conformité de Sherpany en matière de protection des données et de confidentialité est précieuse pour le groupe, qui sait que ses données sont protégées, restent locales, et stockées dans des centres informatiques indépendants basés en Suisse. Sherpany est également certifié ISO 27001 et ISAE 3000, conforme au RGPD, aux réglementations de la BaFin et de la FINMA, et n'est pas concerné par la loi américaine Cloud Act. 

Le problème que rencontrait le groupe EHL pour fournir différents niveaux d'accès utilisateurs aux différentes filiales a été résolu. Avec Sherpany, les niveaux d'accès utilisateur sont très granulaires, ce qui permet à chaque utilisateur d'effectuer ses tâches de manière indépendante et simplifie le processus pour un grand groupe comme EHL. 

Créer une culture de réunion saine au sein du Groupe EHL

Que les réunions aient lieu dans un format hybride ou en face à face, le groupe EHL utilise Sherpany pour faciliter des réunions de direction efficaces. Il s'engage à créer un environnement dans lequel chacun peut réaliser son plein potentiel. La culture de réunion est une partie essentielle de leur culture d'entreprise globale et est cruciale pour la performance de l'organisation. Notre solution de gestion des réunions aide le groupe EHL à maintenir une culture de réunion saine, en soutenant l'ensemble du processus. Voici comment :

• L'organisation et la préparation des réunions sont facilitées. La création de l'ordre du jour, le partage de documents, les mises à jour et la collaboration s'effectuent désormais de manière transparente au sein du même outil, ce qui garantit que tout le monde est aligné, préparé et prêt à contribuer aux réunions. "Lorsque vous arrivez à la réunion, vous êtes préparé avec les documents sous les yeux. Vous avez un accès facile à l'information qui vous soutient dans vos arguments, vos opinions et vos questions", a déclaré le Dr Ackermann.
• Le temps passé en réunion est entièrement axé sur les objectifs. Tous les participants se voient attribuer un rôle dans Sherpany, ce qui signifie qu'il y a toujours un responsable de réunion désigné qui guide les participants tout au long de la réunion. En outre, l'une des préoccupations du groupe EHL est de garantir que chacun se sente en sécurité pour exprimer ses opinions afin de prendre les bonnes décisions. "Qu'il s'agisse de parvenir à un accord ou de proposer des solutions différentes, le plus important est de rassembler les individus, de créer une atmosphère où chacun se sent prêt à participer et à partager", nous a dit le Dr Ackermann.
• Le suivi des réunions avec Sherpany permet aux participants de revoir les décisions passées et de suivre les tâches en cours afin de garantir que les décisions ne soient pas seulement prises, mais aussi exécutées. 
   

Qu'il s'agisse de parvenir à un accord ou de proposer des solutions différentes, le plus important est de rassembler les individus, de créer une atmosphère où chacun se sent prêt à participer et à partager.

Dr. Carole Ackermann

Présidente du conseil d’administration

Si au départ, EHL avait opté pour Sherpany pour soutenir les réunions de son conseil d'administration, son utilisation s'est rapidement étendue. "Nous avons beaucoup de filiales qui veulent l'utiliser. Nous n'avons pas eu à les convaincre, elles l'ont demandé. C'est dire à quel point la solution est performante", explique le Dr Ackermann. La solution Sherpany est utilisée depuis deux ans au sein du groupe EHL et a simplifié de nombreuses tâches de réunion dans toute l’organisation. "Les assistants, les présidents et les membres du conseil d'administration gagnent des heures de travail. Nous sommes plus efficaces et nous économisons de l'argent", a déclaré le Dr Ackermann.  

Florence Wyss-Bieri, assistante du conseil d'administration de l'EHL, a bénéficié de cette économie de temps. Aujourd'hui, il ne lui faut que quelques minutes pour organiser une réunion du conseil d'administration. "Une fois l'ordre du jour et les documents prêts, je peux les valider avec la présidente en quelques clics." Le support client est également rapidement disponible en cas de besoin : "Si j'ai des questions, je peux appeler la hotline ou me référer au support en ligne et parler directement à quelqu'un."
 

Une fois l'ordre du jour et les documents prêts, je peux les valider avec la présidente en quelques clics.

Florence Wyss-Bieri

Assistante du conseil d’administration

Au niveau individuel, le Dr Ackermann nous a raconté comment Sherpany a changé sa façon de travailler : "Je recommande l'utilisation de Sherpany, qui m'a permis de faire évoluer les mentalités sur la façon dont nous collaborons et prenons des décisions."

Les réunions sont au cœur de cette organisation car c’est ici qu’elle construit sa dynamique. "Tout type d'échange passe par des réunions. On peut lire un livre, mais on n'apprendra pas autant que si l'on échange dans une réunion. Mieux vous vous préparez, plus vous participez à la réunion, plus vous obtenez de résultats. Il ne s'agit pas seulement de prendre des décisions, mais aussi de partager des idées et d'avoir des opinions différentes, de les rassembler et, grâce aux discussions, de développer de nouvelles solutions. Je pense que plus un outil aide à partager des idées et à apporter de la valeur par le biais de la discussion et de l'échange, plus vous vous acquittez de la mission de développer les personnes. Cela concerne les membres du conseil d'administration, mais aussi les comités ou les employés", a déclaré le Dr Ackermann.