Comment Sherpany assure une communication efficace pour le conseil d'administration d'EJOT

L'évolution des processus de gouvernance a encore accentué l'importance du rôle du secrétaire général, qui veille à ce que le conseil d'administration reçoive un flux efficace d'informations. Dans le monde d'aujourd'hui, où l'information est volatile et abondante, la direction doit toujours avoir accès à la version la plus récente de la documentation.

Anke Zinkann, secrétaire générale de la société allemande EJOT, organise les réunions du conseil d'administration et veille à ce que les documents nécessaires soient mis à la disposition des dirigeants de la société dans les temps. Rendre tous les documents disponibles à temps est l'un des plus grands défis de sa fonction, nous a-t-elle confié.

Au fil des années, les documents du conseil sont devenus de plus en plus volumineux et ont exigé plus de travail. Le défi était de prendre en compte ces besoins sans que l’impression ou la copie de documents ne devienne chronophage. Afin de moderniser ses processus de gouvernance, EJOT devait trouver une solution de partage de fichiers facile, sécurisée et efficace. "Nous voulions nous assurer que les membres de notre conseil d'administration puissent accéder à la salle du conseil à tout moment, de n'importe où dans le monde", a déclaré Anke Zinkann.

Du papier, puis au disque, puis à la solution de gestions de réunions Sherpany 

Dans le passé, EJOT a essayé plusieurs approches pour améliorer le processus des réunions du conseil. Il y a 15 ans, les documents étaient imprimés et placés dans des dossiers papier, puis envoyés aux membres par la poste. Puis plus tard, les documents étaient stockés sur un disque que chacun devait consulter afin de récupérer les documents. Cependant, aucune de ces solutions n'était satisfaisante.

La solution de gestion de réunions Sherpany a été recommandée par le président du conseil d'administration. Anke Zinkann nous a confié que les membres du conseil ont rapidement appris à utiliser Sherpany, car la solution est intuitive. Par le passé, d'autres solutions internes ont échoué, précisément en raison d'un manque de praticabilité. Sherpany est rapidement devenu l'outil de travail d'EJOT pour préparer les réunions du conseil et partager des documents.

Un outil intuitif et sécurisé pour gérer les réunions de direction

Lorsqu'il s'agit d'évaluer la solution de gestion de réunions Sherpany, le secrétaire général d'EJOT affirme qu'ils ont finalement trouvé l'outil intuitif et sécurisé qu'ils recherchaient. Sherpany permet aux dirigeants d'étudier des rapports et des présentations à tout moment partout dans le monde. Sherpany est même devenu un canal de communication utile chez EJOT pour partager des informations sur des sujets plus larges avec les membres du conseil d’administration.

Le temps où ces derniers recevaient leurs dossiers de réunion en retard parce qu'ils étaient envoyés par la poste (et autres aspects négatifs) est terminé. "Avec Sherpany, nous avons pu éviter ces problèmes", explique Anke Zinkann.

Pour le secrétaire général, la numérisation des réunions formelles a permis une communication "plus efficace et interactive"  entre les différentes parties prenantes. "Je vous recommande Sherpany".

En observant de près l'avenir de la gouvernance d'entreprise, Mme Zinkann a un conseil pour ses pairs : "Les secrétaires d'entreprise devraient se tenir informés sur la numérisation et ses avantages. Cela les aidera à travailler de la manière la plus efficace possible."