Fiduciaria Mega : La valeur stratégique de l'investissement dans la gestion des réunions

La préparation d'un conseil d'administration peut être une tâche exigeante et parfois même intense, tant pour la personne chargée de l'organisation de la réunion que pour ses participants.

En ce qui concerne l'organisation de la réunion elle-même, il est fondamental de s'assurer que tous les documents nécessaires sont préparés et prêts à être partagés avec les membres du conseil avec des jours, voire des semaines d'avance. Du point de vue des participants, il est essentiel que toutes les informations soient actualisées et exactes en temps utile, car c'est la seule façon pour eux de contribuer au mieux à la réunion.

Il y a trois ans, chez Fiduciaria Mega, ce processus était géré de manière très traditionnelle, en s'appuyant principalement sur le papier. Cela signifie que les documents de réunion ont été photocopiés et envoyés par la poste à chaque membre du conseil d'administration et que chaque participant à la réunion a dû conserver son propre dossier physique dans un placard fermé, afin de protéger la confidentialité des informations. En conséquence, " la recherche et la comparaison des documents ont été très inefficaces ", explique Riccardo Biaggi, associé directeur, et un temps considérable a été perdu en accomplissant ces tâches.

Le rôle essentiel des individus dans la numérisation des réunions

Lorsqu'un membre expérimenté du conseil d'administration a recommandé Sherpany, l'intérêt pour une solution de gestion de réunion plus flexible a été consolidé, ainsi que la volonté de " suivre le rythme " par la numérisation des réunions.

Les principales exigences - la sécurité, un haut niveau de protection des données et la possibilité d'accéder aux documents du conseil dans un court laps de temps - étaient toutes couvertes par le logiciel Sherpany.

Un accès rapide à n'importe quel papier cartonné est particulièrement important pour tous les professionnels qui doivent fouiller dans un grand nombre de documents, analyser et interpréter leurs données. En général, les dirigeants, comme les membres du conseil d'administration ou les cadres supérieurs, sont confrontés au défi de la " surabondance d'informations " et cherchent à trouver les informations pertinentes qui leur permettront d'apporter une contribution positive à la réunion du conseil, malgré la grande quantité de données. Citant l'auteur américain John Naisbitt : " Nous nous noyons dans l'information mais nous avons faim de connaissances ", il y a peut-être un moyen de sortir de ce paradoxe.

Le passage à une nouvelle culture numérique des réunions exige un changement des habitudes et des routines, ce qui n'est pas une tâche facile, même pour une entreprise bien établie, comme Fiduciaria Mega - avec 50 ans d'expérience dans le domaine. Alors, quel a été l'élément clé pour que cette transition numérique se fasse sans heurts et avec succès ? Les gens.

L'assistant de Riccardo Biaggi, les spécialistes informatiques de Fiduciaria Mega et l'équipe de gestion de la réussite des clients de Sherpany ont tous contribué à une mise en œuvre " assez facile " du logiciel de gestion des réunions et, après deux réunions du conseil, l'outil et ses fonctionnalités de base étaient entièrement sous le contrôle des membres du conseil.

Les principaux résultats de la mise en œuvre d'une solution flexible de gestion des réunions

Les membres du conseil d'administration de Fiduciaria Mega, toujours appelés " partenaires " selon les termes de Riccardo Biaggi, associé directeur de la société, ont commencé à utiliser Sherpany dans leurs réunions du conseil d'administration, qui ont lieu 4 à 6 fois par an, ainsi que comme bibliothèque numérique, pour stocker leurs documents importants. Ainsi, ils ont réussi à éliminer la nécessité de conserver une armoire avec des documents et peuvent maintenant facilement trouver et consulter des documents.

Outre les résultats mentionnés ci-dessus, l'un des changements les plus notables pour Fiduciaria Mega a été le gain de temps dans l'organisation des réunions du conseil d'administration, qui est estimé entre 30% et 50%. Dans le cas de la distribution de documents en carton uniquement, préalablement imprimés et envoyés par la poste, le gain de temps a atteint environ 60 % et le processus global est devenu plus flexible, permettant des mises à jour de dernière minute, si nécessaire.

L'un des grands avantages de la numérisation est la possibilité pour les entreprises de réduire leur consommation de papier, sans sacrifier l'accès à l'information. Dans ce domaine, cette expérience s'est également révélée très positive et l'on estime que les économies de papier sont élevées - entre 70% et 80%. L'avantage supplémentaire est de bénéficier d'un degré plus élevé de protection des données, " aucun papier n'est laissé sur place ou ne peut être perdu ", comme l'a souligné Riccardo Biaggi.

Aujourd'hui, les 11 membres du conseil d'administration, ou plutôt les partenaires de Fiduciaria Mega, sont plus satisfaits de la façon dont les réunions du conseil sont préparées et conduites. Ils ont accès à leurs documents à tout moment, sans aucune limitation due à la localisation, ce qui les a rendus plus efficaces.

Dans la perspective de l'Associé Gérant, Riccardo Biaggi, une valeur stratégique réside dans l'adoption d'outils numériques pour gérer les réunions formelles. Aujourd'hui, une gestion moderne du conseil d'administration, qui est à la pointe de la technologie, ne peut, à mon avis, être réalisée sans un outil numérique approprié. Cela devrait également être le cas pour les entreprises familiales et pas seulement pour les sociétés cotées en bourse ou les grandes institutions, conclut-il. Ces résultats, obtenus avec la solution de gestion de réunions de Sherpany, ont conduit Riccardo à envisager de l'utiliser également avec d'autres équipes, à savoir les comités, qui peuvent également bénéficier fortement d'une solution de réunion agile.