Des réunions plus efficaces avec Sherpany : le cas du Comité exécutif d'Helvetia

71 % des cadres supérieurs ont déclaré que "les réunions étaient improductives et inefficaces ".¹ Le chiffre frappant de Harvard Business Review nous amène à nous demander : les entreprises donnent-elles aux dirigeants les outils et les processus nécessaires pour conduire des réunions efficaces et productives ?

Le groupe Helvetia l'est certainement. L'entreprise suisse soutient ses dirigeants en leur fournissant la technologie et les processus appropriés, qui permettent aux collaborateurs de renforcer l'efficacité des réunions - les trois dimensions nécessaires du modèle Sherpany (voir image ci-dessous). En intégrant ces éléments dans la culture des réunions, Helvetia a pu améliorer la préparation individuelle de ses dirigeants aux réunions du comité exécutif, puisqu'ils peuvent désormais créer des annotations et éditer des documents sur des appareils mobiles, même hors ligne, ce qui a permis une préparation agile aux réunions. De plus, la solution Sherpany leur permet d'avoir une vue rapide et complète de tous les sujets au sein d'une structure de réunion simple. Comment s'y prennent-ils ? Lisez ce qui suit pour le savoir.

Dans un premier temps, le comité de direction de Helvetia a opté pour un logiciel de collaboration afin d'améliorer l'efficacité de ses réunions. Ils ont pu échanger davantage d'informations et améliorer la coopération entre les participants. Pascal Buehler, de Helvetia's Group CEO Office, a cependant souligné : “Il y a un problème d'inefficacité dans les réunions, en particulier à des niveaux hiérarchiques supérieurs" ce qui les a obligés à aller plus loin dans leur parcours numérique et à trouver un outil adapté à 100 % à leurs besoins.

Pourquoi est-il crucial de choisir la bonne solution ?

Les équipes de direction ont des besoins spécifiques lorsqu'il s'agit de réunions et un outil axé uniquement sur la collaboration "ne reflétait pas assez bien le processus des réunions", explique M. Buehler. Pour l'équipe de direction, il était crucial d'être toujours au courant des changements de dernière minute et pour les administrateurs de la réunion, de minimiser le risque d'erreurs pendant tout le processus de réunion.

Ce qui leur a vraiment fait réaliser qu'ils devaient passer à la deuxième étape de la numérisation de leur processus de réunion, c'est la perte de temps. Les administrateurs consacraient encore trop d'heures à la préparation des réunions, tandis que les participants ne pouvaient pas modifier les documents ni créer d'annotations personnelles sur leurs appareils mobiles. Les membres du comité exécutif devaient être devant un PC pour lire, annoter, apprendre et traiter tous les documents reçus - ce qui n'était pas facile constamment "en déplacement". Il était temps de trouver une solution pour améliorer l'efficacité de leurs réunions de direction.

Le chemin vers l'efficacité

Le comité de direction de la Helvetia a décidé qu'il était temps de changer de prestataire et de faire passer les réunions à un niveau supérieur. Il ne leur a fallu qu'une seule séance pour s'éloigner complètement de leur logiciel précédent et passer à Sherpany. Ils ont décrit le processus comme étant "fluide et facile" et le soutien fourni pendant la période d'intégration a été "très bon". M. Buehler nous a dit qu'ils se sentaient "bien accompagnés" et nous avons également pu apprendre combien il était important d'offrir un accompagnement détaillé et d'être proche des organisateurs des réunions lors de la transition. Les détails comptent énormément, et nous savons que ce type d'utilisateurs ne peuvent pas tolérer les erreurs.

Le premier signe d'augmentation de la productivité a été la réduction du travail manuel pour l'administrateur de la réunion et la facilité avec laquelle il pouvait désormais établir un processus standard pour les réunions du comité exécutif, sans devoir recourir à des mesures alternatives par membre en cas de besoin. "C'est la base d'une plus grande efficacité et grâce à Sherpany, nous sommes sur la bonne voie." Pascal Buehler souligne également les avantages dans l'organisation de réunions, le téléchargement, la mise à jour et la distribution de documents au sein d’une même solution : "cela élimine le risque de faire des erreurs et la rapidité avec laquelle notre équipe support peut réagir : il y a toujours quelqu’un de disponible."

Les membres du comité exécutif profitent désormais des avantages de la préparation des réunions à tout moment, n'importe où puisque le logiciel est disponible sur l'environnement web mais aussi sous forme d'application pour les appareils iOS, Android et Windows permettant aux participants de préparer leurs réunions en toute simplicité. La navigation au sein de la solution de gestion de réunions Sherpany leur permet de trouver rapidement toute l'information dont ils ont besoin et les décisions qui ont été prises lors des réunions précédentes.

En résumé, c'est ainsi que la solution de gestion de réunions Sherpany améliore l'efficacité des réunions du comité exécutif :

• Meilleure préparation individuelle aux réunions ;
• Organisation plus rapide et plus efficace des réunions ;
• Stockage simple des documents ;
• Et une navigation efficace complétée par un outil de recherche intégré.

Helvetia a trouvé un partenaire pour les réunions de son comité exécutif qui est prêt à s'améliorer et à investir continuellement dans l'innovation pour que ses réunions de direction restent efficaces, efficientes et opportunes.

Découvrez le témoignage de Markus Gemperle, CEO de Helvetia Europe :

¹ Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017.