Préparer une réunion plus efficacement et mieux exécuter la stratégie : pourquoi Sherpany est une priorité pour KENDRIS

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, il est plus important que jamais d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies d'avenir basées sur des données. Les réunions jouent ici un rôle central. Bien gérées, elles permettent aux dirigeants de prendre des décisions importantes et de poser les jalons d'une exécution stratégique réussie. 

Malheureusement, la réalité est souvent très différente. Les réunions sont mal préparées, ne débouchent pas sur une prise de décisions, et les projets sont mis en œuvre lentement, voire jamais. Les dirigeants de KENDRIS, une société suisse gérée par son propriétaire dans le secteur fiduciaire, ont reconnu ces problèmes lors de leurs réunions.

Grâce à l'utilisation de la solution de gestion de réunions Sherpany, ils ont pu améliorer de manière significative la préparation de leurs réunions, ainsi que la qualité de leur exécution stratégique. Aujourd'hui, KENDRIS utilise Sherpany non seulement pour ses réunions internes, mais aussi en coopération avec des clients internationaux de renom. Nous avons demandé à Adrian Escher, associé et président du conseil d'administration de KENDRIS, de nous expliquer ce qui suit :

• Quels sont les problèmes les plus courants au sein de leurs processus de réunions de direction ?
• Comment la solution Sherpany est-elle utilisée au quotidien chez KENDRIS ?
• Pourquoi l'utilisation d’une solution dédiée à la gestion de réunions devrait être une priorité pour les entreprises ?

Quels sont les problèmes les plus courants rencontrés par KENDRIS dans l'organisation des réunions de direction ?

Adrian Escher: Dans le passé, préparer une réunion impliquait beaucoup d'efforts. Constituer l'ordre du jour, imprimer et distribuer les documents, puis les adapter au fur et à mesure des mises à jour prenait beaucoup de temps. La distribution des documents de réunion se faisait par courrier électronique et par le biais d'un lien vers la plate-forme intranet de l'entreprise. Toutefois, cette plateforme n'était pas accessible en mode hors ligne, mais seulement en ligne à l'aide d'un PC ou d'un ordinateur portable. Elle n'était pas non plus accessible sur iPad ou smartphone. Et des documents papier supplémentaires étaient souvent distribués lors des réunions. Ainsi, la préparation d'une réunion était très compliquée pour la plupart des participants. . 

Pendant la réunion, nous manquions souvent de structure, ainsi que de préparation. Des discussions superficielles nous empêchaient de prendre des décisions fondées. La lourdeur du processus pour préparer une réunion, d'approbation des procès-verbaux des réunions, ainsi que l'absence d'une vue d'ensemble des tâches à accomplir et de l'avancement des projets rendaient l'exécution encore plus difficile.

Comment la solution Sherpany est-elle utilisée au quotidien chez KENDRIS ? 

Adrian Escher: Nous utilisons Sherpany pour nos réunions de direction et de conseil d'administration, ainsi que pour les réunions de stratégie globale. Les membres du conseil d'administration et du comité exécutif ont accès à toutes les fonctionnalités de la solution de gestion de réunions Sherpany, y compris à la bibliothèque qui est continuellement mise à jour et qui contient tous les documents et évaluations utiles à la prise de décision.

Avant la réunion

La technologie de Sherpany permet un haut degré de rigueur dans la préparation de tous les participants. Les documents relatifs à chaque point de l'ordre du jour sont mis à disposition rapidement via Sherpany. Il nous est désormais possible de consulter l'ordre du jour et les documents de la réunion de manière pratique et hors ligne. Les ajustements et/ou ajouts aux différents points de l'ordre du jour peuvent être effectués rapidement et à tout moment. Le téléchargement des documents de réunion est très simple et rapide, tout comme le téléchargement des documents vers la bibliothèque. 

Les notes personnelles et les commentaires de tous les participants à la réunion peuvent être ajoutés aux documents pendant la phase de préparation. Les temps d'attente pendant les voyages d'affaires sont désormais transformés en temps de préparation des réunions, même hors ligne. Si un document doit être mis à jour, cela peut être fait efficacement et pour tous les participants à la réunion par mon assistant. Via mon iPad ou mon ordinateur portable, je peux suivre toutes les réunions à tout moment et utiliser la fonction de recherche pour retrouver rapidement les décisions prises antérieurement et les documents correspondants.

Pendant la réunion

Sherpany permet une gestion structurée des réunions et prend en charge de manière optimale aussi bien les sessions physiques que les vidéoconférences, ou encore une combinaison des deux. Grâce à des améliorations significatives de la préparation de nos réunions, il nous est possible d'investir beaucoup plus de temps dans la discussion des points à l'ordre du jour. Comme les documents de la réunion ont déjà été revus par les participants qui se sont préparés, les longues présentations PowerPoint du passé ne sont plus nécessaires. Tous ces gains de productivité nous permettent de prendre des décisions beaucoup plus éclairées et d'améliorer les résultats de chaque réunion.

Après la réunion

Le suivi des réunions, y compris la rédaction et l'approbation des procès-verbaux par voie électronique, est effectué immédiatement et soutient l'exécution des décisions prises. De manière générale, nous avons constaté que la solution Sherpany incitait les participants aux réunions à améliorer la qualité de leur travail et à mettre en œuvre les décisions plus efficacement. Même un processus stratégique en plusieurs phases impliquant la planification, la mise en œuvre, le contrôle et l'optimisation devient plus facile et plus efficace grâce à Sherpany. Chaque participant à la réunion conserve un accès documenté aux décisions et objectifs via l'appareil de son choix et peut ainsi suivre l'évolution des indicateurs de performance critiques dans son domaine de responsabilité.

Gestion des documents

Nous utilisons également Sherpany pour stocker dans la bibliothèque notre feuille de route stratégique, les évaluations du MIS (management information system) et autres évaluations, en plus des dossiers permanents importants tels que les règlements. Ceci nous permet de les mettre à la disposition des membres du conseil d'administration et de la direction. La bibliothèque permet de regrouper et de structurer clairement les documents à l'aide d'étiquettes individuelles, ce qui facilite l'accès et la consultation de tous ces dossiers importants et permanents de la société. J'utilise aussi la salle privée pour archiver des documents confidentiels qui ne sont pas destinés à tous les utilisateurs. Cela me permet de travailler plus facilement au sein des comités du conseil d'administration, tels que les comités d'audit et de rémunération. 

Collaboration avec les clients

Dans le cadre de nos mandats de conseil d'administration avec des clients, y compris des sociétés de groupes internationaux, nous utilisons Sherpany à chaque fois que cela est possible pour l'ensemble du processus de réunion. Les avantages de Sherpany sont encore plus évidents dans le cas d'éloignements géographiques importants avec peu de réunions en face à face. En période de Covid-19, la gestion efficace des réunions sur les différents continents en liaison avec un système de vidéoconférence ne représente plus un défi et deviendra même la nouvelle norme.

L'augmentation de la productivité est frappante, en particulier dans les cas de réunions avec des membres externes du conseil d'administration ou des invités. Et souvent, la durée des réunions peut être réduite d’un tiers, tout en améliorant sa qualité et ses résultats. La solution Sherpany convient également parfaitement pour les appels hebdomadaires, par exemple lors d'une phase de transaction, d'un processus intensif de gestion du changement ou en période de crise.

Pourquoi l'utilisation d’une solution dédiée à la gestion de réunions devrait être une priorité pour les entreprises ?

Adrian Escher: Le temps, c'est de l'argent et chaque réunion compte. C'est pourquoi toute organisation devrait réfléchir à la manière de combiner une bonne gouvernance d'entreprise avec une gestion efficace des réunions, afin d’aider les décideurs à collaborer de manière sécurisée, accessible et efficace.