Comment la société Leonteq est passée à des réunions dématérialisées avec Sherpany

L'entreprise suisse Leonteq se trouvait confrontée au problème d'avoir un processus de réunion très long, impliquant des cadres dirigeants et des membres du conseil d'administration. En plus d'investir de l'argent et de l'énergie dans l'organisation de ces réunions récurrentes, l'entreprise demandait des efforts considérables de la part de ses employés : ils devaient imprimer des centaines de pages de documents pour les réunions.

Quand les réunions régulières du conseil d'administration et des comités spécialisés peuvent comprendre jusqu'à plus de 500 pages - en 2017, le conseil d'administration a tenu 13 réunions et 10 téléconférences - les réunions du comité de direction, tenues deux fois par mois, comprennent de 200 à 300 pages à imprimer. En l'espace d'un an, une moyenne de 7200 pages auraient ainsi été imprimées pour le comité de direction seulement. « Nous avions besoin d'imprimer beaucoup de documents et de créer des dossiers papier pour chaque membre du conseil d'administration », nous a expliqué Dominik Ruggli, responsable des relations investisseurs et de la communication.

A cela s’ajoutent le comité d'audit, celui des risques ainsi que le comité de nomination, qui ont tenu 17 autres réunions et 7 téléconférences en 2017. Le travail de préparation des réunions et des dossiers pour le conseil d'administration était fastidieux, la nécessité de réduire le temps et les ressources allouées aux réunions des cadres exécutifs, du conseil d'administration et des comités était évidente.

A la recherche d'une solution complète et simple d'utilisation

Pour améliorer le processus de gestion des réunions, Leonteq a commencé à chercher et évaluer un ensemble de solutions potentielles. L'entreprise a dressé une liste avec des critères obligatoires, jugés essentiels pour garantir le succès de l'adoption de la nouvelle solution. Facilité d'utilisation, configuration simple et rapide, une maintenance continue de la solution, et un temps d'implémentation court qui devra être assuré par le futur fournisseur.

Sherpany, le logiciel de gestion de réunion, a fait partie des nombreux fournisseurs et différents produits invités à présenter leur offre et, ainsi, a été considéré comme la meilleure solution pour répondre aux besoins de l'entreprise. Leonteq a choisi Sherpany pour les raisons suivantes : facilité de gestion des droits d'accès et des paramètres utilisateur, flexibilité d'accès via plusieurs appareils et possibilité de télécharger l'application pour les tablettes, éliminant le besoin de transporter du papier.

Au-delà des réunions dématérialisées avec Sherpany

Depuis que Leonteq a commencé à utiliser Sherpany, certaines fonctionnalités sont devenues indispensables : création facile et rapide d'ordres du jour, téléchargement et mise à jour immédiate de tous les documents pertinents pour chaque sujet de réunion de la direction et du conseil d'administration.

« Il est souvent nécessaire d'apporter des modifications aux documents téléchargés et cela se fait en quelques secondes,” aussi “la préparation de la réunion pour les membres du conseil d'administration et du comité de direction est simplifiée et n'exige pas d'eux qu'ils fouillent dans des tonnes d’e-mails ou de papiers », a déclaré Dominik Ruggli, mettant en lumière certains des principaux avantages de l'élimination des supports papier.

Sherpany perçoit la relation client avec les entreprises qui adoptent la transformation digitale comme un partenariat : leur voix compte lorsqu'il s'agit de l'amélioration des produits. Sherpany prend très au sérieux les retours de ses clients et s'engage à rapidement mettre en œuvre des mises à jours.

Cette transition des réunions traditionnelles aux réunions numériques était essentielle pour soutenir les objectifs de Leonteq : réduire le temps et les ressources alloués à l'organisation de réunions. « L'impression de documents et le maintien d'une grande quantité d'archives physiques pour tous les dossiers et documents est devenu obsolète ». Cependant, Leonteq est allé bien au-delà des réunions dématérialisées. Avec Sherpany, l'accent est porté sur les résultats des réunions et c’est ce qui a aidé à accroître l'efficacité du PDG et du Quartier Général.

Tout comme Leonteq, de nombreuses entreprises sont aujourd'hui confrontées aux difficultés liées à l'organisation et de la préparation de leurs réunions. Ces difficultés, qui se traduisent par une surcharge, sont communes à divers rôles au sein de l'organisation, allant du directeur général au secrétaire général, en passant par le membre du conseil d'administration, et ils ont une incidence sur leur objectif. La numérisation des réunions permet des démarches sans support papier et de fait augmente considérablement l'efficacité et la concentration des dirigeants de l'entreprise.