Comment Sherpany permet aux dirigeants de collaborer avant les réunions formelles

Les dirigeants voyagent beaucoup, passant moins de la moitié de leur temps au siège de leur entreprise.¹ C'est également le cas de Patrick Lardi qui siège au conseil d'administration de sociétés immobilières aux États-Unis, en Australie et en Europe. En raison de ses fréquents déplacements, il devait toujours avoir sur lui des documents sur papier pour préparer ses réunions. L'absence d'accès numérique aux documents requis rend également plus difficile pour les dirigeants de collaborer avec leurs pairs avant les réunions.

Peu de temps après, il a commencé à utiliser notre solution de gestion de réunions. Selon Patrick Lardi, Sherpany permet une meilleure collaboration avant même le début de la réunion: il a accès 24/24h et 7j/7 à tous les documents de ses différents rôles et la possibilité de discuter plus précisément des points importants à l'ordre du jour. "Sherpany a été le premier instrument qui m'a permis de me rendre à une réunion formelle sans documents papier", se souvient-il. Plongeons maintenant plus profondément dans la façon dont la collaboration mène à de meilleures réunions.

L'importance du paramétrage de l'ordre du jour collaboratif

Patrick Lardi sait que la préparation est un facteur décisif pour la réussite d'une réunion. Pour chacun des sujets à l'ordre du jour, il suggère de définir clairement: 

• l'objectif (p. ex. partage d'information, discussion, décision) ;
• les principales responsabilités (qui, quoi et quand) ;
• le minutage exact consacré à chaque point.

Sur les questions importantes, il interagit avec le président du conseil et la direction avant la réunion. Sherpany DISCOURS® permet aux participants de commenter les points à l'ordre du jour et de discuter à l'avance des sujets. "Il est important de préparer toutes les décisions et d'obtenir un large soutien en vue d'une mise en œuvre rapide", déclare l'homme d'affaires suisse. Patrick Lardi rédige même parfois une première version du procès-verbal de la réunion avant le début de celle-ci. Cela l'aide à planifier à l'avance et à anticiper le déroulement d'une réunion.

Sherpany permet ainsi aux dirigeants d'entreprises comme Monsieur Lardi de préparer les réunions de manière plus agile et adaptée à la réalité d'aujourd'hui. Disposer de toutes les informations disponibles en permanence sur son iPhone et son iPad lui permet de discuter des points à l'ordre du jour. De plus, Sherpany réduit la confusion concernant les différentes versions des documents de réunion et les changements de dernière minute. "Sherpany nous permet d'envoyer les bons documents à tout le monde en même temps", précise-t-il.

Un bon procès-verbal de réunion accélère la mise en œuvre des décisions

Selon Patrick Lardi, Sherpany a non seulement amélioré la préparation collaborative des réunions, mais aussi le traitement des procès-verbaux. "Auparavant, les procès-verbaux étaient généralement remis juste avant la réunion suivante, ce qui n'est pas vraiment efficace pour garantir une action rapide", fait remarquer Patrick Lardi.

Cependant, aujourd'hui, le procès-verbal de la réunion peut être transmis de façon quasi instantanée. Notre fonction Sherpany Minutes® permet aux participants de consulter et de commenter les procès-verbaux des réunions de manière agile, ce qui évite les boucles de va-et-vient qui prennent habituellement beaucoup de temps. Une fois le procès-verbal finalisé, les participants peuvent l'approuver en un seul clic. Cela permet de gagner un temps précieux lors des réunions de groupe et, en même temps, d'accélérer la mise en œuvre des décisions.

En bref, Sherpany a aidé Patrick Lardi à améliorer l'ensemble du processus de réunion. Grâce à Sherpany, il a été en mesure :

• d'augmenter sa productivité personnelle lors de la préparation des réunions, ce qui lui permet d'économiser jusqu'à quatre heures par réunion.
• de collaborer efficacement avec les autres participants et anticiper les discussions, ce qui permet de prendre de meilleures décisions.
• de faire en sorte que les procès-verbaux des réunions soient transmis beaucoup plus tôt, ce qui accélère la mise en œuvre des décisions.

Selon M. Lardi, la C-suite et les équipes de direction plus larges bénéficieraient aussi grandement d'une culture de réunion agile basée sur la collaboration. "J'ai déjà utilisé Sherpany pour nos réunions de direction, et ce fut l'un des plus grands changements dans mon quotidien ", nous a-t-il confié.

¹ How CEOs Manage Time. Harvard Business Review.