Gestion des réunions : une étude de cas avec Raiffeisen Suisse

Les réunions sont considérées comme l'outil de management numéro un pour piloter avec succès une entreprise à travers les turbulences opérationnelles et les environnements économiques délicats. Il n'est donc pas surprenant que la fréquence des réunions de direction ait augmenté tout au long de la pandémie de COVID 19.

Cependant, une récente étude réalisée par Forrester Consulting a révélé que 92 % des 266 cadres européens interrogés sont confrontés à des obstacles qui réduisent la productivité de leurs réunions. Les cadres sont de plus en plus conscients des conséquences négatives que cela entraîne, comme une perte de compétitivitél. Ils souhaitent donc passer à l'action : à cet égard, la technologie, en particulier, est considérée comme un élément important. De nombreux décideurs prévoient d'optimiser la technologie utilisée pour les réunions de direction au cours des prochaines années.

Raiffeisen Suisse s'est déjà préparé à l'avenir des réunions. Le troisième groupe bancaire suisse a déployé la solution de gestion des réunions Sherpany à la mi-2020. René Vicini, Chef de projet pour les projets spéciaux au sein de la direction de Raiffeisen Suisse, nous explique pourquoi.

Le défi à relever : le processus fait appel à de nombreux outils différents 

À quels défis spécifiques Raiffeisen Suisse a-t-il été confronté ? En 2018, les processus internes de l'entreprise ont été analysés. Au cours de cet audit, un potentiel important d'optimisation a été identifié dans le domaine de la gestion des réunions. Les processus existants et les outils technologiques utilisés ont été classés comme « n'étant plus d'actualité ».

Un volume considérable de données et de documents est nécessaire pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des réunions chez Raiffeisen Suisse. À cela s'ajoutent les aspects liés à la sécurité : l'accès à toutes les informations confidentielles doit être traçable à tout moment et stocké dans un endroit sécurisé.

La priorité : rendre la gestion des réunions plus efficace

Les processus de réunion devaient gagner en efficacité. M. Vicini a pris la responsabilité du projet et a cherché le bon partenaire en termes de technologie. Il a choisi Sherpany. Pourquoi ?

Il était important que le prestataire retenu prenne en charge l'ensemble du processus de manière efficace, du début à la fin. Selon M. Vicini, les certifications ont également joué un rôle important dans ce choix. Sherpany est certifié ISO 27001 et ISAE 3000 et répond aux exigences de la FINMA en matière de services d'externalisation. Dans le secteur bancaire hautement réglementé, la solution de Sherpany présentait les risques de conformité les plus faibles. « Nos exigences en matière de diligence étaient particulièrement élevées », déclare M. Vicini.

Au bout du compte, le facteur humain a lui aussi fait pencher la balance. « Chez Sherpany, nous avons toujours senti une approche orientée vers le client et la recherche de solutions. Les échanges ont toujours été basé sur la confiance ». Sherpany investit massivement dans la recherche et le développement. Notre solution de gestion des réunions est en constante évolution. L'approche agile que nous adoptons permet à nos clients de façonner la feuille de route de nos produits.

Une demande accrue

Depuis, de nombreux collaborateurs du groupe Raiffeisen utilisent la solution de gestion des réunions de Sherpany. 

« Le plus grand bénéfice pour Raiffeisen Suisse est d'avoir l'ensemble du processus de réunion de A à Z dans un seul et même outil. L'efficacité et le professionnalisme s'en trouvent renforcés », déclare Vicini. L'accès aux données est possible depuis n'importe quel endroit et depuis n'importe quel appareil. Différents niveaux de sécurité garantissent par ailleurs que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter les documents de chaque réunion. 

Des gains d'efficacité qui se voient également en télétravail

Bien que le déploiement ait été planifié avant la pandémie, Sherpany est arrivé à point nommé pour aider Raiffeisen Suisse à entrer dans la nouvelle ère des réunions. Beaucoup de choses ont ainsi été simplifiées, affirme M. Vicini, et les gains en efficacité dans le cadre du télétravail sont évidents.

Ce faisant, le groupe a franchi une étape qui, pour de nombreuses entreprises, est encore en suspens. Comme le souligne l'étude Forrester susmentionnée, la proportion d'entreprises européennes utilisant une solution de gestion des réunions devrait passer de 32 % aujourd'hui à 58 % dans les deux prochaines années. Cette étude de cas illustre les avantages que ces entreprises peuvent en retirer.

1 « Dans le monde moderne, les performances de l'entreprise reposent sur l'optimisation des réunions de direction », une étude réalisée par Forrester Consulting pour le compte de Sherpany, mars 2021.