Rehau : gérer l'ordre du jour avec rigueur pour des réunions efficaces

Robert Adams, Assistant de Direction chez Rehau, connaît bien les défis liés à l'organisation des réunions du Conseil d'Administration. Il est responsable de la gestion des réunions pour le Comité exécutif de la branche Industries et pour le Conseil de surveillance de la branche Automobile de l'entreprise. Il nous explique ici comment il trouve des solutions adaptées à ses besoins avec Sherpany. 

Un manque d'efficacité dans la préparation des réunions, dans la définition des sujets à l'ordre du jour et dans la gestion des documents importants ont toujours constitué une difficulté pour lui et pour les autres assistants de Rehau. "Je convenais d'une liste de sujets pertinents par téléphone et par e-mail", se souvient Robert Adams. "Par la suite, je passais l'ordre du jour en revue avec notre PDG".

Un besoin clair : une solution efficace pour la gestion des réunions 

Il existait bien une solution de gestion des réunions développée en interne, mais selon l'assistant de direction, elle n'était plus viable. "L'accent était principalement mis sur la documentation, alors que les fonctions centrales d'une solution dédiée au conseil d'administration faisaient défaut. De ce fait, il fallait gérer tout un monde en parallèle". Dans ce contexte, la collecte des sujets de l'ordre du jour au moyen de listes était certes réalisable, mais pas suffisamment moderne, ni efficace. 

Un besoin précis se clarifiait : la gestion des réunions du conseil d'administration devait se réinventer et évoluer vers un statut à la pointe de la technologie. Aussi, des exigences précises existaient :

• Une collection claire de sujets de réunion pour les conseils d'administration ;

• Une solution unique pour toutes les entités du groupe ;

• Une interface simple et intuitive ;

• La possibilité de créer des résolutions numériques ;

• L'accès aux membres du conseil d'administration externes à l'entreprise ; 

• Une sécurité élevée (autorisation à deux facteurs ; SSO) ;

• L'utilisation sur différents appareils.

Dans le cadre d'une restructuration au cours de laquelle Rehau s'est divisé en plusieurs sous-groupes, Sherpany a constitué la solution idéale pour répondre à ce cahier des charges. Après une courte phase pilote, notre solution de gestion des réunions est désormais utilisée à grande échelle pour les réunions du conseil d'administration de Rehau depuis le début de l'été 2022.

Résultat : des processus de réunion clairement définis

Robert Adams a déjà pu constater une nette amélioration des processus et des performances de réunion. Selon lui, la solution unique et polyvalente que représente Sherpany a des avantages évidents - et elle satisfait toutes les exigences de Rehau. "Sherpany est un outil à la pointe de la technologie qui couvre parfaitement les fonctions nécessaires", déclare l'assistant de direction. En outre, les processus de réunion sont désormais beaucoup plus visibles. "C’est Sherpany qui définit le processus".

Sherpany est un outil à la pointe de la technologie qui couvre parfaitement les fonctions nécessaires.

Robert Adams

Assistant de direction chez Rehau

La planification des sujets de réunion s'est notamment simplifiée et est devenue plus efficace. C'est là qu'intervient le Topic Hub - un lieu central dans Sherpany pour rassembler tous les sujets de réunion. Dans cette interface, tous les participants peuvent proposer de nouveaux points à l'ordre du jour. "Chaque fois qu'un sujet est signalé, il est immédiatement créé dans le Topic Hub".

Pour définir son utilisation de Sherpany, l'assistant de direction choisit des attributs tels que :

• Intuitif ;

• Transparent ;

• Flexible ;

• Orienté vers les processus.

Une collecte efficace des sujets mène à des réunions pertinentes

Robert Adams utilise le Topic Hub plusieurs fois par semaine afin d'avoir un "processus naturel" dans l'élaboration des ordres du jour. "Deux à trois semaines avant la réunion, nous établissons le premier ordre du jour, qui évolue ensuite continuellement jusqu'à environ cinq jours avant la réunion". 

L'assistant de direction apprécie particulièrement la flexibilité et l'interactivité de la préparation, qui permet de procéder rapidement à des modifications de dernière minute. "La fonction de commentaire permet une très bonne préparation de la réunion et un déroulement efficace". Avantage central : les participants remettent en question les sujets à l'ordre du jour de manière collective, au lieu de devoir constater lors des réunions qu'ils ne sont pas pertinents. 

La fonction de commentaire permet une très bonne préparation de la réunion et un déroulement efficace.

Robert Adams

Assistant de direction chez Rehau

Sherpany s'ancre dans le quotidien de Rehau

Robert Adams considère que le Topic Hub est un excellent outil pour la planification à moyen et long terme des sujets de réunion. Il y rassemble ainsi de nombreux points à l'ordre du jour qui ne seront abordés en réunion que six mois ou un an plus tard. "Lors de l'ajout d'un sujet, il est toujours demandé quand celui-ci devrait idéalement être consulté. La fonction de filtrage de la nouvelle version du Topic Hub, par exemple, permet de toujours garder une vue d'ensemble actualisée".

Dans l'ensemble, Robert Adams constate une évolution positive grâce à l'utilisation de Sherpany. Les participants aux réunions sont désormais mieux préparés, les séances elles-mêmes plus productives et des modifications de dernière minute sont possibles. Autre avantage : "Plus personne ne doit utiliser d'épais classeurs".